Как провести ревизию в 1С:Розница

Ревизия в 1С:Розница оформляется цепочкой документов: приказ на проведение инвентаризации, инвентаризационная опись (пересчёт товаров), а затем списание недостач и оприходование излишков. Программа автоматически сравнивает учётные остатки с фактическим количеством и формирует расхождения, но корректность результата зависит от подготовки: все приходные и расходные документы должны быть проведены до начала пересчёта.

Главная ошибка при ревизии — расхождения, вызванные не реальной недостачей, а непроведёнными документами, незавершёнными перемещениями между магазинами или продажами, пробитыми после снятия остатков. Поэтому ревизию планируют на время, когда магазин не работает, либо используют режим пересчёта без остановки продаж с последующей корректировкой.

Ниже разобран полный цикл: подготовка базы, создание приказа, ввод фактических остатков вручную и с помощью терминала сбора данных, анализ расхождений, оформление итоговых документов и типичные ошибки, из-за которых ревизию приходится переделывать.

Подготовка к ревизии: что сделать до создания документов

Первый шаг — привести учёт в актуальное состояние. Проверьте, что все приходные накладные, реализации, возвраты, перемещения и списания за период проведены и не осталось документов в статусе «черновик» или с ошибками проведения. Найдите их через журнал документов с отбором по складу магазина.

Отдельно проверьте незавершённые перемещения: если товар отправлен из распределительного центра, но приходный ордер или перемещение в магазине не проведено, на остатках магазина образуется ложная недостача. То же касается товаров, принятых на комиссию или отгруженных без оформления.

Сверьте остатки по отчёту «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах») на дату ревизии и зафиксируйте его. Этот отчёт — контрольная точка: после завершения ревизии итоговые остатки должны совпасть с фактическими, а сумма списаний и оприходований — объясняться расхождениями описи.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Документ «Приказ на проведение инвентаризации» находится в разделе «Склад» → «Инвентаризация» (в некоторых релизах — «Закупки» → «Склад»). В нём указывают склад магазина, дату начала и окончания пересчёта, организацию и при необходимости состав комиссии.

Приказ фиксирует учётные остатки на момент начала ревизии. Именно с этими остатками программа будет сравнивать фактические данные пересчёта. Если после создания приказа по складу пройдут продажи или приходы, учётные остатки в основании устареют — поэтому приказ создают непосредственно перед началом пересчёта.

Для большого магазина ревизию часто делят на несколько приказов по товарным группам: отдельно алкоголь, отдельно бакалея, отдельно хозтовары. Это позволяет пересчитывать ассортимент частями без полной остановки работы и упрощает поиск расхождений внутри группы.

Пересчёт товаров: ввод фактических остатков

На основании приказа создаётся документ «Пересчёт товаров» (инвентаризационная опись). Табличную часть заполняют по учётным остаткам кнопкой «Заполнить» — программа подставит номенклатуру и учётное количество. Колонка фактического количества заполняется по результатам физического пересчёта на полках и складе.

Ввод вручную

При ручном вводе пересчитанные значения вносят прямо в колонку «Количество фактическое» или через обработку подбора. Подходит для небольшого ассортимента. Печатную форму описи (ИНВ-3) можно распечатать и заполнять от руки на торговой точке, а затем перенести данные в программу.

Использование терминала сбора данных

При работе с ТСД документ пересчёта выгружается на терминал, сотрудник сканирует штрихкоды и вводит количество, затем данные загружаются обратно в 1С через обработку «Загрузка данных из ТСД». Это существенно ускоряет пересчёт и снижает количество ошибок ручного ввода, но требует, чтобы штрихкоды номенклатуры были корректно заведены в базе.

1. 1
   Создайте приказ на инвентаризацию по нужному складу
2. 2
   Создайте пересчёт товаров на основании приказа и заполните по остаткам
3. 3
   Выгрузите документ на ТСД или распечатайте опись
4. 4
   Проведите физический пересчёт и введите фактические количества
5. 5
   Проверьте расхождения в документе и разберите крупные отклонения
6. 6
   Проведите пересчёт и сформируйте списание и оприходование по расхождениям

Анализ расхождений перед оформлением итогов

После ввода фактических данных программа показывает отклонение по каждой позиции: недостачу или излишек. Не спешите оформлять итоговые документы — сначала проверьте правдоподобность расхождений. Типичные причины ложных отклонений: пересортица (один товар списан, аналогичный в излишке), непробитые чеки, товар в торговом зале, учтённый на другом складе, ошибки в единицах измерения и упаковках.

Пересортицу удобно искать отбором по товарной группе или поставщику: если по одному артикулу недостача, а по соседнему с той же ценой — излишек на ту же сумму, вероятно, товар просто перепутан при продаже или приёмке. В этом случае оформляют взаимозачёт пересортицы, а не отдельные списание и оприходование.

Контрольные точки

Как проверить расхождения

Недостача по позиции

Норма

Подтверждена повторным пересчётом, продажи и перемещения проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые реализации или товар найден на другом складе

Излишек по позиции

Норма

Товар реально есть, приходные документы проведены

Тревожный признак

Приходная накладная не проведена или возможна пересортица

Итоговая сумма расхождений

Норма

Сопоставима с типичным уровнем потерь магазина

Тревожный признак

Расхождения аномально велики — ищите ошибку в учёте, а не списывайте

Оформление списания и оприходования

По итогам проведённого пересчёта создаются документы «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки). В типовой Рознице их можно сформировать автоматически из документа пересчёта — программа заполнит табличные части только расходящимися позициями.

В списании укажите статью расходов или причину списания (недостача по инвентаризации, естественная убыль, порча). От этого зависит, как сумма отразится в управленческой отчётности. Оприходование проводится по учётной или рыночной стоимости в зависимости от настроек учётной политики.

После проведения обоих документов сформируйте отчёт по остаткам склада и сравните с фактическими данными пересчёта — они должны совпадать. Также распечатайте унифицированные формы при необходимости: ИНВ-3 (опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-26 (ведомость учёта результатов).

Ревизия без остановки продаж

Полная остановка магазина не всегда возможна. В этом случае пересчёт ведут по зонам или товарным группам, а фактическое количество корректируют на продажи, прошедшие с момента фиксации остатков до момента пересчёта конкретной группы. Практический приём: фиксируют время начала пересчёта группы, а после ввода данных сверяют продажи по этой группе за интервал через отчёт по продажам.

Альтернатива — ночной пересчёт или ревизия в выходной день с последующим вводом документов датой фактического пересчёта. Учтите, что документы, проведённые задним числом, требуют перепроведения более поздних документов по складу, иначе остатки на текущую дату могут исказиться.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий ревизии

Магазин можно закрыть на несколько часовПолная ревизия: один приказ на весь склад, пересчёт при остановленных продажах

Остановка невозможнаПересчёт по товарным группам или зонам с корректировкой на продажи за время пересчёта

Ассортимент большой и есть штрихкодыИспользуйте ТСД с выгрузкой пересчёта — это сократит время и ошибки ввода

Найдена парная недостача и излишек по схожим товарамОформляйте пересортицу взаимозачётом, а не отдельными списанием и оприходованием

Проверка результата и завершение

Финальный контроль — три сопоставления. Первое: остатки в отчёте по складу после проведения всех документов равны фактическим остаткам пересчёта. Второе: сумма списаний и оприходований соответствует сличительной ведомости. Третье: движения по регистрам не оставили отрицательных остатков — проверьте отчётом с детализацией по номенклатуре.

Если ревизия проводится в распределённой базе (РИБ), дождитесь обмена с центральным узлом и убедитесь, что документы инвентаризации ушли в главную базу без коллизий. Конфликты при обмене по документам инвентаризации — частая причина расхождения остатков между магазином и офисом.

Частые вопросы

Можно ли провести ревизию только по части товаров?

Да. Создайте приказ и пересчёт, заполните табличную часть с отбором по товарной группе, поставщику или произвольному списку. Списание и оприходование сформируются только по выбранным позициям, остальные остатки не изменятся.

Что делать, если после ревизии остатки всё равно не сходятся?

Проверьте, не проводились ли продажи или приходы между созданием приказа и проведением списания, нет ли непроведённых документов по складу и не работает ли магазин в РИБ с незавершённым обменом. Чаще всего причина — документы, проведённые задним числом после пересчёта.

Как оформить пересортицу в 1С:Розница?

Если по одному товару недостача, а по другому излишек на сопоставимую сумму, оформляется взаимозачёт: фактически это списание одной позиции и оприходование другой с указанием причины «пересортица». В типовой конфигурации оба документа создаются из пересчёта, причину укажите в комментарии или статье движения.

Можно ли отменить проведённую ревизию?

Да, если период не закрыт: отмените проведение списания и оприходования, затем пересчёта и приказа, внесите исправления и проведите цепочку заново. Если документы в закрытом периоде, корректнее создать новую корректирующую инвентаризацию текущей датой, а не изменять старые документы.

Нужен ли терминал сбора данных для ревизии?

Нет, ТСД не обязателен — пересчёт можно вести вручную или по распечатанной описи. Терминал оправдан при большом ассортименте с проработанными штрихкодами: он ускоряет пересчёт в разы и исключает ошибки ручного ввода количества.