Как проводить инвентаризацию в 1С Управление торговлей

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11 строится вокруг документа «Пересчёт товаров»: программа фиксирует учётные остатки, кладовщик вносит фактические количества, а система автоматически вычисляет расхождения и формирует документы списания и оприходования. Правильно выстроенный процесс исключает ручной пересчёт в Excel и разногласия между складом и бухгалтерией.

Перед стартом важно понимать логику программы: пересчёт товаров не меняет остатки напрямую. Расхождения попадают в учёт только через документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров», которые создаются на основании пересчёта со статусом «Выполнено». Пока эти документы не проведены, складские остатки остаются прежними.

Ниже разобран полный цикл: подготовка базы, создание приказа, ввод фактических остатков вручную и с ТСД, анализ расхождений, оформление итоговых документов и типичные ошибки, из-за которых инвентаризация «не сходится».

Подготовка базы к инвентаризации

До создания пересчёта нужно привести учёт в актуальное состояние, иначе учётные остатки в документе будут неверными и расхождения окажутся ложными. Проведите все складские документы: поступления, реализации, перемещения, сборки, возвраты. Непроведённые документы и документы в статусе черновика искажают картину.

Проверьте отрицательные остатки через отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Минус по позиции означает, что товар продан раньше, чем оприходован, — такие позиции нужно исправить до инвентаризации, иначе недостача по ним будет завышена.

Определите дату и время замера. Физический подсчёт и остатки в программе должны относиться к одному моменту. На время пересчёта склад либо останавливает отгрузки, либо все движения во время подсчёта фиксируются отдельно и учитываются при сверке.

Создание приказа на пересчёт товаров

Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, по которому проводится инвентаризация. Если используется ордерная схема хранения, программа предложит выбрать помещение и ячейки.

Пересчёт можно ограничить: по конкретному виду номенклатуры, товарной группе или произвольному отбору. Это удобно для выборочной (частичной) инвентаризации — например, еженедельный пересчёт только алкоголя или дорогих позиций без остановки всего склада.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет в табличную часть все позиции с учётными остатками на указанную дату. Колонка «Количество (учёт)» заполнится автоматически, колонку «Факт» заполняет кладовщик по результатам подсчёта.

Ввод фактических остатков

Ручной ввод и печать бланка

Для небольшого склада проще распечатать бланк пересчёта (команда «Печать» в документе), пройти по полкам, вписать фактические количества на бумагу, а затем перенести их в документ. В табличной части заполняется колонка «Факт»; программа сразу показывает отклонение по строке.

Позиции, по которым фактического остатка нет, не удаляйте из документа — оставьте фактическое количество равным нулю. Удаление строки означает «позиция не участвовала в пересчёте», а ноль означает «проверено, товара нет», и только второй вариант корректно сформирует недостачу.

Работа с терминалом сбора данных

Если склад работает со штрихкодами, пересчёт выполняется через ТСД: кладовщик сканирует товары, данные загружаются в документ пересчёта через обработку «Загрузка данных из ТСД» или рабочее место мобильного клиента. Сканирование исключает ошибки ручного ввода артикулов и ускоряет подсчёт в разы.

После загрузки проверьте строки с нулевым фактическим количеством: товар мог быть просто не отсканирован (лежит на дальней полке), а программа посчитает его полной недостачей. Сверьте список таких позиций с реальным складом до формирования итоговых документов.

1. 1
   Проведите все складские документы и устраните отрицательные остатки
2. 2
   Создайте «Пересчёт товаров», укажите склад и при необходимости отбор по группе товаров
3. 3
   Заполните документ по остаткам на складе и зафиксируйте момент замера
4. 4
   Внесите фактические количества вручную или загрузите данные с ТСД
5. 5
   Проанализируйте расхождения, перепроверьте спорные позиции
6. 6
   Установите статус «Выполнено» и сформируйте списание и оприходование
7. 7
   Проверьте итоговые остатки отчётом по складу

Анализ расхождений и сличительная ведомость

После ввода фактических остатков откройте расхождения: в документе видно отклонение по каждой строке, а по кнопке печати доступна сличительная ведомость (ИНВ-19) и инвентаризационная опись (ИНВ-3) для бухгалтерии. Унифицированные формы формируются автоматически из данных документа.

Спорные позиции перепроверьте до завершения пересчёта. Частые причины ложных расхождений: товар в пути (перемещение проведено по одному складу, не принят на другом), неоформленный возврат от покупателя, пересортица (один артикул в излишке, другой в недостаче на ту же сумму).

Пересортицу разбирают отдельно: если недостача одного товара и излишек другого совпадают по стоимости, бухгалтерия может оформить взаимозачёт. В программе это отражается через стандартные документы списания и оприходования с соответствующими статьями, детали оформления согласуйте с бухгалтером.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отклонения по строкам пересчёта

Норма

Расхождения небольшие и объяснимы (бой, пересортица)

Тревожный признак

Крупные расхождения по позициям, которые точно были на складе — вероятно, не проведены документы

Строки с нулевым фактом

Норма

Товар действительно отсутствует физически

Тревожный признак

Позиция есть на полке, но попала в недостачу — её не отсканировали или не внесли

Остатки после оприходования и списания

Норма

Учётные остатки совпадают с фактическими по пересчёту

Тревожный признак

Остались расхождения — не все итоговые документы проведены

Оформление итогов: списание и оприходование

Когда пересчёт проверен, установите статус документа «Выполнено». После этого по кнопке «Создать на основании» (или из списка пересчётов — «Оформить на основании пересчётов») программа одним действием создаст два документа: «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров».

В списании укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, за счёт материально ответственного лица или за счёт организации — от этого зависят проводки. В оприходовании выберите статью доходов. Эти параметры согласуйте с бухгалтерией до проведения.

Проведите оба документа и откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах»: учётные остатки должны совпасть с фактическими данными пересчёта. Это контрольная точка завершения инвентаризации.

Выборочная и регулярная инвентаризация

Полная инвентаризация с остановкой склада проводится редко. Оперативный контроль удобнее строить на циклических пересчётах: еженедельно или ежемесячно пересчитывается часть ассортимента по отбору — группа товаров, стеллаж, товары с высокой оборачиваемостью или дорогие позиции.

Для регулярных пересчётов в программе можно настроить расписание инвентаризаций по складу, тогда система напомнит о сроке очередного пересчёта. Это снижает накопление расхождений: выявить недостачу по событиям недельной давности намного проще, чем по итогам квартала.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Склад небольшой, ассортимент до нескольких сотен позицийПолный пересчёт с печатным бланком и ручным вводом фактических количеств

Большой ассортимент и штрихкодирование настроеноПересчёт с ТСД и загрузкой данных в документ, обязательная проверка нулевых строк

Нельзя остановить отгрузкиВыборочные пересчёты по товарным группам с фиксацией движений во время подсчёта

Расхождения по взаимозаменяемым позициям совпадают по суммеПроверьте пересортицу и согласуйте с бухгалтерией взаимозачёт вместо полного списания и оприходования

Частые вопросы по инвентаризации в 1С:УТ

Можно ли проводить инвентаризацию, не останавливая продажи?

Можно, но требуется дисциплина: зафиксируйте учётные остатки на момент начала подсчёта, а все отгрузки и поступления во время пересчёта регистрируйте отдельным списком и корректируйте фактические количества на эти движения. На практике проще пересчитывать склад частями в нерабочие часы.

Почему в пересчёте появились позиции, которых давно нет на складе?

Документ заполняется по учётным остаткам в программе, а не по факту. Если позиция висит с остатком, значит, когда-то её движения были оформлены не полностью. Такие строки с нулевым фактом корректно уйдут в недостачу, но стоит разобраться в причине зависшего остатка.

Что делать, если фактическое количество больше учётного?

Это излишек. Введите фактическое количество в строку, и после завершения пересчёта программа сформирует «Оприходование излишков товаров». Перед оприходованием проверьте, не является ли излишек неоформленным возвратом от покупателя или непроведённым поступлением — тогда нужен корректный документ, а не оприходование.

Как распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость?

Обе формы доступны из документа «Пересчёт товаров» по кнопке «Печать». Опись формируют до подсчёта с учётными остатками, сличительную ведомость — после ввода фактических количеств, когда видны расхождения.

Можно ли отменить результаты инвентаризации?

Если итоговые документы ещё не проведены — просто отредактируйте пересчёт. Если списание и оприходование проведены, их нужно распровести и пометить на удаление, затем скорректировать пересчёт и сформировать документы заново. После закрытия периода потребуется сторнирование — согласуйте действия с бухгалтерией.

Чем пересчёт товаров отличается от документа «Списание товаров»?

Списание просто уменьшает остаток по указанным позициям и не сверяет учёт с фактом. Пересчёт фиксирует оба значения, вычисляет расхождения и создаёт движения только на разницу — это и есть инвентаризация в полном смысле.