Как провести расходную накладную в 1С

Расходная накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товара покупателю, списание материалов или передача ценностей со склада. От правильности его проведения зависят остатки на складе, себестоимость продаж, взаиморасчёты с контрагентами и данные бухгалтерского учёта. Ошибка в документе приводит к расхождениям между программой и фактическими остатками, поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику движений, которые формирует документ.

Порядок работы немного различается между конфигурациями: в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ называется «Реализация товаров и услуг», в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)», а в некоторых отраслевых решениях встречается документ с названием «Расходная накладная». Общая логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, проверить остатки, провести и убедиться в корректности движений.

Ниже разобран полный цикл работы с расходной накладной: от подготовительных проверок до анализа движений и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на управляемые формы актуальных конфигураций, но принципы применимы и к более ранним версиям.

Что проверить перед созданием документа

Прежде чем оформлять отгрузку, убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Контрагент должен существовать с актуальными реквизитами, у номенклатуры — заполненные единицы измерения, ставки НДС и вид номенклатуры. Если товар заведён с ошибками, документ проведётся, но проводки и печатные формы будут неверными.

Второй обязательный шаг — проверка остатков. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или «Остатки товаров» (в Бухгалтерии) и убедитесь, что нужного количества хватает на выбранном складе. Если в настройках учёта включён контроль остатков, программа не даст провести документ в минус, но в ряде конфигураций контроль отключён или работает только при закрытии месяца.

Также проверьте дату документа. Проведение задним числом изменяет себестоимость последующих отгрузок и может нарушить последовательность расчёта себестоимости. Если требуется оформить отгрузку прошлым периодом, согласуйте это с бухгалтером — возможно, потребуется перепроведение документов или повторное закрытие месяца.

Контрольные точки

Контроль перед отгрузкой

Остаток товара на складе

Норма

Свободного остатка достаточно для отгрузки

Тревожный признак

Остаток меньше отгружаемого количества или отрицательный

Карточка контрагента

Норма

Заполнены ИНН, адрес, договор

Тревожный признак

Дублевые карточки, пустые реквизиты

Дата документа

Норма

Текущий открытый период

Тревожный признак

Дата в закрытом периоде или далёком прошлом

Создание расходной накладной

В 1С:Управление торговлей перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Товары (накладная)». В конфигурациях с документом «Расходная накладная» он обычно находится в разделе «Склад» или «Продажи».

Быстрее всего создавать документ на основании: откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, склад и товары из заказа, а вам останется скорректировать количество при частичной отгрузке. Такой способ снижает риск ошибок ввода и сохраняет связь документов для отчётов по заказам.

Если документ создаётся вручную, заполните шапку последовательно: организация, контрагент, договор, склад. От склада зависит, с какого места хранения спишется товар; от договора — условия расчётов и валюта. В типовых конфигурациях после выбора контрагента договор подставляется автоматически, если он один.

Заполнение табличной части с товарами

Добавьте товары кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка «Подбор» открывает форму с остатками и ценами, где удобно выбирать несколько позиций. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически.

Обратите внимание на колонку «Характеристика» и «Серия», если они используются. При включённом учёте по характеристикам (размер, цвет) или по сериям (сроки годности, партии) эти поля обязательны — без них документ не проведётся либо спишет не ту партию. В фарме и пищевом учёте серия определяет, какая партия уйдёт по FEFO.

Цены могут подставляться из соглашения с клиентом или вида цен, указанного в документе. Если цена встала нулевой или отличается от ожидаемой, проверьте, действует ли прайс на дату документа. Ручное изменение цены допустимо, но в некоторых компаниях оно заблокировано правами — тогда цену меняет менеджер с соответствующими полномочиями или фиксируется скидка отдельной строкой.

1. 1
   Создайте документ вручную или на основании заказа покупателя
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад в шапке
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», укажите количество, характеристики и серии
4. 4
   Проверьте цены, скидки и ставки НДС в каждой строке
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
6. 6
   Проверьте движения документа и остатки по отчёту

Проведение и контроль движений документа

Нажмите кнопку «Провести» (или «Провести и закрыть»). Если появилось сообщение об ошибке — например, «Не хватает остатка товара» — документ не проведён: прочитайте текст сообщения, в нём указаны позиция и недостающее количество. Исправьте количество, выберите другой склад или сначала оприходуйте товар.

После успешного проведения откройте движения документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» (в УТ/ERP) или «Дт/Кт» (в Бухгалтерии). Здесь видно, какие регистры затронул документ. Типовой набор: списание с регистра остатков товаров, формирование выручки и задолженности покупателя, списание себестоимости. В бухгалтерском учёте формируются проводки вида Дт 62 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 — Кт 41 (себестоимость).

Если проводка по себестоимости отсутствует или сумма равна нулю, скорее всего, товар списывается с пустой партии или закрытие месяца ещё не выполнялось. В УТ и ERP точная себестоимость рассчитывается регламентным заданием «Расчёт себестоимости» при закрытии месяца, а в момент проведения используется предварительная оценка — это норма, а не ошибка.

Полезная привычка — сразу после проведения крупной отгрузки открывать отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по складу. Если остаток по отгруженной позиции ушёл в минус, значит, в учёте уже были расхождения, и лучше разобраться с ними сразу, а не при инвентаризации.

Печать накладной и оформление УПД

Для выдачи документов покупателю используйте кнопку «Печать» в документе. Доступные формы зависят от конфигурации: товарная накладная ТОРГ-12, расходная накладная (внутренняя форма), счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД). Если организация работает с УПД, выберите соответствующий статус документа — тогда один документ заменяет накладную и счёт-фактуру.

При обмене электронными документами (ЭДО) накладная отправляется контрагенту напрямую из 1С через кнопку «ЭДО». Убедитесь, что с контрагентом настроен обмен и у документа корректный формат. Электронный УПД юридически равнозначен бумажному, и печатать его не обязательно.

Если в печатной форме не хватает данных — например, не выводится Грузополучатель или номер договора — проверьте заполнение полей «Грузоотправитель», «Грузополучатель» и договора в документе. Большинство проблем с печатью вызвано незаполненными реквизитами, а не ошибкой макета.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатков. Причины: товар ещё не оприходован, приход оформлен на другой склад, остаток зарезервирован под другой заказ или в учёте уже есть минус. Проверьте отчёт по остаткам с детализацией до склада и резервов, затем либо оформите недостающий приход, либо измените склад в накладной.

Вторая группа ошибок — неверная себестоимость или её отсутствие. Это происходит, когда товар списывается раньше даты прихода (отгрузка проведена задним числом до поступления) или нарушена последовательность документов. Решение — восстановить последовательность перепроведением и выполнить закрытие месяца заново.

Третья типичная ситуация — дубли отгрузки: по одному заказу создано две накладных. Признак — заказ «закрыт» по количеству, но остатки на складе занижены. Найдите дубль через отчёт по заказу, отмените проведение лишней накладной и пометьте её на удаление. Пометка удаления проведённого документа без отмены проведения невозможна — сначала сделайте «Отмена проведения».

Корректировка и отмена отгрузки

Если покупатель вернул часть товара или в накладной обнаружилась ошибка после подписания документов, используйте документ «Корректировка реализации», созданный на основании исходной накладной. Он изменяет количество или цены по согласованию сторон и формирует корректировочный счёт-фактуру. Прямое редактирование исходного документа в закрытом периоде делать нельзя.

Полный отказ от отгрузки оформляется возвратом товаров от покупателя (документ «Возврат товаров от покупателя») — он вернёт товар на склад и скорректирует задолженность. В пределах текущего незакрытого периода, когда документы ещё не переданы контрагенту, допустимо просто отменить проведение накладной и пометить её на удаление.

После любой корректировки проверьте взаиморасчёты с покупателем (отчёт «Задолженность клиентов» или оборотно-сальдовая по счёту 62) и остатки склада. Сумма долга и складские остатки должны соответствовать новым условиям отгрузки.

FAQ: частые вопросы по расходным накладным

Почему документ не проводится с сообщением о нехватке товара, хотя на складе он есть?

Чаще всего остаток зарезервирован под другие заказы или числится на другом складе. Откройте отчёт по остаткам с колонками «В наличии», «Резерв», «Доступно» — проводиться может только свободный остаток. Снимите лишний резерв в заказе или измените склад в накладной.

Можно ли провести накладную в минус, если товар физически отгружен, а приход ещё не оформили?

Технически это зависит от настроек контроля остатков, но делать так не следует. Отрицательный остаток искажает себестоимость: списание пройдёт по нулевой или некорректной цене. Правильный порядок — сначала оформить поступление, затем отгрузку.

Чем расходная накладная отличается от документа «Списание товаров»?

Накладная (реализация) оформляет продажу: формирует выручку, НДС и задолженность покупателя. Списание используется для внутреннего выбытия — порча, недостача, собственные нужды — и не создаёт задолженности контрагента, а относит стоимость на счета затрат или прочих расходов.

Как изменить проведённую накладную текущего периода?

Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — распроводить отдельно не обязательно, программа перезапишет движения. Если по накладной уже создан счёт-фактура или отправлен УПД по ЭДО, сначала оцените, нужно ли перевыставлять электронный документ контрагенту.

Почему в проводках нет суммы себестоимости сразу после проведения?

В УТ и ERP себестоимость окончательно рассчитывается при закрытии месяца регламентной операцией, а при проведении используется предварительная оценка. Если себестоимость нулевая даже после закрытия месяца — проверьте, была ли у товара партия поступления с ненулевой стоимостью.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и в табличной части уменьшите количество до фактически отгружаемого. Заказ останется частично закрытым, и по нему можно будет создать следующую накладную на остаток — программа подставит только неотгруженное количество.