Торговля и Склад · 12 мин
Как проводить возвраты в 1С: Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оформлению возвратов в 1С Управление торговлей 11: от покупателя и поставщику, по чеку ККМ, корректировки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара — одна из самых частых операций в торговом учёте, и в 1С: Управление торговлей 11 для неё предусмотрено несколько отдельных документов. Главная ошибка начинающих пользователей — пытаться оформить возврат «минусовой» реализацией или сторнированием. Так делать нельзя: программа корректно отработает возврат только через специальные документы «Возврат товаров от клиента» и «Возврат товаров поставщику», которые правильно восстанавливают остатки, себестоимость и взаиморасчёты.
Перед оформлением важно определить три вещи: кто возвращает товар (розничный покупатель, оптовый клиент или вы сами поставщику), по какому документу прошла первоначальная продажа и нужно ли вернуть деньги. От ответов зависит выбор документа, порядок заполнения и дальнейшие кассовые операции. Ниже разобраны все основные сценарии с конкретными действиями и проверками результата.
Какие документы используются для возвратов и когда
В УТ 11 существует четыре основных сценария возврата, и у каждого свой инструмент. Путать их нельзя: документы формируют разные движения по регистрам и по-разному влияют на отчётность.
- Возврат товаров от клиента — оптовый или розничный клиент возвращает товар, проданный документом «Реализация товаров и услуг». Находится в разделе «Продажи».
- Чек ККМ «Возврат» — розничный возврат по кассе, когда продажа была оформлена чеком ККМ. Оформляется из рабочего места кассира или списка чеков.
- Возврат товаров поставщику — вы возвращаете поставщику брак, неликвид или товар по условиям договора. Находится в разделе «Закупки».
- Корректировка реализации / поступления — используется, когда меняется количество или цена по согласованию сторон, а не физически возвращается товар. Для классического возврата не подходит.
Если продажа оформлялась без документа реализации (например, учёт начат недавно и истории нет), возврат от клиента можно создать «с нуля», вручную подобрав номенклатуру и указав цены. Но при наличии исходного документа всегда предпочтительнее ввод на основании — это исключает расхождения в ценах и партиях.
Возврат товара от оптового клиента
Стандартный путь: откройте исходный документ «Реализация товаров и услуг», нажмите кнопку «Ввести на основании» и выберите «Возврат товаров от клиента». Программа создаст новый документ с уже заполненными полями: контрагент, договор, склад, табличная часть с товарами, ценами и суммами из реализации.
Проверьте и при необходимости скорректируйте количество — если клиент возвращает не весь товар, удалите лишние строки или измените количество в нужных. Обратите внимание на колонку «Способ определения себестоимости»: обычно используется «Из документа продажи», чтобы возврат прошёл по той же себестоимости, по которой товар был списан. Если исходной реализации нет, себестоимость придётся указать вручную или оставить расчёт по текущим остаткам.
- 1Откройте документ «Реализация товаров и услуг», по которому продавался товар
- 2Нажмите «Ввести на основании» → «Возврат товаров от клиента»
- 3Скорректируйте количество и состав возвращаемых позиций
- 4Проверьте склад, способ определения себестоимости и ставки НДС
- 5Укажите серии и статусы, если по номенклатуре ведётся серийный учёт
- 6Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Движения документа»
- 7Если деньги уже оплачены — оформите «Расходный кассовый ордер» или операцию по эквайрингу на возврат
После проведения товар вернётся на склад, задолженность клиента уменьшится, а в учёте НДС сформируются корректирующие записи. Если возврат оформляется в другом налоговом периоде, убедитесь, что в договоре и настройках учётной политики корректно задан порядок отражения корректировок по НДС — в сложных случаях лучше свериться с бухгалтером.
Розничный возврат по чеку ККМ
Для розницы логика другая: продажа прошла чеком, значит, и возврат должен пройти через кассу, чтобы корректно сработала фискализация. Откройте список «Чеки ККМ» (раздел «Продажи»), найдите нужный чек, нажмите «Ввести на основании» → «Чек ККМ на возврат». Программа создаст чек с видом операции «Возврат» и скопирует состав товаров.
При подключённом фискальном регистраторе чек возврата уйдёт в ОФД автоматически при закрытии документа. Если оплата при продаже была по карте, возврат денег оформляется операцией эквайринга «Возврат оплаты клиенту» — её тоже удобно вводить на основании чека, чтобы сумма и реквизиты подтянулись автоматически.
Учтите ограничение: возврат по чеку возможен только в пределах количества и суммы исходного чека. Если покупатель возвращает товар, купленный в другой торговой точке или по утерянному чеку, оформляйте «Возврат товаров от клиента» с ручным заполнением, а деньги выдавайте через РКО по заявлению покупателя.
Возврат товара поставщику
Когда брак или неликвид возвращаете вы, используется документ «Возврат товаров поставщику» из раздела «Закупки». Оптимальный путь — ввести его на основании документа «Поступление товаров и услуг»: тогда подставятся цены закупки, партии и договор, а себестоимость списания будет корректной.
В документе проверьте склад списания и количество. Если товар частично реализован или перемещён на другой склад, программа может не дать провести возврат из-за отсутствия остатков по нужной партии — в этом случае сначала оформите перемещение на склад возврата или скорректируйте партию вручную.
Возврат поставщику уменьшает вашу задолженность по расчётам. Если поступление уже оплачено, образуется аванс поставщику — его можно зачесть в счёт будущих поставок или запросить возврат денег документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика».
Возврат или корректировка: что выбрать
Товар физически перемещается обратно. Меняются складские остатки, себестоимость и взаиморасчёты. Основной инструмент для реальных возвратов.
Товар не двигается, меняются только суммы, цены или количество на бумаге по соглашению сторон. Подходит для пересчёта цены, бонусов, исправления ошибок в документе.
Не рекомендуется: ломает партионный учёт, НДС и последовательность документов. Допустимо только в копии базы при поиске ошибок.
Возврат денег покупателю и взаиморасчёты
Сам документ возврата не двигает деньги — он только формирует задолженность перед клиентом (отрицательную). Чтобы фактически вернуть средства, нужен отдельный платёжный документ в зависимости от способа оплаты:
- Наличные — «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат оплаты клиенту», введённый на основании документа возврата.
- Банковская карта — «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат оплаты клиенту»; для эквайринга возврат обычно проводится на ту же карту, что и оплата.
- Безналичный расчёт — «Списание безналичных денежных средств» с соответствующим видом операции.
Если покупатель не требует деньги, а согласен на зачёт, задолженность по возврату останется как аванс клиента и автоматически закроется при следующей реализации. Проверить состояние расчётов можно отчётом «Ведомость расчётов с клиентами» или «Задолженность клиентов» — там возврат отразится уменьшением долга или появлением переплаты.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения возврата обязательно проверьте три вещи: складские остатки, взаиморасчёты и себестоимость. Быстрее всего это сделать через кнопку «Движения документа» в самом возврате и через отчёты «Остатки товаров на складах» и «Ведомость расчётов с клиентами».
Как проверить, что возврат проведён правильно
Возвращённый товар появился на складе в нужном количестве
Остатки не изменились или появились отрицательные значения
Задолженность уменьшилась на сумму возврата или образовался аванс
Долг не изменился или задвоился
Возврат прошёл по себестоимости исходной продажи
Суммы себестоимости нулевые или сильно отличаются от продажи
Сформированы корректирующие записи, счёт-фактура на возврат создана
Записей нет или период записей не совпадает с датой возврата
Отрицательные остатки после возврата — самый частый симптом проблемы. Обычно причина в том, что возврат проведён на склад, где товара по данным учёта нет, или выбрана неверная партия. Решение: проверьте склад в документе и при необходимости перепроведите возврат с корректным складом, а при хронических минусах — включите контроль остатков в настройках склада.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно оформлять типовые возвраты текущим периодом по существующим документам продажи — эта операция полностью штатная и обратимая: ошибочный возврат можно пометить на удаление и ввести заново. Однако есть ситуации, где лучше привлечь бухгалтера или специалиста по 1С.
К ним относятся: возвраты прошлых закрытых периодов после сдачи отчётности, возвраты комиссионного товара (там действуют другие документы и регистры), возвраты по сделкам с маркированной продукцией, где нужно корректно отразить коды маркировки в «Честном ЗНАКе», и массовые возвраты по обмену данными с интернет-магазином. В этих случаях ошибка затрагивает регламентированную отчётность, и исправление обойдётся дороже, чем предварительная консультация.
Что важно запомнить
Возвраты в УТ 11 оформляются только специальными документами, желательно на основании исходной реализации или поступления. Документ возврата восстанавливает остатки и корректирует расчёты, но не двигает деньги — для выдачи средств нужен отдельный платёжный документ. После проведения всегда сверяйте остатки, взаиморасчёты и себестоимость.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документа продажи в базе нет?
Да. Создайте «Возврат товаров от клиента» вручную из списка документов раздела «Продажи», заполните контрагента, склад и табличную часть, укажите цены продажи и себестоимость. Учтите, что без исходного документа программа не проконтролирует, по какой цене товар реально продавался, поэтому сверьте суммы с первичными документами покупателя.
Почему документ возврата не проводится с ошибкой об остатках?
Чаще всего на указанном складе нет свободного остатка по возвращаемой партии — например, товар уже продан или перемещён. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах», уточните склад и партию в документе. Если учёт ведётся без партионного контроля, проверьте, не включён ли запрет отрицательных остатков в настройках склада.
Как оформить частичный возврат по одной реализации?
Введите возврат на основании реализации и отредактируйте табличную часть: оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество. Остаток по реализации останется действующим, при повторном возврате создайте ещё один документ на основании той же реализации — программа не ограничивает количество возвратов, но контроль итогового количества ложится на пользователя.
Нужно ли пробивать кассовый чек при возврате оптовому клиенту?
Если расчёт с организацией или ИП идёт наличными или картой с предъявлением — да, при возврате денег пробивается чек с признаком «возврат расхода». При безналичном расчёте между юридическими лицами кассовый чек, как правило, не требуется. Точный порядок зависит от способа оплаты и условий договора, поэтому в спорных случаях согласуйте с бухгалтером.
Что делать, если возврат оформили ошибочно?
Если период открыт и по возврату не оформлены платёжные документы, пометьте его на удаление и введите корректный документ заново. Если по возврату уже выданы деньги или сформирована отчётность, сначала отмените связанные платёжные документы, затем возврат. В закрытом периоде вместо удаления оформляйте корректирующие документы текущей датой.
Чем возврат отличается от обмена товара в УТ 11?
Обмен — это фактически две операции: возврат старого товара и новая реализация. В рознице это оформляется чеком ККМ на возврат и новым чеком продажи (возможно, с доплатой), в опте — «Возвратом товаров от клиента» и новой «Реализацией товаров и услуг». Отдельного документа «обмен» в конфигурации нет.