Торговля и Склад · 11 мин
Как провести чек в 1С:Розница: от открытия смены до закрытия кассы
Как провести чек в 1С:Розница: открытие смены, пробитие чека на РМК, возврат, закрытие смены. Частые ошибки и способы их исправления.
Проведение чека в «1С:Розница» — базовая операция кассира, но за ней стоит целая цепочка действий: открытие кассовой смены, пробитие чека на рабочем месте кассира (РМК), приём оплаты, а при необходимости — возврат и закрытие смены. Ошибка на любом этапе приводит к расхождениям в отчётах, зависшим чекам или штрафам за непробитый чек.
Ниже разобран полный цикл работы с чеком в типовой конфигурации «1С:Розница 2.3» (в редакции 3.0 логика аналогична, отличаются только названия некоторых команд). Инструкция подходит кассирам, администраторам магазинов и внедренцам, которым нужно проверить корректность работы кассы.
Перед началом убедитесь, что касса ККТ подключена и зарегистрирована в программе, у пользователя есть права кассира, а в справочниках заведены номенклатура, цены и эквайринговый терминал (если принимаете карты).
Подготовка: что должно быть настроено до первого чека
Чек не пробьётся, если в программе не заполнены базовые данные. Минимальный набор: организация с указанной системой налогообложения, магазин и склад, касса ККМ с привязкой к фискальному регистратору, номенклатура с установленными розничными ценами.
Проверьте, что фискальный регистратор подключён и определяется программой: раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → «ККТ с передачей данных». Там же выполните тест подключения. Если используется эквайринг, терминал тоже должен быть добавлен в список оборудования и привязан к эквайринговой операции в настройках магазина.
Отдельно проверьте права пользователя. Кассиру достаточно роли «Кассир», но для исправления ошибок, отложенных чеков и сторнирования потребуются расширенные права — обычно их имеет старший кассир или администратор магазина.
Открытие кассовой смены
Без открытой смены РМК не даст пробить чек — программа выдаст сообщение, что кассовая смена не открыта. Открытие выполняется из раздела «Продажи» → «Кассовые смены» либо автоматически при первом входе в РМК, если включена соответствующая настройка.
При открытии смены программа отправляет команду на ККТ, печатается отчёт об открытии смены, и фискальный накопитель начинает фиксировать операции. Если в кассу нужно внести разменные деньги, оформите документ «Внесение денежных средств» — он доступен прямо из РМК по соответствующей кнопке.
Типичная ситуация: смена «висит» открытой со вчерашнего дня, потому что кассир забыл её закрыть. В этом случае сначала закройте старую смену (Z-отчёт сформируется за прошлый день), затем откройте новую. Оставлять смену открытой дольше 24 часов нельзя — фискальный накопитель автоматически её закроет, и это может вызвать расхождения в учёте.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «РМК» или «Кассовые смены»
- 2Нажмите «Открыть смену» и дождитесь печати отчёта на ККТ
- 3При необходимости внесите размен через «Внесение ДС»
- 4Проверьте, что статус смены — «Открыта», и переходите к пробитию чеков
Пробитие чека в РМК: пошагово
Основная работа идёт в интерфейсе рабочего места кассира: «Продажи» → «РМК». Экран разделён на область товаров, список позиций чека и панель оплаты. Кассир добавляет товары сканированием штрихкода, поиском по наименованию или через панель быстрых товаров.
Последовательность действий при обычной продаже:
- Отсканируйте штрихкод товара или найдите его через поиск (F3 в типовой настройке).
- При необходимости измените количество, цену (если есть права) или примените скидку.
- Нажмите кнопку оплаты: «Наличные», «Карта» или «Смешанная оплата».
- При оплате наличными введите полученную сумму — программа посчитает сдачу.
- Подтвердите пробитие — чек уйдёт на ККТ, распечатается и передастся в ОФД.
Признак успешного пробития: чек появился в журнале чеков ККМ со статусом «Пробит», фискальный регистратор распечатал бумажный чек (или сформирован электронный), а сумма отразилась в денежном ящике. Если печать не прошла, но чек в журнале есть — проверьте ленту и связь с ККТ, чек при этом считается пробитым фискально.
Кнопка «Отложить чек» полезна, когда покупатель отошёл за дополнительным товаром: чек сохраняется без пробития, кассир обслуживает следующего клиента, а затем возвращается к отложенному. Не накапливайте отложенные чеки — при закрытии смены их придётся либо пробить, либо удалить.
Виды оплаты и смешанные чеки
«1С:Розница» поддерживает несколько способов оплаты в одном чеке: наличные, банковская карта через эквайринг, подарочный сертификат, а также комбинацию этих видов. Для смешанной оплаты нажмите соответствующую кнопку, введите сумму по карте, дождитесь подтверждения от терминала, затем примите остаток наличными.
Важный момент: при оплате картой сначала проходит авторизация на эквайринговом терминале, и только потом чек фискализируется. Если терминал одобрил операцию, а чек не пробился (например, оборвалась связь с ККТ), получится «зависшая» оплата — деньги списаны, а чека нет. Такую ситуацию нужно сразу фиксировать и решать через возврат по эквайрингу либо повторное пробитие, иначе в конце дня касса не сойдётся.
Возврат и отмена чека
Возврат в день покупки
Если покупатель возвращает товар в тот же день, оформляется документ «Возврат товаров от розничного покупателя» или чек ККМ на возврат прямо из РМК: кнопка «Возврат», выбор чека-основания по номеру или штрихкоду с чека, указание возвращаемых позиций. Деньги выдаются тем же способом, которым была оплата: наличные из ящика, по карте — через терминал командой возврата.
Возврат в другой день
Если смена того дня уже закрыта, возврат оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» на основании чека ККМ, затем на его основании пробивается чек возврата. По карте возврат в другой день часто идёт через заявление покупателя и безналичный перевод — это зависит от условий договора эквайринга.
Сторнирование ошибочного чека
Если чек пробит ошибочно (неверная сумма, не та позиция) и покупатель ещё у кассы, оформите чек возврата на полную сумму и пробейте корректный чек заново. Просто «удалить» пробитый чек нельзя — он уже зафискализирован, и отменить его можно только возвратом.
Закрытие смены и проверка итогов
По окончании рабочего дня закройте смену: в РМК нажмите «Закрытие смены» или перейдите в «Продажи» → «Кассовые смены» и выполните команду закрытия. Программа сформирует Z-отчёт на фискальном регистраторе и документ «Отчёт о розничных продажах», который спишет проданные товары со склада магазина.
Перед закрытием выполните сверку итогов: сравните сумму наличных в денежном ящике с данными программы (с учётом внесений и выемок), а оборот по картам — с отчётом эквайрингового терминала. Расхождения проще найти до закрытия смены, чем разбирать задним числом.
Документ «Отчёт о розничных продажах» проверьте на предмет непроведённых строк и отрицательных остатков: если товара не хватило на складе, программа либо не проведёт документ, либо уйдёт в минус — это зависит от настроек контроля остатков.
Как проверить результат дня
Смена закрыта, Z-отчёт распечатан
Смена открыта следующим днём — нарушение сроков фискализации
Суммы совпадают с учётом внесений и выемок
Недостача или излишек без объяснения
Суммы равны
Есть оплата без чека или чек без оплаты
Все чеки переданы, очередь пуста
Накопились непереданные чеки — риск блокировки ФН
Частые проблемы и их решение
«Кассовая смена не открыта» при попытке пробить чек. Откройте смену вручную. Если программа сообщает, что смена уже открыта, но чек не пробивается — вероятно, смена открыта в программе, но закрыта на ККТ (или наоборот). Закройте смену и откройте заново.
Чек завис в статусе «Не пробит». Обычно причина — потеря связи с ККТ. Найдите чек в журнале чеков ККМ, проверьте подключение регистратора и выполните повторное пробитие из журнала. Если чек пробиться не может из-за фискальной ошибки (например, переполнение смены), оформите его аннулирование и пробейте новый.
Не проводится отчёт о розничных продажах. Чаще всего не хватает остатков на складе — проверьте, был ли оформлен приход товара и корректно ли указан склад в настройках магазина. Реже — не заполнены цены или счета учёта.
Расхождение по эквайрингу. Сверьте журнал чеков с отчётом терминала по каждой операции. Зависшие оплаты (есть на терминале, нет чека) устраняются возвратом по эквайрингу; чеки без оплаты — сторнированием и повторным пробитием с правильным видом оплаты.
Что важно запомнить
Полный цикл работы с чеком: открытие смены → пробитие чеков в РМК → сверка итогов → закрытие смены. Ошибочный чек не удаляется, а сторнируется возвратом. Контролируйте передачу чеков в ОФД и расхождения по эквайрингу ежедневно — это самые частые источники проблем.
FAQ
Можно ли пробить чек без подключённого фискального регистратора?
Нет. Без ККТ чек не будет зафискализирован, а продажа без фискального чека — нарушение закона о применении ККТ. В РМК без подключённого регистратора чек либо не пробьётся вовсе, либо зависнет в непробитых. Исключение — тестовый режим с эмулятором ККТ, который используют только для обучения и настройки.
Что делать, если кассир пробил чек дважды на одну покупку?
Оформите чек возврата на полную сумму дублирующего чека в тот же день. Возврат тем же способом оплаты: если дубль был по карте — проведите возврат через терминал, если наличными — выдайте из ящика (фактически деньги остаются, но документально операция закрывается). Зафиксируйте инцидент объяснительной кассира.
Как пробить чек с частичной оплатой картой и частично наличными?
В РМК нажмите кнопку «Смешанная оплата» (или последовательно «Карта» и «Наличные» — зависит от настройки интерфейса). Сначала введите сумму по карте и дождитесь подтверждения терминала, затем введите сумму наличных. Только после заполнения всех видов оплаты подтверждайте пробитие.
Почему чек пробит, но не ушёл в ОФД?
Чаще всего нет связи с интернетом на кассе или сбой в настройках подключения к ОФД в параметрах ККТ. Чек при этом хранится в фискальном накопителе и будет отправлен при восстановлении связи. Контролируйте срок: если чеки не передаются дольше допустимого периода, накопитель блокируется, и касса встаёт до решения проблемы.
Можно ли изменить товар или сумму в уже пробитом чеке?
Нет, фискализированный чек изменить нельзя — это защищённые данные фискального накопителя. Единственный корректный способ исправления — чек возврата на ошибочную сумму и пробитие нового чека с правильными данными. При системной ошибке в реквизитах оформляется чек коррекции.
Чем отличается чек ККМ от отчёта о розничных продажах?
Чек ККМ — фискальный документ по каждой отдельной продаже, он фиксируется на ККТ и передаётся в ОФД. Отчёт о розничных продажах — учётный документ, который программа создаёт автоматически при закрытии смены: он суммирует все чеки дня и списывает проданные товары со склада. Первый нужен для налоговой, второй — для товарного учёта.