Как провести продажу в 1С УНФ

Продажа в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) оформляется цепочкой документов: счёт на оплату, заказ покупателя, расходная накладная и при необходимости акт выполненных работ. Какие документы нужны именно вам, зависит от схемы работы: продаёте ли вы товар со склада, оказываете услуги или работаете по предоплате. Ниже разобраны все основные сценарии с точными действиями.

Перед первой продажей убедитесь, что заполнены базовые данные: карточка вашей организации, номенклатура с ценами, карточки контрагентов и договоры. Если эти справочники пусты, документы придётся заполнять вручную, а отчёты по продажам и себестоимости будут неточными.

Подготовка: что настроить перед первой продажей

Откройте справочник номенклатуры (раздел «Номенклатура» или «Закупки» → «Номенклатура» в зависимости от версии) и проверьте карточки товаров: указаны ли единицы измерения, цены продажи и ставка НДС. Цена подставится в документ автоматически, если задан вид цен по умолчанию.

Проверьте настройки учётной политики организации: раздел «Компания» → «Организации», вкладка с учётной политикой. Там задаётся система налогообложения, порядок учёта НДС и способ оценки запасов. От этих настроек зависит, какие суммы и проводки сформирует документ продажи.

Если планируете резервировать товар под заказы, включите соответствующую опцию в настройках: «Настройки» → «Продажи» → «Резервирование запасов». Без этой опции заказ покупателя не будет удерживать товар на складе.

Оформление заказа покупателя

Заказ покупателя фиксирует договорённость о продаже: что, кому, по какой цене и в какой срок вы поставите. Он не списывает товар и не создаёт задолженность — это плановый документ. Создать его можно в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать».

Заполните поля: покупатель (контрагент), договор, организация-продавец, склад отгрузки. В табличной части добавьте номенклатуру, количество и проверьте цены. Если включено резервирование, в колонке «Резерв» укажите количество для резерва — этот товар станет недоступен для других продаж.

Проведите документ. После этого в отчёте «Заказы покупателей» появится новая строка, а менеджер сможет контролировать сроки отгрузки. Если печатаете заказ для клиента, используйте кнопку «Печать» — доступны формы заказа и спецификации.

Когда заказ не нужен

Если вы продаёте сразу, без этапа согласования (например, розничная или разовая оптовая отгрузка), заказ можно пропустить и сразу оформить расходную накладную. Заказ обязателен только тогда, когда вы хотите видеть план продаж, резервировать товар или контролировать незакрытые обязательства перед клиентами.

Выставление счёта на оплату

Счёт на оплату удобно создавать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Программа перенесёт покупателя, товары и суммы автоматически — останется проверить банковские реквизиты вашей организации.

Проверьте в счёте срок оплаты и при необходимости текст условий. Счёт можно распечатать или отправить клиенту по email прямо из программы кнопкой «Отправить». После оплаты счёт закрывается документом поступления денег — в списке счетов видно, какие из них оплачены, а какие просрочены.

1. 1
   Создайте заказ покупателя или сразу счёт на оплату в разделе «Продажи»
2. 2
   Проверьте контрагента, договор, цены и ставку НДС
3. 3
   Отправьте счёт покупателю и дождитесь оплаты
4. 4
   Введите «Поступление денег» на основании счёта
5. 5
   Оформите расходную накладную при отгрузке товара
6. 6
   Проверьте закрытие задолженности в отчёте «Расчёты с покупателями»

Расходная накладная: отгрузка товара

Расходная накладная — главный документ продажи: именно она списывает товар со склада, формирует выручку и задолженность покупателя. Создать её можно из раздела «Продажи» → «Счета, акты, накладные» → «Создать» → «Расходная накладная» или на основании заказа покупателя.

Заполните покупателя, договор, склад и добавьте товары. Если накладная создана на основании заказа, табличная часть заполнится автоматически, а резерв при проведении снимется. Проверьте цены, количество и итоговую сумму до проведения — после проведения документ попадёт в учёт.

При проведении программа спишет себестоимость товара по методу, заданному в учётной политике (обычно ФИФО или средняя). Если товара на складе не хватает, УНФ либо запретит проведение, либо проведёт документ в минус — это зависит от настройки «Контроль остатков» в параметрах учёта. Работа в минус искажает себестоимость, поэтому лучше включить контроль.

Продажа услуг: акт выполненных работ

Для услуг вместо накладной используется документ «Акт выполненных работ» (тот же раздел «Продажи»). Отличие в том, что акт не списывает запасы со склада, а только формирует выручку и задолженность. В табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга» — программа не потребует склад.

Если в одной сделке есть и товары, и услуги, оформите два документа: накладную и акт, либо используйте расходную накладную с операцией, допускающей услуги, если это предусмотрено вашей версией УНФ.

Регистрация оплаты от покупателя

Когда деньги пришли, оформите документ «Поступление денег» (раздел «Деньги»). Самый надёжный способ — создать его на основании счёта или накладной: тогда программа сразу зачтёт оплату по нужному документу и закроет задолженность.

Если деньги загружаются из банковской выписки (обмен с клиент-банком), УНФ создаст поступления автоматически. Проверьте, что в документе правильно указан контрагент и документ расчётов — иначе оплата повиснет как аванс, а накладная останется неоплаченной в отчётах.

Зачёт авансов в УНФ выполняется автоматически при проведении накладной, если у покупателя есть незакрытая предоплата по договору. Проверить результат можно в отчёте «Расчёты с покупателями» или «Дебиторская задолженность».

Контрольные точки

Как проверить результат продажи

Отчёт «Остатки запасов»

Норма

Количество товара уменьшилось на отгруженное, остатки неотрицательные

Тревожный признак

Товар не списался или появились минусовые остатки

Отчёт «Дебиторская задолженность»

Норма

После оплаты долг покупателя закрыт полностью

Тревожный признак

Долг висит, хотя деньги пришли — оплата не зачтена по документу

Отчёт «Валовая прибыль»

Норма

По продаже видна выручка и корректная себестоимость

Тревожный признак

Себестоимость нулевая или явно искажена — были продажи в минус

Печать и отправка документов

Из любой накладной или акта доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, счёт-фактура, акт, УПД (универсальный передаточный документ). Нажмите «Печать» в документе и выберите нужную форму. УПД удобен тем, что заменяет накладную и счёт-фактуру одним документом.

Если работаете с электронным документооборотом, настройте обмен ЭДО в разделе администрирования — тогда УПД можно отправить контрагенту напрямую из программы и получить подтверждение о приёме. Это сокращает время на согласование и хранение бумажных оригиналов.

Частые вопросы по оформлению продаж в УНФ

Можно ли оформить продажу без заказа покупателя?

Да. Заказ — необязательный этап. Для разовой отгрузки достаточно создать расходную накладную напрямую в разделе «Продажи» и при оплате ввести поступление денег. Заказ нужен только для планирования, резервирования и контроля незакрытых обязательств.

Как оформить продажу с частичной предоплатой?

Сначала зарегистрируйте поступление денег с видом операции «Оплата от покупателя» — сумма станет авансом по договору. Затем проведите расходную накладную: при проведении программа автоматически зачтёт аванс, а остаток суммы останется задолженностью покупателя. Проверьте результат в отчёте «Расчёты с покупателями».

Почему накладная не проводится из-за нехватки товара?

Включён контроль остатков, а на указанном складе недостаточно запасов. Проверьте отчёт «Остатки запасов»: возможно, поставка не оприходована, товар зарезервирован под другой заказ или в документе указан неверный склад. Устраните причину, а не отключайте контроль.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если документ ещё не закрыт оплатой и отчётностью, откройте его, внесите изменения и перепроведите. Если по накладной уже прошли оплаты или она попала в сданную отчётность, корректнее оформить документ «Корректировка реализации» или возврат, чтобы сохранить историю изменений.

Чем акт отличается от расходной накладной в учёте?

Накладная списывает товар со склада и уменьшает запасы, акт — нет. Оба документа формируют выручку и задолженность покупателя. Для услуг всегда используйте акт, для товаров — накладную, иначе складской учёт перестанет сходиться.

Как проверить, что продажа полностью закрыта?

Откройте отчёт «Расчёты с покупателями» с отбором по контрагенту: по документу не должно быть остатка долга. Дополнительно сверьте «Остатки запасов» — отгруженный товар должен быть списан, а в отчёте «Валовая прибыль» по сделке должна отражаться корректная себестоимость.