Торговля и Склад · 9 мин
Как проводить инвентаризацию в 1С:Розница
Как провести инвентаризацию в 1С:Розница: приказ, пересчёт товаров, оприходование излишков и списание недостач. Пошаговая инструкция с проверкой результатов.
Инвентаризация в 1С:Розница строится по классической схеме: фиксируются учётные остатки, вводятся фактические количества, а расхождения оформляются документами оприходования и списания. Конфигурация поддерживает как полный пересчёт магазина, так и выборочную инвентаризацию по группам товаров, поставщикам или ячейкам хранения.
Ключевые документы цепочки — «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчёт товаров», «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Они находятся в разделе «Склад» (в некоторых редакциях — «Закупки» → «Складские операции»). Понимание роли каждого документа избавляет от главной ошибки новичков — попытки поправить остатки вручную в обход пересчёта.
Перед началом работы убедитесь, что все складские документы за период проведены, а продажи с касс загружены в базу. Если в системе остались непроведённые приходные накладные или незакрытые смены, учётные остатки будут искажены, и результат инвентаризации придётся переделывать.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта
Остановите или ограничьте движение товаров по инвентаризируемому складу. В идеале пересчёт проводится при закрытом магазине; если это невозможно, договоритесь о порядке учёта продаж во время пересчёта — иначе фактические остатки будут «уезжать» прямо в процессе работы.
Проверьте актуальность учётных данных: проведите все приходные и расходные документы, перемещения, возвраты. Выполните обмен данными с кассами и убедитесь, что отчёты о розничных продажах за все смены загружены и проведены. Удобно предварительно сформировать отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах», чтобы видеть отправную точку.
Определите состав инвентаризационной комиссии и ответственное лицо. В конфигурации это отражается в приказе, а при необходимости печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 формируются из документов пересчёта.
Приказ на проведение инвентаризации
Откройте раздел «Склад» → «Приказы на проведение инвентаризации» и создайте новый документ. Укажите склад (магазин), даты начала и окончания инвентаризации, при необходимости — комментарий и состав комиссии. Документ фиксирует сам факт проверки и служит «контейнером» для последующих пересчётов.
Один приказ может охватывать несколько документов пересчёта — это удобно, когда магазин большой и товар считают по зонам или категориям в разные дни. Все пересчёты, привязанные к приказу, в совокупности дадут полную картину по складу.
После проведения приказа учётные остатки на дату инвентаризации фиксируются как база для сравнения. Именно с ними система будет сопоставлять фактические данные.
Документ «Пересчёт товаров»: ввод фактических остатков
Создайте документ «Пересчёт товаров» на основании приказа или напрямую из списка пересчётов, указав склад и приказ. Нажмите «Заполнить» — система подтянет номенклатуру с учётными остатками. Для выборочной инвентаризации используйте отборы: по товарной группе, поставщику, марке или произвольному списку.
Фактическое количество вводится вручную по каждой строке или подгружается с терминала сбора данных (ТСД). При работе с ТСД сотрудник сканирует штрихкоды на полках, а файл выгрузки загружается в документ через обработку загрузки данных. Это резко ускоряет пересчёт крупного ассортимента и снижает количество ошибок ручного ввода.
Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически: факт минус учётное количество. Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа просмотрите строки с крупными отклонениями: часто это ошибка сканирования, перепутанный код номенклатуры или товар, забытый в подсобном помещении.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и укажите склад и период
- 2Создайте «Пересчёт товаров» и заполните его учётными остатками
- 3Введите фактические количества вручную или загрузите с ТСД
- 4Проверьте строки с большими отклонениями до проведения
- 5Проведите пересчёт и сформируйте оприходование и списание
- 6Сверьте итоговые остатки отчётом по складу
Оформление результатов: оприходование и списание
После проведения пересчёта расхождения оформляются отдельными документами. Из формы пересчёта или из списка документов создайте «Оприходование товаров» — туда попадут излишки, и «Списание товаров» — для недостач. Во многих редакциях эти документы создаются автоматически по кнопке на основании пересчёта.
В документе списания укажите причину: естественная убыль, бой, порча, недостача по вине материально ответственного лица. От причины зависят дальнейшие проводки в смежных системах учёта и порядок взыскания. Оприходование проводится по учётной или указанной вами цене.
Если инвентаризация проводится в магазине с продажей алкоголя, помните про особенности учёта в ЕГАИС: расхождения по маркируемой продукции требуют отдельных актов списания и постановки на баланс, которые оформляются через обмен с ЕГАИС, а не только складскими документами.
Проверка результатов и печатные формы
После проведения всех документов сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» или «Остатки и доступность товаров» и сравните итоговые остатки с фактическими данными пересчёта. Совпадение — признак корректно закрытой инвентаризации.
Для бухгалтерии доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), а также приказ по форме ИНВ-22. Они вызываются из соответствующих документов кнопкой «Печать».
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Разницы сохраняются — не проведены оприходование или списание
Все строки с отклонением объяснены и оформлены
Крупные отклонения без причины — возможна ошибка ввода
Все накладные и продажи проведены до приказа
Непроведённые документы искажают учётные остатки
Выборочная инвентаризация и работа с ТСД
Полный пересчёт магазина — трудоёмкая операция, поэтому на практике часто применяют выборочные инвентаризации: еженедельно пересчитывают одну товарную группу, дорогой товар или позиции с наибольшими потерями. В документе пересчёта это реализуется через отбор при заполнении.
Терминал сбора данных подключается к 1С:Розница через драйвер оборудования. Типовой сценарий: выгрузка номенклатуры на ТСД, сканирование товара на полках, загрузка результатов обратно в документ пересчёта. Проверьте заранее, что штрихкоды в карточках номенклатуры заполнены и совпадают с этикетками — иначе часть товара не идентифицируется при сканировании.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка «подправить» остатки напрямую документами оприходования и списания без пересчёта. Формально остатки выровняются, но вы потеряете сличительную ведомость, аналитику отклонений и возможность объяснить расхождения при проверке.
Вторая группа ошибок связана с данными: дубли номенклатуры, незаполненные штрихкоды, товар в нескольких местах хранения. Перед масштабной инвентаризацией полезно провести ревизию справочника и устранить дубли через обработку поиска и замены значений.
Учитывайте ограничение прав: пользователю нужны права на складские документы и на документы списания. Если кнопки создания недоступны, проверьте роли в настройках пользователя, а не ищите ошибку в данных.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С:Розница — это цепочка: приказ, пересчёт с фактическими остатками, оприходование излишков и списание недостач. Подготовьте данные заранее, проверяйте крупные отклонения до проведения и завершайте цепочку полностью — тогда учётные остатки сойдутся с фактическими.
Частые вопросы
Можно ли проводить инвентаризацию при работающем магазине?
Можно, но с оговорками. Фактические остатки фиксируются на момент пересчёта, а продажи продолжают менять учётные данные. Практический приём — пересчитывать по зонам и сразу документально фиксировать товар, проданный из уже пересчитанной зоны, либо проводить инвентаризацию в нерабочие часы.
Чем отличается пересчёт от списания товаров?
Пересчёт — документ фиксации факта: он сравнивает учётные и фактические остатки, но сам остатки не изменяет. Списание и оприходование — документы, которые реально корректируют складские остатки по результатам пересчёта.
Как пересчитать только одну группу товаров?
В документе «Пересчёт товаров» при заполнении используйте отбор: укажите товарную группу, поставщика или произвольный список номенклатуры. В документ попадут только позиции, удовлетворяющие условию, остальной товар инвентаризация не затронет.
Что делать, если ТСД не видит часть товара?
Проверьте, что в карточках номенклатуры заполнены штрихкоды и они совпадают с этикетками на товаре. Позиции без штрихкодов добавьте в пересчёт вручную. Если товар найден по штрихкоду, но открывается другая карточка — в базе дубли штрихкодов, их нужно развести.
Как оформить недостачу по вине сотрудника?
Проведите списание товаров на основании пересчёта, указав причину списания и материально ответственное лицо. Дальнейшее взыскание оформляется кадровыми и расчётными документами — в 1С:Розница этот блок минимален, обычно его ведут в конфигурации по зарплате или в бухгалтерской системе.
Нужно ли проводить инвентаризацию по алкоголю отдельно?
Складской пересчёт общий, но расхождения по алкогольной продукции дополнительно оформляются актами списания и постановки на баланс в ЕГАИС через механизмы обмена конфигурации. Без этого остатки в ЕГАИС и в учётной системе разойдутся.