Как продать товар в 1С:Предприятие — пошаговая инструкция

Продажа товара в 1С:Предприятие оформляется через последовательность документов: счёт покупателю (при необходимости), документ реализации, который списывает товар со склада и формирует задолженность, и при безналичной оплате — поступление денег на расчётный счёт или в кассу. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) названия разделов немного отличаются, но логика одинакова: документ реализации одновременно двигает складской и финансовый учёт.

Главный принцип — не создавать документы «вручную вразброс», а проводить их от счёта или заказа. Тогда программа сама подтянет номенклатуру, цены и ставки НДС, а вам останется проверить количество и дату отгрузки. Это снижает риск расхождений между остатками на складе и данными в учёте.

Ниже описан порядок действий для типовой оптовой продажи, варианты для розницы и работы с ЕГАИС/маркировкой, а также способы проверить, что продажа отражена корректно.

Что подготовить перед оформлением продажи

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Контрагент должен существовать в справочнике «Контрагенты» с заполненными ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатную накладную и УПД. Номенклатура должна быть создана с правильным видом (товар, услуга), единицей измерения и ставкой НДС.

Проверьте остатки: отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41) покажет, хватает ли товара для отгрузки. Если в учётной политике запрещены отрицательные остатки, документ реализации просто не проведётся при нехватке товара — и это правильно, сначала нужно оприходовать поступление.

Также уточните договор с покупателем: от него зависят валюта расчётов, порядок расчётов (по договору в целом или по заказам/накладным) и условия оплаты. В типовых конфигурациях договор выбирается прямо в шапке документа реализации.

Как создать счёт покупателю

Счёт на оплату не влияет на учёт — это только основание для оплаты, но с него удобно начинать цепочку. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям», в Управлении торговлей — «Продажи» → «Заказы клиентов» или «Счета на оплату» в зависимости от настроек.

Нажмите «Создать», выберите покупателя, добавьте товары в табличную часть и укажите количество. Цены подставятся из прайса (вида цен договора) или из последней продажи — проверьте их вручную, если действует специальная скидка. После записи счёт можно распечатать или отправить покупателю по электронной почте прямо из формы.

1. 1
   Создайте счёт покупателю или заказ клиента и согласуйте состав и цены
2. 2
   На основании счёта создайте документ реализации кнопкой «Создать на основании»
3. 3
   Проверьте склад, количество, цены и ставки НДС в табличной части
4. 4
   Укажите дату отгрузки, совпадающую с фактической передачей товара
5. 5
   Проведите документ и распечатайте накладную или УПД
6. 6
   Отразите оплату документом поступления денег на расчётный счёт или в кассу

Как оформить документ реализации

Основной документ продажи в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи», в Управлении торговлей — «Реализация товаров и услуг». Самый надёжный способ — создать его на основании счёта или заказа: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация». Табличная часть заполнится автоматически.

В шапке документа проверьте организацию (если их несколько), контрагента, договор и склад. В табличной части сверьте количество, цены и ставки НДС. Сумма документа пересчитывается автоматически; если цена отличается от плановой, исправьте её до проведения, а не после.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки: списание себестоимости товара (Дт 90.02 — Кт 41 в бухгалтерском учёте), отражение выручки (Дт 62 — Кт 90.01) и начисление НДС, если организация — плательщик НДС. Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» или «Показать проводки» в форме документа.

Продажа по УПД

Если покупателю нужен универсальный передаточный документ, в 1С:Бухгалтерии при создании реализации выберите вид операции «Товары (УПД)» или установите переключатель «УПД» в форме документа. В УТ статус УПД задаётся в настройках печати. УПД заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру, что сокращает документооборот.

Розничная продажа

В рознице при автоматизированной точке продажи оформляются «Чеки ККМ» в течение смены, а по её закрытии формируется «Отчёт о розничных продажах», который списывает товар с розничного склада. На неавтоматизированной точке продажи вводят сразу отчёт о розничных продажах с указанием количества по каждой позиции. Пробитие чека через фискальный регистратор обычно происходит прямо из формы чека кнопкой «Пробить чек».

Как напечатать накладную и счёт-фактуру

После проведения реализации в форме документа доступна кнопка «Печать». Типовой комплект включает товарную накладную ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), счёт-фактуру и акт при продаже услуг. Выберите нужную форму — программа заполнит её данными документа.

Если отправляете документы через оператора ЭДО (подключён сервис 1С-ЭДО или аналог), вместо печати используйте кнопку «Отправить» — документ уйдёт контрагенту в электронном виде и подпишется электронной подписью. При работе с ЭДО статусы доставки и подписания видны прямо в списке документов.

Как отразить оплату от покупателя

При безналичной оплате создайте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса»). Проще всего — на основании реализации или счёта: программа подставит контрагента, договор и сумму. Если подключена загрузка выписок из банка (клиент-банк, ДиректБанк), платёж создастся при загрузке выписки, и вам останется проверить соответствие суммы и назначения платежа.

При наличной оплате используйте «Приходный кассовый ордер» (ПКО) с видом операции «Оплата от покупателя». После проведения документа задолженность покупателя закроется. Проверить это можно по отчёту «Задолженность покупателей» или по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62.

Если покупатель внёс предоплату, поступление денег отразите до реализации тем же документом — программа учтёт его как аванс. При проведении реализации аванс зачтётся автоматически, если способ зачёта авансов в договоре настроен корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки товара

Норма

Количество на складе уменьшилось ровно на проданное, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Товар ушёл в минус или остаток не изменился — документ не проведён или выбран не тот склад

Задолженность покупателя

Норма

В отчёте по задолженности сумма соответствует реализации, после оплаты закрывается

Тревожный признак

Задолженность висит после оплаты — платёж не разнесён на документ или выбран другой договор

Проводки документа

Норма

Списана себестоимость, отражена выручка и НДС

Тревожный признак

Нет проводки по себестоимости — товар не был оприходован или не списан

Печатная форма

Норма

Данные покупателя, номер и дата документа корректны

Тревожный признак

Пустые реквизиты — не заполнены ИНН/адрес в карточке контрагента

Особые случаи: маркировка, комиссия, возврат

При продаже маркированного товара (обувь, одежда, табак, лекарства и другие группы) в табличной части реализации нужно указать коды маркировки — отсканировать их сканером штрихкодов или загрузить из файла. Без кодов документ не уйдёт по ЭДО корректно, а данные не передадутся в «Честный ЗНАК». В рознице коды сканируются при пробитии чека.

Если вы продаёте товар комитента (по договору комиссии), используется та же реализация, но с договором «С комитентом (принципалом) на продажу» — выручка и расчёты отражаются по-другому, а по итогам периода оформляется отчёт комитенту. Не проводите комиссионный товар как собственный: это исказит и складской учёт, и налоговую базу.

Возврат товара от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Документ вернёт товар на склад и уменьшит задолженность. Если покупатель — физическое лицо с чеком ККТ, в рознице оформляется чек на возврат.

Как проверить результаты продажи отчётами

После оформления продажи полезно сверить данные по нескольким отчётам. «Остатки товаров на складах» покажет уменьшение остатка. Отчёт «Продажи» (в УТ — «Валовая прибыль», в Бухгалтерии — анализ счёта 90) отразит выручку и себестоимость. «Задолженность покупателей по срокам долга» покажет, кто и когда должен оплатить.

Для налогового учёта проверьте книгу продаж: реализация с НДС должна попасть в неё после формирования записей книги продаж или проведения счёта-фактуры. Если продажи в книге нет — проверьте, проведён ли счёт-фактура и не стоит ли у документа пометка на удаление.

Частые вопросы

Можно ли продать товар, которого нет на остатках?

Технически — зависит от настроек: если контроль отрицательных остатков отключён, документ проведётся, но товар уйдёт в минус, а себестоимость рассчитается некорректно. Правильный путь — сначала оформить поступление товара (или перемещение с другого склада), а затем реализацию. Включённый контроль остатков не даст провести документ при нехватке.

Чем отличается реализация в 1С:Бухгалтерии и в Управлении торговлей?

В Бухгалтерии документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» ориентирован на бухгалтерский и налоговый учёт: проводки, НДС, книга продаж. В УТ документ «Реализация товаров и услуг» дополнительно работает с заказами, резервами, соглашениями о ценах и статусами отгрузки. Логика одинаковая: товар списывается, задолженность формируется.

Как продать услугу, а не товар?

Используется тот же документ реализации, но с видом операции «Услуги (акт)» или с добавлением в табличную часть номенклатуры с видом «Услуга». Услуга не списывается со склада — документ только отражает выручку и задолженность, а печатной формой будет акт.

Что делать, если покупатель вернул часть товара?

Создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании исходной реализации и укажите только возвращаемые позиции и количество. Документ вернёт товар на склад и скорректирует задолженность. Если покупатель уже оплатил, переплату можно вернуть документом списания с расчётного счёта или зачесть в счёт будущих отгрузок.

Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?

Если период ещё не закрыт и документы покупателю не переданы, можно отменить проведение, исправить и провести заново. Если период закрыт или накладная уже у покупателя, оформите документ «Корректировка реализации» текущей датой — он создаст корректирующий счёт-фактуру и не затронет закрытый период.

Нужен ли счёт покупателю перед реализацией?

Нет, счёт не обязателен — реализацию можно создать сразу. Но счёт (или заказ клиента в УТ) удобен как основание: документы связываются в цепочку, состав и цены подставляются автоматически, а менеджер видит, какие счета оплачены и отгружены.