Торговля и Склад · 10 мин
Как производить списание в 1С
Как оформить списание товаров и материалов в 1С: документы, счета учёта, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание в 1С — это оформление выбытия товаров, материалов, основных средств или денежных средств с учёта по конкретной причине: порча, недостача, использование в производстве, истечение срока годности, безвозмездная передача. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) используются разные документы, но логика везде одинакова: документ списания уменьшает остатки на складе и формирует проводки по отнесению стоимости на расходы или прочие затраты.
Главная ошибка новичков — пытаться списать «вручную», корректируя остатки или делая операции без документа-основания. Такой подход ломает складской и бухгалтерский учёт: количество в регистрах перестаёт сходиться с фактическим, а при инвентаризации возникают необъяснимые расхождения. Корректное списание всегда оформляется первичным документом с указанием причины.
Ниже разобран порядок списания в наиболее распространённых конфигурациях: какие документы использовать, как настроить счета затрат, как проверить результат и что делать в нестандартных ситуациях.
Какие документы используются для списания
Выбор документа зависит от конфигурации и причины списания. В 1С:Бухгалтерии 8.3 материалы на производство списывают документом «Требование-накладная» (раздел «Склад»), а товары при порче или недостаче — документом «Списание товаров». В Управлении торговлей 11 и ERP основной документ — «Списание товаров» (или «Порча товаров» в новых версиях) в разделе «Склад и доставка».
Для списания основных средств в бухгалтерской конфигурации служит документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»), а для списания дебиторской задолженности — «Списание задолженности» (раздел «Покупки» или «Продажи»). Каждый из этих документов имеет собственную логику проводок, поэтому подменять один документ другим нельзя.
Списание товаров в Управлении торговле и ERP
В УТ 11 и КА 2 откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, порчи товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и причину списания. В табличную часть добавьте номенклатуру: вручную, по подбору или через кнопку «Заполнить» → «По результатам инвентаризации», если списание оформляется по итогам пересчёта.
Обратите внимание на поле «Приходный ордер» и статусы: если на складе включён ордерный документооборот, списание потребует оформления расходного ордера, иначе фактического выбытия с места хранения не произойдёт. После заполнения проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или отчётом «Движения документа».
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания, порчи товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и причину списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
- 4Проверьте статью расходов и аналитику в настройках документа
- 5Проведите документ и откройте движения для контроля проводок
- 6При ордерном складе оформите расходный ордер на товары
Списание материалов и товаров в 1С:Бухгалтерии
Требование-накладная для материалов
Если материалы передаются в производство или на хозяйственные нужды, используйте «Требование-накладную» (раздел «Склад» → «Требования-накладные»). На вкладке «Материалы» укажите номенклатуру и количество, на вкладке «Счёт затрат» — счёт списания (например, 20, 25, 26 или 44) и аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От правильности этих полей зависит, куда попадёт стоимость в себестоимости и налоговом учёте.
Списание товаров при порче и недостаче
Документ «Списание товаров» (раздел «Склад») применяется, когда товар выбывает без передачи в производство: испорчен, просрочен, выявлена недостача. В шапке укажите склад, в табличной части — товары, а в поле «Счёт списания» — счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», если вопрос о виновнике ещё не решён, либо 91.02, если потери признаны прочими расходами. Списание на 94 счёт требует последующего документа, закрывающего недостачу на виновное лицо или на расходы.
Настройка счетов учёта и аналитики
Корректность проводок определяется настройками счетов учёта номенклатуры. В 1С:Бухгалтерии они задаются в карточке номенклатуры по ссылке «Счета учёта» или в регистре «Счета учёта номенклатуры» (можно настроить для группы, склада или всей номенклатуры сразу). Если счёт не заполнен, программа либо не проведёт документ, либо подставит значение по умолчанию, которое может не соответствовать вашей учётной политике.
В УТ 11 финансовый результат списания определяется статьёй расходов и аналитикой в документе: там указывают, на какое подразделение и по какой статье отнести потери. Проверьте, что статья расходов имеет правильный вариант распределения и тип аналитики — от этого зависит попадание сумм в управленческую отчётность.
Проверка результата списания
После проведения документа убедитесь в трёх вещах. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Отчёты» → «Движения документа» в УТ) и проверьте, что проводки соответствуют ожиданиям: кредит 10 или 41 счёта, дебет счёта затрат или 94. Во-вторых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта товаров или складской отчёт «Остатки товаров на складах» — остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество.
В-третьих, проверьте, что не образовались отрицательные остатки. Если в момент списания товара на складе не хватало, документ либо не проведётся (при запрете отрицательных остатков), либо создаст минус, который исказит себестоимость. Отрицательные остатки ищут отчётом «Контроль отрицательных остатков» или ОСВ с детализацией по складам.
Как проверить результат
Кредит 41/10, дебет счёта затрат или 94, суммы совпадают с ожидаемыми
Проводок нет, счёт пустой или списание ушло не на ту аналитику
Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет
Отрицательный остаток по номенклатуре
Сумма списания соответствует методу оценки запасов
Сумма нулевая или явно не соответствует цене приобретения
Типичные ошибки при списании
Самая частая проблема — списание «задним числом» без учёта последующих документов. Если после даты списания уже были отгрузки, восстановление последовательности или пересчёт себестоимости может изменить суммы целого периода. Перед ретроспективным списанием сделайте архивную копию базы и оцените, какие документы придётся перепровести.
Вторая ошибка — списание недостачи сразу на расходы без счёта 94, когда виновное лицо известно. В этом случае теряется возможность взыскать ущерб с сотрудника, а в налоговом учёте расходы могут быть оспорены. Третья группа ошибок — неверная аналитика затрат: списание на неправильное подразделение или статью искажает себестоимость и управленческие отчёты, и исправляется только корректирующими документами.
Отдельные сценарии: ОС, задолженность, тара
Списание основных средств в 1С:Бухгалтерии оформляется документом «Списание ОС»: укажите объект, причину (износ, поломка, хищение) и счёт списания. Программа автоматически спишет первоначальную стоимость и накопленную амортизацию, а остаточную стоимость отнесёт на прочие расходы. Если по объекту есть остатки материалов от разборки, их оприходуют отдельным документом.
Безнадёжную дебиторскую задолженность списывают документом «Списание задолженности» с выбором типа задолженности и счёта: за счёт резерва по сомнительным долгам (63) или на прочие расходы (91.02). В налоговом учёте проверьте соблюдение сроков исковой давности и наличие подтверждающих документов — без них расход не принимается.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённое списание?
Да, если период ещё не закрыт: отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если месяц закрыт и отчётность сдана, вместо удаления оформляют корректировку или сторнирующий документ текущей датой, чтобы не менять данные прошлых периодов.
Почему документ списания не проводится?
Чаще всего причины: не заполнены счета учёта номенклатуры, включён запрет отрицательных остатков и товара не хватает на складе, либо дата документа попадает в закрытый период (установлена дата запрета изменения данных). Текст ошибки при проведении подскажет конкретную причину.
Как списать товар по результатам инвентаризации?
Сначала оформите документ «Инвентаризационная опись» (или «Пересчёт товаров» в УТ), зафиксируйте фактические остатки. Затем на основании инвентаризации создайте «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически выявленными недостачами.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании?
Зависит от причины. При списании на производство НДС не восстанавливается. При порче, недостаче и безвозмездной передаче вопрос спорный: безопасный вариант — восстановить ранее принятый к вычету НДС, поскольку налоговые органы нередко на этом настаивают. Решение принимайте с учётом учётной политики и готовности отстаивать позицию.
Чем списание отличается от перемещения и возврата поставщику?
При списании товар выбывает из организации безвозвратно и его стоимость уходит в расходы. Перемещение лишь меняет склад хранения, а возврат поставщику уменьшает задолженность или возвращает деньги — стоимость в расходы не относится. Выбор неверного документа искажает и складские остатки, и финансовый результат.
Что важно запомнить
Списание всегда оформляется отдельным документом с указанием причины, склада и счёта затрат. Проверяйте счета учёта номенклатуры, остатки после проведения и проводки документа. Недостачи сначала относите на счёт 94, а ретроспективные списания выполняйте только после архивной копии и с перепроведением последующих документов.