Торговля и Склад · 11 мин
Как провести ревизию товара в 1С
Пошаговая инструкция по проведению ревизии товара в 1С: создание инвентаризации, пересчёт остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Ревизия товара в 1С сводится к сопоставлению учётных остатков в базе с фактическим количеством на складе и отражению расхождений документами. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей 11», «Розница», «Комплексная автоматизация», ERP — для этого предусмотрены документы «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров»), «Оприходование излишков» и «Списание недостач». Порядок действий одинаков по логике, отличаются только названия пунктов меню.
Главная ошибка при ревизии — начинать пересчёт, когда по складу ещё есть непроведённые документы. Если накладные на поступление или реализацию «висят» в черновиках, учётные остатки будут неверными, и вся инвентаризация даст искажённый результат. Поэтому подготовка данных — обязательный первый этап, а не формальность.
Ниже разобран полный цикл: подготовка базы, создание документа инвентаризации, ввод фактических остатков, анализ расхождений и оформление итоговых документов. Отдельно рассмотрены работа со сканером штрихкодов, ревизия в розничном магазине и типичные ошибки, которые приводят к повторным пересчётам.
Подготовка базы и склада к ревизии
Перед созданием документа инвентаризации убедитесь, что все операции по складу отражены в учёте. Проведите поступления, реализации, перемещения и списания, проверьте, нет ли документов в статусе «черновик» или помеченных на удаление, но влияющих на остатки. Удобно использовать отчёт «Остатки товаров на складах» — он покажет текущее учётное количество, которое станет базой для сравнения.
Физически на складе нужно прекратить отгрузку и приёмку товара на время пересчёта. Если остановить работу нельзя (например, магазин работает), договоритесь о «заморозке» конкретных товарных групп и пересчитывайте их по очереди, фиксируя движения, произошедшие во время счёта. В крупных конфигурациях для этого есть механизм блокировки складских ордеров.
Проверьте права пользователей: сотрудник, проводящий ревизию, должен иметь доступ к документам инвентаризации и к отчётам по остаткам, но не обязательно к изменению цен и номенклатуры. Если пересчётом занимается материально ответственное лицо, целесообразно ограничить ему видимость учётных количеств — тогда «слепой пересчёт» даст более честный результат.
Создание документа инвентаризации
В «Управлении торговлей 11» документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризация товаров» (в некоторых версиях — «Пересчёты товаров»). В «Рознице» — раздел «Склад», документ «Инвентаризация товаров». В 1С:Бухгалтерии — раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров». Создайте новый документ и укажите склад, по которому проводится ревизия, дату и, при необходимости, отбор по товарной группе или поставщику.
После указания склада заполните табличную часть учётными остатками. В большинстве конфигураций есть кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: программа подтянет всю номенклатуру с ненулевым остатком и проставит учётное количество. Если ревизия частичная — например, только по одной группе товаров — используйте отбор перед заполнением.
Обратите внимание на момент снятия остатков: программа берёт данные на дату документа. Если вы создали документ сегодня, а пересчёт физически идёт завтра, учётные остатки могут «уплыть» из-за новых продаж. Правильный подход — создавать документ в момент начала фактического пересчёта или перезаполнять остатки непосредственно перед вводом фактических данных.
- 1Проведите все складские документы и сверьте отчёт по остаткам
- 2Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе с нужным отбором
- 4Распечатайте инвентаризационную опись или выгрузите список на ТСД
- 5Проведите физический пересчёт и зафиксируйте фактические количества
Ввод фактических остатков и работа со сканером
Фактическое количество вносится в колонку «Факт» (или «Количество фактическое»). Если факт совпадает с учётом, колонку можно не трогать — в ряде конфигураций есть команда «Заполнить факт по учёту», после которой вы правите только позиции с расхождениями. Это сильно ускоряет работу на больших ассортиментах.
При наличии сканера штрихкодов или терминала сбора данных пересчёт идёт быстрее: сотрудник сканирует товар, программа ищет его в табличной части и увеличивает фактическое количество. В «Управлении торговлей» и «Рознице» поддерживается подключение ТСД с выгрузкой номенклатуры на устройство и загрузкой результатов обратно в документ. Проверьте заранее, что у всех товаров заполнены штрихкоды в карточках, иначе часть позиций придётся подбирать вручную.
Товар, которого нет в учётных остатках, но который физически найден на складе, добавляйте в документ новой строкой с нулевым учётным количеством. Не пропускайте такие позиции — именно они образуют излишки. Аналогично, товар с нулевым фактом, но с учётным остатком, останется в документе и покажет недостачу.
Анализ расхождений и пересортица
После ввода фактических данных программа автоматически рассчитывает отклонение: разницу между фактом и учётом. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа распечатайте или откройте ведомость расхождений и проверьте крупные отклонения: часто они объясняются ошибкой ввода, неправильной единицей измерения (штуки вместо упаковок) или ненайденным товаром на другом стеллаже.
Отдельная ситуация — пересортица: одного товара не хватает, а другого, похожего, в избытке. Например, недостача кофе в зёрнах 250 г и излишек кофе 500 г. В 1С пересортица не зачитывается автоматически: излишек оприходуется, недостача списывается отдельными документами. Если учётная политика организации допускает зачёт пересортицы, его оформляют вне программы приказом, а в базе всё равно отражают обе операции.
Не спешите проводить итоговые документы, пока не проверены правдоподобные объяснения расхождений: непроведённая отгрузка, товар на комиссии, забракованная продукция, не оформленная документально. Каждое объяснение должно закрываться корректным документом, а не ручной правкой инвентаризации.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическим пересчётом
По позициям из ревизии остались отклонения — ищите непроведённый документ
Каждое отклонение имеет объяснение и подтверждающий документ
Отклонения списаны «как есть» без проверки единиц измерения и повторного счёта
Излишек и недостача отражены отдельными строками и документами
Одна позиция вручную «зачтена» против другой без документов
Оприходование излишков и списание недостач
После проведения инвентаризации расхождения закрываются двумя документами. «Оприходование излишков товаров» ставит найденный товар на учёт: укажите склад, позиции с положительным отклонением и цену оприходования (обычно берётся учётная или рыночная стоимость — уточните у бухгалтера, как принято в вашей организации). Документ формирует приход на склад и доход в учёте.
«Списание недостач товаров» уменьшает остатки на сумму недостачи. В документе указывается статья расходов или аналитика списания: естественная убыль, порча, недостача за счёт материально ответственного лица. От выбранной аналитики зависит, как операция отразится в бухгалтерском и налоговом учёте, поэтому согласуйте списание с бухгалтерией до проведения.
Во многих конфигурациях итоговые документы создаются прямо из инвентаризации кнопкой «Создать на основании» — тогда табличные части заполнятся автоматически по расхождениям. После проведения обоих документов сформируйте отчёт по остаткам и сверьте с результатами фактического пересчёта: цифры должны совпасть.
Особенности ревизии в розничном магазине
В 1С:Рознице инвентаризация обычно проводится по магазину в целом с разделением на склады торгового зала и подсобного помещения. Практичный подход — пересчитывать торговый зал в нерабочие часы, а подсобку — днём. Если магазин работает круглосуточно, используйте частичную инвентаризацию по товарным группам с фиксацией продаж за время пересчёта.
Перед ревизией в рознице обязательно закройте кассовую смену или зафиксируйте момент, с которого продажи будут учитываться отдельно. Продажи, прошедшие во время пересчёта, нужно либо прибавить к фактическому количеству, либо провести ревизию после их отражения в базе — иначе появится ложная недостача.
Для магазинов с маркированным товаром помните: ревизия в 1С сверяет количество, но не статусы кодов маркировки. Сверку с системой маркировки выполняйте отдельно штатными средствами обмена, иначе расхождения по кодам всплывут при продаже или проверке.
Как выбрать сценарий ревизии
Частые вопросы о ревизии в 1С
Можно ли провести ревизию по части товаров, а не по всему складу?
Да. При заполнении документа инвентаризации используйте отбор по товарной группе, поставщику или произвольному списку номенклатуры. В документ попадут только выбранные позиции, и расхождения будут рассчитаны только по ним. Остальной ассортимент ревизия не затронет.
Что делать, если во время пересчёта по складу прошла отгрузка?
Зафиксируйте отгруженные позиции и количество. После завершения счёта прибавьте отгруженное к фактическому остатку по этим позициям или перезаполните учётные остатки в документе на момент после отгрузки и скорректируйте факт. Главное — чтобы учётное и фактическое количество относились к одному моменту времени.
Почему после инвентаризации остатки в отчёте не совпадают с фактом?
Чаще всего не проведены итоговые документы: сама инвентаризация только фиксирует расхождения, а остатки меняют «Оприходование излишков» и «Списание недостач». Также проверьте, не появились ли после даты документа новые складские операции и не был ли документ инвентаризации распроведён.
Как оформить недостачу за счёт сотрудника?
В документе списания укажите аналитику «недостача за счёт материально ответственного лица» или соответствующую статью расходов, принятую в вашей конфигурации. Денежное взыскание с сотрудника в 1С оформляется отдельно — через кассовые документы или удержания в зарплате, это уже задача бухгалтерии.
Нужно ли распечатывать инвентаризационную опись?
Если ревизия проводится для внутреннего контроля, достаточно электронного документа. Для официальной инвентаризации по требованиям бухгалтерии печатают унифицированные формы (ИНВ-3, ИНВ-19) — в типовых конфигурациях они доступны из документа по кнопке «Печать». Подписанные формы хранятся вместе с приказом о проведении инвентаризации.
Можно ли отменить проведённую инвентаризацию?
Да, но сначала отмените проведение созданных на её основании документов оприходования и списания — иначе программа не даст распровести инвентаризацию из-за ссылок. После отмены проверьте отчёт по остаткам: он должен вернуться к состоянию до ревизии.
Что важно запомнить
Ревизия в 1С строится по цепочке: подготовка базы → документ инвентаризации с учётными остатками → ввод факта → анализ расхождений → оприходование излишков и списание недостач → сверка отчёта по остаткам. Ключевые условия корректного результата — проведённые складские документы до начала, единый момент снятия учёта и факта, проверка крупных отклонений до проведения итоговых документов.