Торговля и Склад · 10 мин
Как продавать в 1С Управление торговлей
Как оформить продажу в 1С Управление торговлей: заказ клиента, реализация товаров, оплата, скидки, возвраты. Пошаговая инструкция и разбор типичных ошибок.
Продажа в 1С:Управление торговлей строится вокруг цепочки документов: заказ клиента, реализация товаров и услуг, приходный кассовый ордер или оплата платёжной картой, при необходимости — счёт на оплату и возврат. Понимание этой цепочки важнее запоминания кнопок: программа контролирует остатки, резервы, взаиморасчёты и скидки именно через связанные документы, а не через разрозненные записи.
Базовый сценарий выглядит так: менеджер оформляет заказ клиента, на его основании создаёт реализацию, а кассир принимает оплату. В упрощённом режиме, например при розничной продаже без отсрочки, допустимо сразу проводить документ «Реализация товаров и услуг» без заказа. Какой вариант использовать, определяется настройками раздела «Продажи» и характером сделки — оптовой, розничной, с отсрочкой платежа или с предоплатой.
Перед началом работы убедитесь, что заполнены справочники: номенклатура с ценами, контрагенты, соглашения с клиентами, склады и организация. Ошибки в исходных данных — основная причина того, что продажа «не проводится» или уходит по неверной цене.
Подготовка: настройки и справочники перед первой продажей
Откройте раздел «НСИ и администрирование» и проверьте, что включены нужные функциональные опции: заказы клиентов, соглашения с клиентами, скидки и наценки, несколько складов — если они используются. Без включённой опции соответствующие документы просто не появятся в интерфейсе, и пользователи начнут искать «пропавший» функционал.
В справочнике «Номенклатура» у каждой позиции должен быть указан вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Цены задаются документом «Установка цен номенклатуры» по видам цен — оптовая, розничная, партнёрская. Если цена не установлена, в заказе строка останется с нулевой суммой, и менеджер может провести продажу в убыток.
Для постоянных покупателей заведите соглашение с клиентом: в нём фиксируются валюта, вид цен, условия оплаты и склад. При выборе контрагента в заказе соглашение подставится автоматически и избавит менеджера от ручного заполнения полей.
Оформление заказа клиента
Документ «Заказ клиента» находится в разделе «Продажи». Создайте новый документ, выберите клиента — соглашение, валюта и вид цен подставятся автоматически. Затем добавьте товары через кнопку «Подобрать товары» или ввод по штрихкоду, артикулу, наименованию.
В табличной части укажите количество и при необходимости скорректируйте цену или скидку в пределах своих полномочий. Поле «Вариант обеспечения» определяет судьбу товара: «Отгрузить» — для немедленной продажи со склада, «Резервировать» — товар закрепляется за клиентом и становится недоступен другим заказам, «К обеспечению» — если товара нет и его нужно заказать поставщику.
Проведённый заказ с резервом уменьшает свободный остаток, но не списывает товар со склада и не создаёт задолженность. Это принципиально: заказ — обещание продать, а не факт продажи. Статус заказа («К отгрузке», «Ожидается оплата») помогает менеджерам отслеживать этап сделки.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и создайте документ
- 2Выберите клиента и проверьте подставившееся соглашение
- 3Добавьте товары через подбор или по штрихкоду, укажите количество
- 4Установите вариант обеспечения: отгрузить, резервировать или к обеспечению
- 5Проверьте итоговую сумму, скидки и НДС
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте счёт на оплату
Отгрузка: реализация товаров и услуг
Документ «Реализация товаров и услуг» — ключевой: именно он списывает товар со склада, формирует выручку и задолженность покупателя. Создавать его удобнее всего на основании заказа клиента — тогда вся табличная часть переносится автоматически, а программа связывает документы и контролирует, чтобы не отгрузить больше заказанного.
При продаже без заказа создайте реализацию напрямую из раздела «Продажи». Укажите клиента, склад и товары. Обратите внимание на дату документа: от неё зависят применяемые цены, курс валюты и период отражения выручки в отчётах.
При проведении программа проверяет наличие товара на складе. Если остатков не хватает, а контроль остатков включён, документ не проведётся с сообщением о нехватке конкретных позиций. Не отключайте контроль «на время» без необходимости: отрицательные остатки искажают себестоимость и приводят к неверным данным в отчётах по прибыли.
Приём оплаты и контроль взаиморасчётов
Оплата от покупателя оформляется документами «Приходный кассовый ордер» (наличные), «Поступление безналичных денежных средств» (оплата на расчётный счёт) или «Оплата платёжной картой» (эквайринг). Создавайте их на основании заказа или реализации — тогда сумма и контрагент подставятся автоматически, а оплата корректно закроет задолженность.
При предоплате порядок обратный: сначала поступление денег, затем отгрузка. Программа зачтёт аванс при проведении реализации, если документы связаны с одним соглашением. Проверить состояние расчётов помогает отчёт «Взаиморасчёты с клиентами» — он показывает долг клиента, авансы и просроченную задолженность.
Для контроля дебиторки настройте в соглашении срок оплаты и используйте отчёт «Просроченная задолженность клиентов». Это позволяет менеджерам видеть, кому отгружать только по предоплате, а кому доступна отсрочка.
Как проверить результат
В отчёте «Взаиморасчёты с клиентами» долг равен нулю или соответствует условиям отсрочки
Долг «висит», хотя оплата прошла — оплата не связана с реализацией
Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Итоги совпадают с заказом и платёжными документами
Расхождения в копейках или неверная ставка НДС
Скидки, наценки и розничные продажи
Автоматические скидки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг» → «Скидки (наценки)». Можно задать скидку за объём покупки, по дисконтной карте, на группу товаров или по времени действия. При совпадении нескольких условий программа применяет правила совместного применения — суммирование, выбор максимальной или вытеснение.
Ручная скидка вводится менеджером прямо в документе, но её размер ограничивается правами пользователя: в настройках ролей задаётся максимально допустимый процент. Это защищает маржу от произвольных действий персонала.
Для розницы в конфигурации предусмотрены отчёты о розничных продажах и, при использовании РМК, рабочее место кассира: продажа оформляется чеком ККМ, а в конце смены формируется сводный отчёт. Розничные продажи списывают товар с розничного склада, на котором действует розничный вид цен.
Возвраты товаров от покупателей
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Программа подставит товары, цены продажи и партию, что обеспечит корректное восстановление остатков и себестоимости. Укажите причину возврата — она пригодится для анализа качества и работы с поставщиком.
Если оплата уже получена, на основании возврата оформляется расходный кассовый ордер или возврат безналичной оплаты. При частичном возврате скорректируйте количество только по возвращаемым позициям — остальная часть реализации остаётся действующей.
Не исправляйте исходную реализацию «задним числом» в закрытом периоде: это меняет уже сданную отчётность. Правильный путь — корректировка реализации или возврат текущей датой.
Отчёты для контроля продаж
Раздел «Продажи» содержит готовые отчёты: «Валовая прибыль», «Продажи по контрагентам», «Продажи по номенклатуре», «Динамика продаж». Они строятся по проведённым реализациям, поэтому корректность цифр напрямую зависит от дисциплины оформления документов.
Отчёт «Валовая прибыль» показывает выручку минус себестоимость. Если прибыль по позиции выглядит аномально — проверьте, не продан ли товар в минус и корректно ли рассчитана себестоимость (выполнен ли расчёт себестоимости при закрытии месяца).
Что важно запомнить
Работайте цепочкой «заказ → реализация → оплата», создавайте документы на основании друг друга, не отключайте контроль остатков и проверяйте взаиморасчёты отчётами. Корректные справочники и цены — половина успешной продажи.
Частые вопросы о продажах в 1С:Управление торговлей
Можно ли продать товар без заказа клиента?
Да. Создайте документ «Реализация товаров и услуг» напрямую из раздела «Продажи». Это нормальный сценарий для быстрых продаж без резерва и отсрочки. Заказ нужен, когда требуется резервировать товар, отслеживать этапы сделки или планировать обеспечение.
Почему реализация не проводится и пишет о нехватке товара?
Наиболее частые причины: товар не оприходован на выбранный склад, остаток зарезервирован под другие заказы, либо документ поступления проведён более поздней датой, чем реализация. Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» с отбором по складу и позиции — он покажет свободный остаток.
Как продать со скидкой только одному клиенту?
Заведите для клиента индивидуальное соглашение с отдельным видом цен или настройте персональную скидку в разделе «CRM и маркетинг». Либо менеджер вводит ручную скидку в документе — в пределах процента, разрешённого его правами.
Что делать, если оплата прошла, а долг в отчёте не закрылся?
Проверьте, что документ оплаты создан на основании реализации или заказа и в нём указаны тот же контрагент и соглашение. Если оплата введена отдельно, зачтите её через механизм взаимозачёта задолженности или перепривяжите документ оплаты к реализации.
Как оформить возврат, если покупатель вернул только часть товара?
Создайте «Возврат товаров от клиента» на основании реализации и удалите из табличной части лишние строки или скорректируйте количество до фактически возвращаемого. Остальная часть продажи останется в силе, а задолженность пересчитается автоматически.
Нужно ли закрытие месяца для корректных продаж?
Сами продажи проводятся и без закрытия месяца, но себестоимость в отчётах по валовой прибыли будет предварительной. Для точных финансовых результатов выполняйте регламентные операции закрытия месяца, включая расчёт себестоимости.