Как проводить наложенный платеж в 1С

Наложенный платеж — схема, при которой покупатель оплачивает товар при получении в отделении почты или у курьера, а продавец получает деньги позже через перевод от службы доставки. В 1С такая операция разбивается на два этапа: отгрузка товара без оплаты и последующее поступление денег, которое нужно корректно сопоставить с конкретной реализацией.

Главная сложность учёта наложенного платежа в том, что между отгрузкой и оплатой проходит от нескольких дней до нескольких недель. Всё это время товар числится отгруженным, но не оплаченным, а дебиторская задолженность формально висит не на покупателе, а фактически — на службе доставки. Если не выстроить методику учёта заранее, взаиморасчёты быстро запутаются.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Логика везде одинаковая, отличаются только названия документов и разделов.

Как устроен учёт наложенного платежа и какие документы понадобятся

Схема документооборота при наложенном платеже выглядит так: «Заказ покупателя» → «Реализация товаров и услуг» → «Поступление безналичных денежных средств» (или «Приходный кассовый ордер», если деньги приходят наличными). Заказ фиксирует резерв и условия сделки, реализация списывает товар со склада и формирует выручку, поступление закрывает задолженность.

До начала работы проверьте настройки: в разделе «НСИ и администрирование» должны быть включены заказы покупателей и, при необходимости, статусы реализаций. Также убедитесь, что в карточке склада и договора с покупателем корректно указаны условия оплаты — «после отгрузки» или конкретный срок. Это влияет на то, как 1С рассчитывает дату платежа и строит отчёты по задолженности.

Настройка контрагентов: покупатель и служба доставки

Частая ошибка — заводить в заказе контрагентом службу доставки или, наоборот, не заводить её вовсе. Правильный подход: покупатель в заказе — это реальный получатель товара (физическое лицо), а служба доставки (Почта России, СДЭК, Boxberry и т. п.) — отдельный контрагент, с которым заключён договор на доставку и перевод денежных средств.

Для розничных покупателей-физлиц многие компании используют одно обобщённое контрагентское лицо «Розничный покупатель», но при наложенном платеже это неудобно: теряется возможность отследить задолженность по конкретной посылке и оформить возврат. Практичнее создавать отдельного контрагента на каждого покупателя или хотя бы вести аналитику по заказам.

Службу доставки заведите как поставщика услуг: она оказывает вам услуги доставки и удерживает комиссию из собранных платежей. Комиссия удобно оформляется документом «Поступление услуг» на основании отчёта службы за период.

Оформление заказа покупателя и резервирование товара

Создайте документ «Заказ покупателя» (раздел «Продажи»). Заполните покупателя, товары, цены и способ доставки. В поле оплаты укажите вариант «после отгрузки» — при наложенном платеже предоплаты нет по определению. Если в конфигурации включены статусы, переведите заказ в состояние «К отгрузке» после подтверждения покупателем.

Установите резерв товара, чтобы менеджеры не продали одну и ту же позицию дважды. В УТ 11 для этого есть команда установки действия «Резервировать» по строкам заказа. Резерв особенно важен при наложенном платеже: посылка едет долго, и без резерва складской остаток будет вводить в заблуждение.

Проверьте, что в заказе корректно указан адрес доставки и трек-номер (после отправки). Трек-номер удобно хранить в дополнительном реквизите заказа или в комментарии — это ускорит разбор спорных ситуаций и возвратов.

Отгрузка: реализация без оплаты

На основании заказа создайте «Реализацию товаров и услуг». Документ спишет товар со склада, сформирует выручку и дебиторскую задолженность покупателя. На этом этапе оплаты нет — и это нормально: задолженность будет закрыта позже, когда служба доставки переведёт собранные деньги.

Если организация работает с НДС, реализация формирует счёт-фактуру в момент отгрузки, независимо от срока поступления денег. Для компаний на УСН с кассовым методом признания дохода ситуация иная: доход возникает при поступлении оплаты, и важно не запутаться в датах — в 1С:Бухгалтерии это контролируется автоматически при корректном вводе документов.

1. 1
   Создайте заказ покупателя с оплатой «после отгрузки» и зарезервируйте товар
2. 2
   Проверьте адрес, получателя и сумму, которую покупатель оплатит при получении
3. 3
   Оформите реализацию на основании заказа в день фактической отгрузки
4. 4
   Зафиксируйте трек-номер посылки в заказе или комментарии
5. 5
   Дождитесь отчёта службы доставки и поступления денег на расчётный счёт

Отражение поступления денег от службы доставки

Деньги по наложенному платежу обычно приходят одним сводным платежом за несколько посылок — по отчёту службы доставки за неделю или декаду. В 1С это оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата от покупателя».

Есть два варианта заполнения плательщика. Первый — указать плательщиком реального покупателя, а назначение платежа и заказ подобрать по отчёту службы. Второй — принять платёж на контрагента-агрегатора (службу доставки), а затем распределить сумму по заказам покупателей через документ «Взаимозачёт задолженности» или корректировку долга. Первый вариант прозрачнее, второй проще при большом количестве мелких отправлений.

Комиссию службы доставки, удержанную из выручки, оформите документом «Поступление услуг» на основании акта или отчёта. Если комиссия не отражена, в учёте останется незакрытая разница между реализацией и оплатой, которая будет искажать отчёты по дебиторке.

Кому указывать плательщиком в поступлении денег

Реальный покупатель

Подходит при небольшом числе отправлений; даёт точную аналитику по каждому заказу, но требует ручного распределения сводного платежа

Служба доставки как плательщик

Удобно при массовых отправках: один платёж — один документ, затем задолженность переносится на покупателей взаимозачётом; требует дисциплины при сверке

Возвраты и невыкупленные посылки

Невыкуп — главный риск наложенного платежа: покупатель не пришёл за посылкой, и товар возвращается отправителю. В учёте это оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Товар возвращается на склад, выручка и задолженность сторнируются.

Обратите внимание на состояние возвращённого товара: если упаковка вскрыта или товар повреждён, оприходуйте его на отдельный склад (например, «Некондиция») или оформите документ «Оприходование товаров» с указанием качества. Это защитит основной склад от продажи проблемных позиций.

Расходы на обратную доставку невыкупленных посылок относите на прочие расходы документом «Поступление услуг» от службы доставки — обычно они включаются в тот же отчёт за период.

Контроль: отчёты и сверка со службой доставки

Основной инструмент контроля — отчёт «Задолженность покупателей» (или «Расчёты с партнёрами») с группировкой по заказам. Все отгруженные, но не оплаченные посылки видны как открытая дебиторка. Раз в неделю сверяйте этот список с трек-статусами: если посылка вручена, а оплаты нет — значит, деньги ещё у службы доставки или платёж не распределён.

Регулярно сверяйте акт с контрагентом-службой доставки: сумма собранных платежей минус комиссия и расходы на возвраты должна сойтись с фактическими поступлениями на расчётный счёт. Расхождения чаще всего возникают из-за нераспределённых платежей и неучтённой комиссии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по заказу после поступления оплаты

Норма

Долг по заказу равен нулю или равен удержанной комиссии, которая закроется услугой

Тревожный признак

Остаток долга «висит» без объяснения — платёж не распределён или комиссия не учтена

Складской остаток по возвращённой посылке

Норма

Товар вернулся на склад через документ возврата

Тревожный признак

Товар физически на складе, но в учёте числится проданным

Сверка со службой доставки за период

Норма

Собрано − комиссия − возвраты = поступило на счёт

Тревожный признак

Суммы не сходятся без видимой причины

Типичные ошибки и ограничения схемы

Учтите и методические ограничения: наложенный платеж доступен не для всех категорий товаров и не во всех службах доставки, а срок зачисления денег может составлять от нескольких дней до нескольких недель после вручения. Закладывайте этот лаг в планирование денежных потоков — отчёт «Платёжный календарь» в 1С позволяет учитывать ожидаемые поступления по заказам.

Частые вопросы

Можно ли вести наложенный платеж в 1С:Бухгалтерии без Управления торговлей?

Да, базовая схема работает: «Реализация (акты, накладные)» при отгрузке и «Поступление на расчётный счёт» при получении денег. Не будет только резервирования и статусов заказов, поэтому контроль неоплаченных посылок ведите отчётом «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» в разрезе контрагентов и договоров.

Как отразить наложенный платеж, если покупатель платит частично?

Частичная оплата оформляется поступлением на фактическую сумму, зачтённую на тот же заказ. Остаток долга останется открытым и будет виден в отчётах по задолженности до полного закрытия или списания.

Как быть, если служба доставки перечисляет деньги раз в месяц одним платежом?

Принимайте платёж на контрагента — службу доставки, а затем распределяйте сумму по заказам покупателей документом «Взаимозачёт задолженности» (перенос долга). Основанием служит отчёт службы за период, который стоит приложить к документу.

Нужно ли пробивать кассовый чек при наложенном платеже?

Да, расчёт происходит при вручении товара, и обязанность применения ККТ зависит от того, кто принимает деньги. Если оплату принимает служба доставки как агент, чек обычно пробивает она или продавец на основании данных агента — порядок определяется договором и требованиями законодательства о ККТ. В 1С чек отражается через документы розничных продаж или уведомление от агента.

Как списать долг, если покупатель не выкупил посылку, а товар не вернулся?

Если посылка утеряна службой доставки, предъявите претензию перевозчику: задолженность покупателя закрывается возвратом или сторнированием, а убыток относится на расчёты по претензиям со службой доставки. Безнадёжную задолженность списывают документом «Списание задолженности» только после истечения сроков и попыток взыскания.