Торговля и Склад · 10 мин
Как провести оплату сертификатом в 1С
Как оформить продажу и оплату подарочным сертификатом в 1С:Розница и УТ: настройка видов оплат, проведение чека, частичная оплата, типовые ошибки и проверка результата.
Оплата подарочным сертификатом в 1С — это две разные операции, которые часто путают: продажа самого сертификата (когда клиент его покупает) и приём сертификата как средства оплаты (когда держатель расплачивается им за товар). От того, какая из этих операций выполняется, зависят документы, проводки и налоговые последствия.
В типовых конфигурациях 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация механизм подарочных сертификатов встроен: сертификат заводится как номенклатура особого вида или как объект справочника, продаётся через кассу, а затем принимается к оплате через отдельный вид оплаты. Ниже разобран порядок настройки и проведения обеих операций, а также типичные ошибки, из-за которых сертификат «не пробивается» или зависает в учёте.
Материал ориентирован на типовые конфигурации без глубоких доработок. Если в вашей базе сертификаты реализованы через внешнюю обработку или интеграцию с процессингом, логика будет похожей, но названия кнопок и документов могут отличаться.
Принцип учёта: продажа сертификата и оплата им — разные операции
При продаже сертификата компания получает аванс от покупателя: деньги поступили, но товар ещё не отгружен. В момент, когда держатель сертификата расплачивается им за товар, происходит зачёт этого аванса. Именно поэтому в 1С операции разведены: первая оформляется продажей номенклатуры вида «Подарочный сертификат», вторая — оплатой в чеке с указанием конкретного сертификата.
Если попытаться принять сертификат «просто как скидку» или провести оплату без привязки к проданному ранее сертификату, в учёте возникнет расхождение: остаток авансов не закроется, а выручка окажется заниженной или завышенной. Поэтому ключевое условие корректной работы — сертификат должен быть продан (активирован) в той же базе 1С, где его принимают к оплате.
Настройка: что подготовить до первой оплаты
Перед тем как кассир сможет принять сертификат, в базе должны быть выполнены три настройки. Первая — создана номенклатура с типом «Подарочный сертификат»: в карточке указывается номинал (или режим произвольной суммы), срок действия и порядок нумерации. Вторая — в настройках РМК или видов оплат добавлен вид оплаты «Подарочный сертификат». Третья — касса ККМ и эквайринговый терминал, если используется, корректно подключены к рабочему месту кассира.
В 1С:Розница настройка выполняется в разделе «Настройки» → «Подарочные сертификаты» и «Настройка РМК». В Управлении торговлей оплата сертификатом чаще оформляется через документ «Реализация товаров и услуг» или «Чек ККМ» с видом оплаты «Сертификатом». Точные названия пунктов зависят от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на поиск по слову «сертификат» в панели функций.
- 1Создайте номенклатуру с типом «Подарочный сертификат», укажите номинал и срок действия
- 2Добавьте вид оплаты «Подарочный сертификат» в настройках РМК или кассы ККМ
- 3Проверьте, что серия/номер сертификата будет запрашиваться при оплате
- 4Проведите тестовую продажу сертификата и тестовую оплату им на копии базы или в тестовом режиме
- 5Убедитесь, что чек фискализируется и сертификат списывается из активных
Продажа сертификата: как активировать его в учёте
Продажа выполняется как обычная продажа товара. В РМК кассир добавляет в чек позицию «Подарочный сертификат», при необходимости вводит номер (сканирует штрихкод или вбивает вручную) и принимает оплату любым способом — наличными или картой. После пробития чека сертификат становится активным: в регистрах учёта фиксируется, что по данному номеру получена предоплата на указанную сумму.
В оптовом документе (реализация товаров и услуг) логика та же: сертификат проводится как позиция номенклатуры, оплата оформляется стандартно. Важно не продавать сертификат «мимо кассы» без фискализации — тогда он не активируется, и принять его к оплате штатно не получится.
Оплата сертификатом в розничном чеке (РМК)
Когда покупатель расплачивается сертификатом, кассир в РМК набирает товары как обычно, затем нажимает кнопку оплаты и выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат». Программа запросит номер сертификата — его сканируют или вводят вручную. 1С проверяет: существует ли сертификат, активен ли он, не истёк ли срок и хватает ли остатка номинала.
Если сумма покупки меньше номинала, поведение зависит от настроек: либо остаток «сгорает» (разница не возвращается), либо сертификат частично гасится с сохранением остатка — такой режим должен быть явно включён в настройках вида сертификата. Если сумма покупки больше номинала, разницу покупатель доплачивает наличными или картой: в чеке добавляется второй вид оплаты.
После нажатия «Оплатить» чек фискализируется, а сертификат списывается (полностью или на сумму оплаты). Признак успешной операции — чек напечатан, сертификат в отчётах больше не числится активным на списанную сумму.
Как выбрать действие в чеке
Оплата сертификатом в оптовых документах (УТ, КА)
В управленческих конфигурациях оплата сертификатом оформляется через документ продажи. В «Чеке ККМ» или «Реализации товаров и услуг» на вкладке оплаты выбирается вид оплаты «Подарочный сертификат» и указывается сам сертификат из справочника. Сумма по сертификату уменьшает задолженность покупателя по документу.
Проводки при этом формируются как зачёт аванса: сумма, полученная ранее при продаже сертификата, закрывается на выручку от реализации. Если в вашей базе сертификаты учитываются на отдельном субсчёте расчётов, проверьте корреспонденцию в проведённом документе через кнопку «Дт/Кт» — это самый быстрый способ убедиться, что зачёт прошёл правильно.
Проверка результата и сверка остатков
После проведения операций полезно сверить три вещи: остаток активных сертификатов, кассовую дисциплину и авансы покупателей. Для сертификатов в типовых конфигурациях есть отчёт по остаткам и движениям подарочных сертификатов — он показывает проданные, погашенные и просроченные номера.
Расхождение между суммой проданных и погашенных сертификатов и остатком авансов в бухгалтерском учёте — сигнал, что какая-то операция проведена вручную или мимо штатного механизма. Такие расхождения удобно искать, сопоставляя отчёт по сертификатам с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту авансов за тот же период.
Как проверить результат
Сертификат погашен полностью или на сумму оплаты, остаток корректен
Сертификат остался активным на полный номинал — оплата не списалась
Чек фискализирован, в нём виден вид оплаты «Сертификат»
Чек не пробит или оплата прошла как наличные — задвоение выручки
Сумма активных сертификатов равна непогашенным авансам
Есть расхождение — ищите ручные операции или непробитые чеки
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — вид оплаты «Подарочный сертификат» не добавлен в настройки РМК конкретного рабочего места, и кассир его просто не видит. Вторая — сертификат продан в другой базе или другом магазине без обмена данными: в текущей базе его номер не существует. Третья — просроченный сертификат: типовая 1С откажет в оплате, если срок действия истёк, и вопрос решается настройкой сроков или решением руководства, а не «обходом» программы.
Отдельный блок ограничений касается возвратов. Возврат товара, оплаченного сертификатом, обычно оформляется возвратом на новый сертификат или восстановлением остатка на старом — выдавать наличные за такой товар без необходимости не следует, это создаёт риск схем обналичивания и вопросов при проверках.
FAQ
Можно ли принять к оплате сертификат, проданный в другом магазине сети?
Да, если оба магазина работают в одной базе 1С или между базами настроен регулярный обмен данными (например, через РИБ или обмен с центральной базой). Если базы не связаны, сертификат в текущей базе не существует, и принять его штатно нельзя — потребуется настройка обмена.
Что делать, если покупатель потерял сертификат?
Если сертификат был именным или номер известен (например, по чеку продажи), можно найти его в отчёте по сертификатам и при оплате ввести номер вручную. Безномерной утерянный сертификат восстановить нельзя — это эквивалент потери наличных.
Как оформить частичную оплату: часть сертификатом, часть картой?
В РМК после набора товаров выберите оплату сертификатом и укажите сумму или погасите номинал целиком, затем добавьте второй вид оплаты — банковскую карту — на оставшуюся сумму. Чек фискализируется один раз с двумя видами оплаты.
Сгорает ли остаток, если покупка дешевле номинала сертификата?
Зависит от настройки вида сертификата. При включённом режиме частичного гашения остаток сохраняется на том же номере. Если режим выключен, разница не возвращается — об этом нужно заранее предупреждать покупателя.
Как оформить возврат товара, оплаченного сертификатом?
Через документ «Возврат товаров от покупателя» или «Чек ККМ на возврат» с тем же видом оплаты: сумма возвращается на сертификат (восстанавливается остаток) или оформляется новый сертификат на сумму возврата. Возврат наличными вместо сертификата допустим только в исключительных случаях по решению ответственного лица.
Нужна ли онлайн-касса для продажи и приёма сертификатов?
Да. Продажа сертификата — это получение предоплаты, а оплата сертификатом — расчёт за товар; обе операции подлежат фискализации. В чеке продажи указывается признак способа расчёта «предоплата», в чеке оплаты сертификатом — полный расчёт с зачётом аванса.
Что важно запомнить
Сертификат сначала продаётся через кассу (активируется как аванс), затем принимается к оплате через отдельный вид оплаты с указанием номера. Настройте вид оплаты в РМК, проверяйте статус и срок сертификата, а результат контролируйте отчётом по сертификатам и сверкой с авансами.