Как передать товар на хранение в 1С

Передача товара на хранение — это операция, при которой право собственности на товар остаётся у вашей организации, а физическое хранение осуществляет сторонняя компания (или ваш склад в другой организации холдинга). В 1С такая операция оформляется отдельным документом, и важно не перепутать её с обычной реализацией: при хранении продажи не происходит, НДС не начисляется, а товар продолжает числиться на вашем балансе.

Типовые конфигурации — «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP» — поддерживают схему ответственного хранения штатно. В статье разобрано, как настроить договор, каким документом передать товар, как проверить остатки и как принять товар обратно.

Что такое передача на хранение и когда она применяется

Передача на ответственное хранение используется, когда вы отдаёте товар логистическому оператору, складу временного хранения или контрагенту, который обязан хранить его и вернуть по первому требованию. Типовые случаи: аренда места на распределительном центре маркетплейса до момента продажи, сезонное размещение излишков, хранение товара до монтажа у заказчика.

Ключевое отличие от реализации: отсутствует переход права собственности. Поэтому документ передачи на хранение не формирует выручку и не создаёт обязательств по НДС с отгрузки. Если вы оформите такую операцию обычной реализацией, получите завышенную выручку, лишний налог и проблемы при сверке с контрагентом.

Обратная ситуация — когда вы сами принимаете товар поставщика на хранение — оформляется зеркально, документом поступления на хранение, и товар учитывается за балансом. Не смешивайте эти два сценария в одном договоре.

Подготовка: договор, склад и настройки

До первой передачи проверьте три вещи. Во-первых, в карточке договора с контрагентом должен быть выбран корректный тип: в УТ 11 и КА 2 для хранителя используется договор поставки или специальный вид договора «С хранителем» (в зависимости от релиза). Во-вторых, создайте отдельный склад (или ордерный склад) с типом, отражающим хранение у контрагента, — это упростит аналитику остатков. В-третьих, убедитесь, что у вас есть права на создание документов передачи товаров.

Если в вашей конфигурации документ «Передача товаров на хранение» отсутствует (например, в «1С:Бухгалтерии» без торгового блока), операцию оформляют документом «Перемещение товаров» на склад хранителя. Это рабочая альтернатива: товар остаётся в учёте, но перемещается на выделенный склад, связанный с контрагентом.

Как оформить передачу товара на хранение

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации 2» откройте раздел «Склад и доставка» (или «Закупки» / «Продажи» в зависимости от релиза) и найдите журнал «Передачи товаров на хранение». Создайте новый документ, заполните шапку и табличную часть, затем проведите документ.

1. 1
   Откройте журнал «Передачи товаров на хранение» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию-владельца товара и контрагента-хранителя.
3. 3
   Выберите договор с корректным типом хозяйственной операции.
4. 4
   Укажите склад отгрузки (ваш склад) и склад хранения (склад хранителя).
5. 5
   Заполните табличную часть: номенклатура, количество, серии при необходимости.
6. 6
   Проверьте цены учёта — они нужны для оценки стоимости переданного товара, а не для продажи.
7. 7
   Проведите документ и распечатайте акт передачи для хранителя.
8. 8
   Сверьте движения документа: товар должен уйти с вашего склада и появиться на складе хранения.

Если используется ордерная схема склада, после передачи оформляется расходный ордер на товары — без него складской учёт не закроется, и остатки по регистрам «к отгрузке» зависнут. Проверьте это сразу после проведения документа.

Для старой схемы через перемещение (например, в «1С:Бухгалтерии»): создайте документ «Перемещение товаров», укажите склад-отправитель и склад хранителя, заполните табличную часть и проведите. Договор с хранителем в этом случае фиксируется только в первичных документах (акт приёма-передачи), а не в системе.

Бухгалтерский и налоговый учёт операции

При передаче на хранение товар остаётся вашей собственностью, поэтому в бухгалтерском учёте чаще всего делается внутренняя запись по счёту 41 с аналитикой по складам: дебет 41 (склад хранителя) — кредит 41 (ваш склад). Стоимость товара не меняется, финансового результата нет.

НДС при передаче на хранение не начисляется, поскольку реализации нет. Счёт-фактура на передачу не выставляется; хранителю передаётся товаросопроводительный документ (например, ТОРГ-12 или акт приёма-передачи на хранение) без выделения НДС к уплате. Услуги хранителя за хранение — это уже отдельная операция: он выставляет вам акт и счёт-фактуру на услуги, и вы принимаете входной НДС в обычном порядке.

Как проверить результат и контролировать остатки

После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и установите отбор по складу хранителя. Переданное количество должно отображаться там в полном объёме. Параллельно на вашем основном складе остаток должен уменьшиться на то же количество.

Периодически сверяйте данные 1С с отчётами хранителя. Расхождения возникают из-за недостач, пересортицы или неоформленных возвратов. Для сверки удобно выгружать остатки по складу хранения в табличный документ и сопоставлять с файлом хранителя по артикулам или штрихкодам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе хранителя

Норма

Количество равно переданному по документу

Тревожный признак

Остаток пустой или отличается — документ не проведён или не оформлен ордер

Движения документа

Норма

Списание с вашего склада, приход на склад хранения, без счёта 90

Тревожный признак

Есть проводки по продажам или счёт-фактура

Отчёт хранителя

Норма

Количество совпадает с учётом в 1С

Тревожный признак

Расхождения — нужна инвентаризация и акт расхождений

Возврат товара с хранения и типичные ошибки

Когда товар нужно забрать, оформляется документ «Поступление товаров с хранения» (в УТ 11 / КА 2) — он может создаваться на основании передачи, что автоматически подтянет номенклатуру и количество. При частичном возврате укажите только возвращаемое количество; остаток продолжит числиться на складе хранителя.

Если товар со склада хранения продаётся напрямую конечному покупателю (типично для схем с маркетплейсами), оформляется обычная реализация, но со склада хранителя. Именно в этот момент возникает выручка и обязанность по НДС.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Передача товаров на хранение»

Правильный штатный способ в УТ 11, КА 2, ERP. Полная аналитика, корректные проводки, основание для возврата. Требует настроенного договора и склада хранителя.

Перемещение товаров на склад хранителя

Подходит для «1С:Бухгалтерии» и упрощённых схем. Просто, но нет связи с договором хранения и документами возврата — контроль ведётся вручную.

Передача на комиссию

НЕ подходит для чистого хранения: комиссия предполагает дальнейшую продажу товара комиссионером. Используйте только если хранитель одновременно продаёт товар от своего имени.

FAQ

Чем передача на хранение отличается от передачи на комиссию в 1С?

При хранении контрагент только хранит товар и возвращает его по требованию. При комиссии комиссионер обязан продать товар и отчитаться о продаже. В 1С это разные типы договоров и разные документы: перепутав их, вы получите неверные проводки и отчёты по расчётам с контрагентом.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при передаче товара на хранение?

Нет. Реализации не происходит, объект обложения НДС отсутствует. Хранителю передаётся товаросопроводительный документ без НДС. Счёт-фактуру вы получите от хранителя только на его услуги хранения.

В моей конфигурации нет документа «Передача товаров на хранение». Что делать?

Используйте документ «Перемещение товаров»: создайте отдельный склад для хранителя и перемещайте товар на него. Договор хранения в этом случае подтверждается бумажным актом приёма-передачи, а контроль остатков ведите отчётом по этому складу.

Как вернуть часть товара с хранения?

Создайте документ поступления с хранения на основании передачи и отредактируйте количество в табличной части — укажите только возвращаемый объём. Остаток продолжит числиться на складе хранителя и будет доступен для следующих возвратов или продажи с этого склада.

Хранитель сообщил о недостаче. Как отразить это в 1С?

Проведите инвентаризацию по складу хранителя документом инвентаризации товаров, зафиксируйте расхождение и оформите списание недостачи. Претензию к хранителю и возмещение отразите согласно условиям договора хранения — обычно через расчёты с контрагентом.

Можно ли продать товар прямо со склада хранителя?

Да. Оформите обычный документ реализации, указав склад хранителя как склад отгрузки. Именно в этот момент возникает выручка и обязанность по НДС, а товар списывается со склада хранения.