Торговля и Склад · 11 мин
Как проводить списание товаров в 1С
Как оформить списание товаров в 1С: документ «Списание товаров», счета учета, причины списания, проверка остатков и типичные ошибки бухгалтера.
Списание товаров в 1С выполняется документом «Списание товаров» (в УТ 11 и КА — «Списание недостач товаров» или «Порча товаров»), который уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или напрямую на расходы. Основания для списания — порча, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара для собственных нужд, бой и брак.
Прежде чем списывать, важно понять, какая именно ситуация сложилась: от этого зависит выбор документа, счета затрат и налоговые последствия. Например, недостача по инвентаризации оформляется иначе, чем передача образцов на выставку или списание просроченной продукции. Ошибка в выборе операции приводит к неверным проводкам и вопросам при проверке.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2. Пути меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек ролей, но логика документов везде одинакова.
Когда требуется списание и какой документ выбрать
Списание нужно всякий раз, когда товар физически покидает склад без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: порча при хранении, истечение срока годности, бой, недостача, передача на собственные нужды (канцелярия, упаковка, образцы), утилизация.
В 1С:Бухгалтерии 8 для большинства случаев используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Покупки», в зависимости от настройки интерфейса). В УТ 11 и КА 2 вместо него работает пара документов: «Порча товаров» — для фиксации испорченного качества, «Списание недостач товаров» — для фактического уменьшения остатков.
Сравнение вариантов документов
Универсальный документ для порчи, боя, собственных нужд. Счет затрат задается вручную в табличной части.
Подходит для недостачи по итогам пересчета: количество к списанию рассчитывается автоматически из расхождения учетных и фактических остатков.
Используется в торговых конфигурациях; требует указания склада и статьи расходов, поддерживает ордерный складской учет.
Для спецодежды и инвентаря, которые списываются с баланса, но остаются на забалансовом учете за сотрудником.
Подготовка перед списанием: что проверить
Перед проведением документа убедитесь, что в базе корректно заполнены основные данные: организация, склад, номенклатура с верным видом (товар, а не услуга), остатки по складу. Если остаток по товару равен нулю или отрицателен, документ не проведется при включенном контроле остатков либо проведется с ошибкой в проводках.
Проверьте остатки отчетом «Остатки товаров на складах» (УТ 11) или оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41 (БП 3.0). Заодно сверьте, не завис ли товар в резерве под заказы: в УТ 11 зарезервированное количество недоступно для списания, резерв нужно сначала снять.
Также определите счет списания заранее: порча и недостача обычно идут через счет 94, собственные нужды — на 26, 44 или 25, безвозмездная передача — на 91.02. От этого зависят и НДС-последствия: при списании по непроизводственным причинам может потребоваться восстановление НДС, этот вопрос стоит согласовать с бухгалтером по налогам.
Оформление списания в 1С:Бухгалтерия 8
Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад, с которого списывается товар. В табличной части добавьте номенклатуру и количество — программа подставит цену учета автоматически по методу, заданному в учетной политике (FIFO или по средней).
На вкладке или в колонке «Счет списания» укажите счет затрат: 94 — для недостач и порчи до выяснения причин, 44 — для торговых расходов (например, образцы для дегустации), 26 — для общехозяйственных нужд. Если списываете на 94, позже оформляется отнесение суммы на виновное лицо (73) или на расходы (91.02) отдельной операцией.
Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»). Типовая проводка: Дт 94 (или счет затрат) — Кт 41.01. Сумма должна соответствовать учетной себестоимости списанного количества, а не цене продажи.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать».
- 2Заполните организацию и склад.
- 3Добавьте номенклатуру и количество к списанию.
- 4Укажите счет списания (94, 44, 26 и т. д.) и статью затрат.
- 5Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт».
- 6Сверьте остатки по складу оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41.
Списание в 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации
В УТ 11 списание оформляется в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации и пересортица товаров». Создайте документ «Списание недостач товаров», выберите склад и организацию, добавьте товары. В отличие от Бухгалтерии, здесь вместо счета указывается статья расходов и аналитика — бухгалтерские проводки сформируются при отражении в регламентированном учете.
Если товар испорчен, но еще числится на складе, сначала оформите «Порчу товаров» — документ переведет номенклатуру в качество «Брак» (если ведется учет по качеству) или зафиксирует факт порчи. Затем на его основании создается списание. Для ордерного склада после списания потребуется оформить расходный ордер на фактическую отгрузку утилизируемого товара.
Статью расходов выбирайте внимательно: от нее зависит, на какой счет попадет сумма в бухгалтерском учете и как закроется в налоговом. Для недостач в пределах норм естественной убыли и сверх норм используются разные статьи с разными настройками принятия в налоговом учете.
Списание по итогам инвентаризации
Если недостача выявлена пересчетом, правильный путь — документ «Инвентаризация товаров» (в БП 3.0 — «Инвентаризация товаров на складе»). В нем заполняются учетные остатки автоматически, вы вносите фактическое количество, и программа считает расхождения.
По кнопке «Создать на основании» из инвентаризации формируется списание недостачи (и оприходование излишков, если они есть). Такой подход дает документальную связку «инвентаризация → списание», которая нужна для обоснования расходов и при налоговой проверке.
Суммы недостачи сначала попадают на счет 94. Дальше возможны варианты: удержание с виновного сотрудника (Дт 73.02 — Кт 94), списание на расходы при отсутствии виновных (Дт 91.02 — Кт 94) с соответствующим приказом руководителя.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте отчет «Остатки товаров на складах» или оборотку по 41 счету: остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество. В проводках проверьте счета, сумму и субконто — склад, статью затрат, партию.
Частые ошибки: списание по цене продажи вместо учетной себестоимости (провоцирует искажение расходов), выбор неверного счета (например, 91 вместо 94 для недостачи до выяснения виновных), списание без документа-основания при инвентаризации, попытка списать зарезервированный товар в УТ 11.
Если документ не проводится с сообщением о нехватке остатков, проверьте: тот ли склад указан, не отрицательный ли остаток по позиции, не стоит ли товар в резерве. Если проводки не появились в бухучете в УТ 11 — проверьте статус отражения в регл учете и настройки счетов учета номенклатуры (группы финансового учета).
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, не ушел в минус
Остаток отрицательный или не изменился
Дт 94/затратный счет — Кт 41, сумма равна учетной себестоимости
Сумма по продажной цене или проводки отсутствуют
Документ в статусе «Отражен в учете»
Статус «К отражению» или ошибка отражения
Списание создано на основании инвентаризации/порчи
Списание без документа-основания при недостаче
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?
Зависит от причины. При списании в рамках производственной деятельности (бой в пределах норм, естественная убыль) восстановление обычно не требуется. При недостаче, порче по непроизводственным причинам или безвозмездной передаче вопрос спорный — безопаснее восстановить НДС документом «Восстановление НДС» или отразить через формирование записей книги продаж, согласовав позицию с налоговым консультантом.
Как списать товар, которого нет в остатках?
Напрямую — никак, и это правильно. Сначала найдите причину отсутствия остатка: непроведенная или ошибочная реализация, неоприходованная поставка, пересортица. После исправления первичных документов остаток появится, и списание пройдет штатно.
Чем списание отличается от пересортицы?
Пересортица — это одновременное списание одной позиции и оприходование другой (документ «Пересортица товаров»), когда фактически на складе один товар, а в учете числится другой. Используйте её при перепутанных артикулах, а не обычное списание — иначе получите недостачу по одной позиции и излишек по другой.
Можно ли списать товар прошлой датой?
Технически можно, если период открыт, но это пересчитает себестоимость всех последующих документов по этой номенклатуре. В УТ 11 потребуется перепроведение расчета себестоимости за месяц. Если период закрыт отчетностью, корректнее оформить списание текущей датой с поясняющим основанием.
Как списать товар, переданный на комиссию?
Товар у комиссионера числится на отдельном счете (004 или 45 в зависимости от схемы) и обычным документом «Списание товаров» не списывается. Оформляется либо возврат от комиссионера с последующим списанием, либо специальный документ списания у комиссионера, если он предусмотрен конфигурацией.
Где посмотреть все списания за период?
В БП 3.0 — журнал «Списание товаров» в разделе «Склад» плюс оборотка по счету 94. В УТ 11 — журнал «Списания, инвентаризации и пересортица товаров» и отчет «Движения товаров» с отбором по виду операции «Списание».
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» (в УТ 11 — «Списание недостач товаров») с указанием склада, количества и счета затрат. Недостачу списывайте через инвентаризацию, никогда не уходите в минус по остаткам и всегда проверяйте проводки и отражение в регл учете после проведения.