Торговля и Склад · 11 мин
Как проводить ревизию в 1С: пошаговая инструкция для складского учёта
Как провести ревизию в 1С: подготовка, инвентаризационная опись, ввод фактических остатков, списание и оприходование разниц, типичные ошибки и FAQ.
Ревизия (инвентаризация) в 1С — это процедура сверки фактических остатков товаров на складе с данными учётной системы. Результатом становятся документы списания недостач и оприходования излишков, которые приводят учётные остатки в соответствие с реальностью. В типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация для этого предусмотрен отдельный блок документов, а в 1С:Бухгалтерии — документ «Инвентаризация товаров».
От корректности ревизии зависят не только складские остатки: по её результатам формируются бухгалтерские проводки, влияющие на себестоимость, налоги и финансовый результат. Ошибка при вводе фактических остатков или неправильно выбранный склад приведут к искажению данных, которые потом придётся искать и исправлять вручную.
Ниже разобран полный цикл ревизии: подготовка базы, создание инвентаризационной описи, ввод фактических остатков, анализ расхождений и оформление итоговых документов. Инструкция ориентирована на конфигурации линейки УТ 11 / ERP / КА, для Бухгалтерии указаны отличия.
Подготовка базы перед ревизией
Главная причина «кривых» ревизий — незавершённые документы. Перед началом проверьте, что все приходные и расходные накладные, перемещения и сборки по ревизуемому складу проведены, а черновики либо проведены, либо помечены на удаление. Непроведённый документ не попадает в учётные остатки, и после ревизии его проведение создаст новое расхождение.
Остановите или зафиксируйте движение товара на время пересчёта. В идеале ревизия проводится при закрытом складе или в нерабочее время. Если остановить отгрузки нельзя, договоритесь, что все операции во время пересчёта оформляются на бумаге и вводятся в систему после завершения ревизии с корректными датами.
Сделайте резервную копию информационной базы. Сама по себе ревизия не разрушает данные, но массовое списание по ошибочно введённым остаткам отменить трудно: придётся искать и сторнировать десятки документов. Копия позволяет вернуться к исходному состоянию без потерь.
Создание инвентаризационной описи
В 1С:Управление торговлей 11 перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризационные описи» и создайте новый документ. Укажите склад, при необходимости — организацию и период пересчёта. После сохранения документа нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: табличная часть загрузится всеми позициями, по которым есть учётные остатки.
Если ревизия частичная (например, только одна товарная группа или ячейки хранения), используйте отбор при заполнении: ограничьте список номенклатурой, группой товаров или ячейками. Частичные ревизии по отдельным группам — рабочая практика для больших складов, где полная инвентаризация занимает несколько дней.
В 1С:Бухгалтерии используется документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Логика та же: указывается склад, табличная часть заполняется учётными остатками автоматически по кнопке «Заполнить». Отличие в том, что в БП списание и оприходование оформляются отдельными документами «Списание товаров» и «Оприходование товаров» на основании инвентаризации.
- 1Проведите все складские документы по ревизуемому складу и сделайте резервную копию базы
- 2Создайте документ «Инвентаризационная опись», укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе, при частичной ревизии настройте отбор
- 4Распечатайте опись или выгрузите её на терминал сбора данных для пересчёта
- 5Введите фактические остатки после пересчёта и проведите документ
Пересчёт товара и ввод фактических остатков
Распечатайте опись без колонки учётного количества («слепой» пересчёт) — так считающий не подгоняет результат под данные системы. В типовых печатных формах можно вывести форму ИНВ-3 или произвольную форму без учётных остатков. Комиссия обходит склад, считает фактическое количество и фиксирует его в бумажной описи.
После пересчёта фактические количества вводятся в табличную часть описи в колонку «Факт». Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Не редактируйте колонку учётных остатков вручную — она должна отражать данные системы на момент ревизии.
Если на складе используются терминалы сбора данных (ТСД), пересчёт выполняется сканированием штрихкодов, а результат загружается в опись через обработку обмена с ТСД. Это снижает количество ошибок ручного ввода, особенно при большой номенклатуре. Перед загрузкой убедитесь, что справочник штрихкодов актуален: неизвестный штрихкод либо не загрузится, либо сопоставится не той позиции.
Анализ расхождений перед списанием
После заполнения фактических остатков сформируйте отчёт по расхождениям: в УТ 11 доступна печатная форма «Ведомость расхождений» (ИНВ-19) прямо из документа. Не спешите оформлять итоговые документы — сначала разберите каждое существенное расхождение.
Типичные причины расхождений, которые не являются реальной недостачей: непроведённые документы отгрузки, товар, перемещённый на другой склад без оформления, пересортица (одна позиция в излишке, другая в недостаче на ту же сумму), ошибки пересчёта и товар в пути. Проверьте пересортицу в первую очередь: отсортируйте ведомость по группам товаров и сопоставьте излишки с недостачами внутри группы.
По спорным позициям назначьте повторный пересчёт другим составом комиссии. Практика показывает, что значительная часть «недостач» при повторном пересчёте оказывается ошибкой первого. Только после подтверждения расхождения переходите к оформлению итоговых документов.
Как проверить результат пересчёта
Совпадают с отчётом «Остатки товаров на складах» на дату ревизии
Различаются — есть непроведённые документы или движения после заполнения описи
Подтверждена повторным пересчётом, документы отгрузки проведены корректно
Расхождение исчезает при повторном пересчёте или объясняется непроведённой накладной
Товар физически есть, приходные документы оформлены полностью
Излишек парный к недостаче похожей позиции — вероятна пересортица
Списание недостач и оприходование излишков
В УТ 11 / ERP на основании проведённой описи создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — кнопка «Создать на основании» прямо из формы описи. Документы заполняются автоматически только расходящимися позициями. Проверьте дату документов: она должна соответствовать периоду, в котором результаты ревизии признаются в учёте.
При списании укажите статью расходов (аналитику списания): недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счёт материально ответственного лица или порча. От выбранной аналитики зависят бухгалтерские проводки и налоговые последствия — согласуйте её с бухгалтерией до проведения. Взыскание недостачи с материально ответственного лица оформляется отдельно и не должно «зависать» на счёте списания.
Излишки оприходуются по рыночной или учётной стоимости в соответствии с учётной политикой. В бухгалтерском учёте они относятся на прочие доходы, поэтому цена оприходования влияет на налогооблагаемую базу. Не оставляйте нулевую цену без согласования — это прямое занижение дохода.
Особенности в разных конфигурациях и отчётность
В 1С:Бухгалтерии 8 инвентаризация оформляется одним документом «Инвентаризация товаров», а списание и оприходование — отдельными документами на его основании. Проводки формируются автоматически: недостача уходит на счёт 94, излишки — на 91.01. Убедитесь, что счета учёта номенклатуры настроены корректно, иначе проводки сформируются с ошибками.
В УТ 11 и ERP результаты ревизии сначала попадают в складской учёт, а в регламентированный — через отражение складских ордеров и документов в бухгалтерии при закрытии месяца. Если используется ордерный склад, проверьте, что ордера по списываемым и оприходуемым позициям оформлены, иначе возникнут расхождения между складским и финансовым учётом.
Для отчётности распечатайте унифицированные формы: ИНВ-3 (опись), ИНВ-19 (ведомость расхождений), ИНВ-26 (ведомость учёта результатов). В типовых конфигурациях они доступны в меню «Печать» документа. Приказ на проведение инвентаризации (ИНВ-22) в системе обычно не формируется — его оформляют отдельно.
Как выбрать действие по расхождению
Частые вопросы по ревизии в 1С
Как провести ревизию по части товаров, а не по всему складу?
Создайте инвентаризационную опись и при заполнении используйте отбор: по группе номенклатуры, конкретным позициям или ячейкам хранения. В УТ 11 отбор настраивается в команде заполнения документа. Частичные ревизии удобно проводить по графику, охватывая весь ассортимент за квартал или год.
Что делать, если после ревизии нашли непроведённый документ?
Если итоговые списания ещё не созданы, проведите документ корректной датой и перезаполните опись по остаткам — расхождение исчезнет. Если списание уже проведено, потребуется корректировка: сторнируйте ошибочное списание или создайте корректировочный документ, согласовав порядок с бухгалтерией.
Можно ли проводить ревизию, пока склад работает?
Технически можно, но риск ошибок резко возрастает: любая отгрузка или приёмка во время пересчёта меняет и фактические, и учётные остатки. Если остановить склад нельзя, фиксируйте все движения на бумаге с точным временем и вводите их после завершения пересчёта, либо проводите ревизию по зонам с блокировкой конкретных ячеек.
Как отменить ошибочно проведённую ревизию?
Пометьте на удаление документы списания и оприходования, созданные по описи, затем распроведите и пометьте саму опись. Если документы попали в закрытый период, удалять их нельзя — оформляйте сторнирующие документы текущей датой. Именно поэтому резервная копия перед ревизией обязательна.
Почему в описи учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего — движения по складу после заполнения описи: кто-то провёл накладную или перемещение. Также проверьте, что опись и отчёт смотрят на один склад, одну организацию и одинаковую дату, а в отчёте не включены дополнительные отборы по характеристикам или сериям.
Нужно ли распечатывать унифицированные формы ИНВ?
Для целей бухгалтерского учёта результаты инвентаризации оформляются первичными документами — это могут быть унифицированные формы ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26 или самостоятельно разработанные формы, утверждённые в учётной политике. Печатные формы из 1С подписываются членами инвентаризационной комиссии.
Что важно запомнить
Успешная ревизия в 1С строится на трёх условиях: все документы проведены до начала, движения по складу зафиксированы на время пересчёта, а списание и оприходование создаются только после повторной проверки расхождений. Резервная копия базы перед началом — обязательная страховка на случай ошибки.