Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать инвентаризацию материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как провести инвентаризацию материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия: документ «Инвентаризация товаров», печать ИНВ-3, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия выполняется документом «Инвентаризация товаров», который сравнивает учётные остатки на складе с фактическими данными пересчёта. Разница между ними автоматически оформляется двумя документами: излишки приходуются на счёт 10, а недостачи списываются на счёт 94 с дальнейшим решением об источнике возмещения.
Ошибки при инвентаризации — одна из частых причин расхождений между складским и бухгалтерским учётом. Если провести документ неправильно, остатки по счёту 10 исказятся, а исправить это «задним числом» бывает сложно из-за закрытых периодов. Поэтому важно понимать порядок действий до начала пересчёта.
Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание документа, ввод фактических остатков, печать унифицированных форм и отражение результатов в учёте. Инструкция подходит для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» редакции 3.0.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта
Перед созданием документа убедитесь, что все первичные документы по движению материалов введены в базу: поступления, перемещения, списания в производство, требования-накладные. Если часть документов не проведена, учётные остатки будут неверными, и инвентаризация покажет фиктивные расхождения.
Проверьте остатки по складу отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (счёт 10 с субконто по складу) или отчётом «Остатки товаров». Сверьте, что отрицательных остатков нет — они искажают результат инвентаризации и часто указывают на непроведённые поступления.
Издайте распорядительный документ (приказ руководителя по форме ИНВ-22 или в свободной форме), назначьте инвентаризационную комиссию. В 1С данные комиссии потом указываются в печатных формах ИНВ-3 и ИНВ-19.
Как создать документ «Инвентаризация товаров»
Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» (в некоторых интерфейсах документ доступен также через «Производство» → «Инвентаризация товаров»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.
В шапке укажите организацию, склад, по которому проводится пересчёт, дату инвентаризации и ответственное лицо. Поле «Склад» обязательно — остатки подтягиваются именно по выбранному складу. Если у вас один склад, он обычно подставляется автоматически.
Для заполнения табличной части нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа добавит все номенклатурные позиции с ненулевым учётным остатком и проставит количество по данным учёта в колонке «Количество учёт».
- 1Проведите все документы движения материалов и проверьте отсутствие отрицательных остатков
- 2Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе
- 4Введите фактическое количество в колонку «Количество» по результатам пересчёта
- 5Проверьте колонку «Отклонение» и проведите документ
- 6Создайте оприходование излишков и списание недостач
- 7Распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19, подпишите у комиссии
Заполнение фактических остатков и расчёт отклонений
После заполнения по остаткам колонка «Количество» (фактическое) по умолчанию равна учётному. В процессе пересчёта исправляйте её по данным комиссии: если фактически на складе 8 штук вместо учётных 10, укажите 8.
Программа автоматически рассчитает колонку «Отклонение»: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Проверьте каждую строку с отклонением до проведения документа — именно эти данные лягут в основу оприходования и списания.
Если на складе есть материалы, которых нет в учёте
Фактически найденные позиции, отсутствующие в учётных остатках, добавьте вручную кнопкой «Добавить»: выберите номенклатуру, укажите фактическое количество, учётное останется нулевым. Такая строка сформирует излишек.
Инвентаризация по части номенклатуры
Если пересчитывается не весь склад, а отдельная группа материалов, заполните документ по остаткам и удалите лишние строки, либо добавьте позиции вручную. Учтите: документ фиксирует отклонения только по внесённым строкам, остальные остатки он не трогает.
Печать унифицированных форм ИНВ-3 и ИНВ-19
Из формы документа по кнопке «Печать» доступны типовые формы: инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Организация вправе использовать унифицированные формы или разработать собственные — в последнем случае печатные формы 1С можно адаптировать или вести документы вне программы.
Перед печатью заполните сведения о комиссии и руководителе в карточке организации и в документе — эти данные подставляются в подписи форм. Опись печатается до ввода фактических данных (для заполнения вручную при пересчёте), сличительная ведомость — после внесения отклонений.
Оприходование излишков после инвентаризации
Излишки оформляются документом «Оприходование товаров» (раздел «Склад»). Удобнее всего создать его на основании инвентаризации: откройте документ инвентаризации и используйте кнопку «Создать на основании» → «Оприходование товаров». Программа перенесёт только строки с положительным отклонением.
В документе проверьте счёт учёта (для материалов — 10.01 или иной субсчёт счёта 10) и цену оприходования. Излишки приходуются по рыночной стоимости с отражением в составе прочих доходов (кредит счёта 91.01). Убедитесь, что статья прочих доходов и расходов выбрана корректно и принимается для налогового учёта.
После проведения сформируйте ОСВ по счёту 10 и убедитесь, что остаток по оприходованным позициям увеличился на количество излишков.
Списание недостач и работа со счётом 94
Недостачи оформляются документом «Списание товаров», который также создаётся на основании инвентаризации. В табличную часть попадут строки с отрицательным отклонением. В качестве счёта списания на первом этапе указывают счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дальнейшая судьба недостачи решается отдельно: в пределах норм естественной убыли её списывают на расходы (счета 20, 26, 44), сверх норм — относят на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы, если виновник не установлен. Эти операции оформляются документом «Операция, введённая вручную» или «Передача материалов в эксплуатацию» — в зависимости от ситуации.
Не оставляйте суммы «висеть» на счёте 94 после завершения инвентаризации: на отчётную дату сальдо по этому счёту должно быть закрыто, иначе у аудиторов и налоговой возникнут вопросы.
Проверка результата и закрытие периода
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 в разрезе склада и сравните остатки с данными сличительной ведомости. Они должны совпадать: учётный остаток теперь равен фактическому по каждой позиции.
Дополнительно проверьте счёт 94 (должен быть закрыт), счёт 91.01 (излишки попали в прочие доходы) и счета затрат, если недостача списана в пределах норм. Убедитесь, что налоговый учёт отразил суммы корректно — излишки облагаются налогом на прибыль как внереализационный доход.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными сличительной ведомости
Есть расхождения — значит, не все отклонения оприходованы или списаны
Нулевое после распределения недостач
Остаток «завис» — недостача не отнесена на расходы или виновных лиц
Все отклонения объяснены и оформлены документами
Есть строки с отклонениями без последующих документов
Частые вопросы по инвентаризации в 1С 8.3
Можно ли провести инвентаризацию задним числом?
Технически можно, но документы оприходования и списания изменят остатки на дату проведения. Если период уже закрыт и сдана отчётность, корректировка потребует сторнирования и пересдачи данных. Безопаснее проводить инвентаризацию текущей датой с указанием фактической даты пересчёта в печатных формах.
Почему документ не заполняется по остаткам?
Чаще всего не указан или неверно выбран склад, либо на дату документа нет проведённых движений по счёту 10. Проверьте отчёт «Остатки товаров» по этому складу: если он пуст, заполнять табличную часть нечему. Также убедитесь, что дата документа не раньше даты поступления материалов.
Как отразить пересортицу материалов?
Типового отдельного документа для пересортицы в «1С:Бухгалтерии» нет. Обычно оформляют списание недостающей позиции и оприходование излишка, а при равной стоимости и наличии решения комиссии — взаимозачёт через операцию, введённую вручную (Дт 10 одна номенклатура — Кт 10 другая). Порядок зачёта пересортицы закрепите в учётной политике.
Нужно ли инвентаризировать материалы, переданные в производство?
Материалы, списанные в производство требованием-накладной, уже не числятся на складе и в инвентаризацию товаров не попадают. Незавершённое производство инвентаризируется отдельно — по остаткам счёта 20, обычно с помощью документа «Инвентаризация НЗП».
Что делать, если после инвентаризации нашли ошибку в фактических данных?
Если документы оприходования и списания ещё не созданы — исправьте колонку «Количество» и перепроведите инвентаризацию. Если уже созданы — отмените их проведение, исправьте инвентаризацию и создайте документы заново. Исправлять руками проведённые оприходование и списание не стоит: они перестанут соответствовать инвентаризации.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С 8.3 — это цепочка из трёх документов: «Инвентаризация товаров» фиксирует отклонения, «Оприходование товаров» приходует излишки, «Списание товаров» выводит недостачу на счёт 94. Перед началом введите всю первичку, после завершения проверьте совпадение остатков со сличительной ведомостью и закройте счёт 94.