Торговля и Склад · 11 мин
Как продать товар в 1С Бухгалтерии: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как оформить продажу товара в 1С Бухгалтерии: документ реализации, счет-фактура, проводки, оплата и типичные ошибки бухгалтера.
Продажа товара в 1С Бухгалтерии оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», который одновременно списывает товар со склада, начисляет выручку и НДС, а также формирует основание для счета-фактуры. От корректности этого документа зависят остатки на складе, книга продаж и данные декларации по НДС.
Типовая цепочка выглядит так: договор с покупателем → счет на оплату (необязательно) → документ реализации → счет-фактура → поступление оплаты. Каждый шаг имеет свои нюансы, и пропуск или ошибка на любом из них приводит к расхождениям в учете.
Ниже разобран полный порядок действий для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), включая проверку проводок, работу с НДС, продажу по предоплате и типичные ошибки.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
До оформления реализации проверьте, что в программе заполнены базовые справочники. Во-первых, в справочнике «Номенклатура» должна быть карточка товара с типом «Товары» и правильной ставкой НДС — от неё зависит автоматическое заполнение документа. Во-вторых, в «Контрагентах» создайте покупателя с ИНН и адресом — эти данные попадут в счет-фактуру и УПД.
Убедитесь, что в учетной политике организации (раздел «Главное» → «Учетная политика») корректно задана система налогообложения и порядок учета НДС. Если организация на общей системе, продажа облагается НДС; если на УСН — документ реализации не должен начислять налог, иначе книга продаж заполнится ошибочно.
Также проверьте, что товар оприходован на склад — документ реализации списывает товар по фактической себестоимости. Если остатков нет, при проведении программа либо выдаст ошибку (при включенном контроле остатков), либо спишет товар «в минус», и себестоимость продажи будет нулевой или искаженной.
Что проверить перед продажей
Отчет «Остатки товаров» показывает нужное количество
Остаток нулевой или отрицательный — сначала оприходуйте товар
Ставка соответствует системе налогообложения
У плательщика УСН стоит НДС 20% — налог начислится ошибочно
Договор создан с видом «С покупателем»
Договора нет — программа не даст корректно зачесть аванс
Как создать документ реализации
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». Если продаете вместе с товаром услуги, выберите вариант «Товары, услуги, комиссия». Для отгрузки с оформлением УПД подойдет тот же документ — тип печатной формы выбирается позже.
Заполните шапку документа: укажите контрагента-покупателя, договор (вид «С покупателем»), склад отгрузки и организацию, если в базе их несколько. Дата документа должна соответствовать фактической дате отгрузки — от неё зависит период отражения выручки и НДС.
В табличной части «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Счета учета (41.01 для товара, 90.02.1 для себестоимости, 90.01.1 для выручки) подставляются автоматически из настроек счетов учета номенклатуры — при необходимости их можно изменить в ссылке «Счета учета» в строке.
- 1Раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Реализация» → «Товары (накладная)»
- 2Заполните покупателя, договор, склад и дату отгрузки
- 3Добавьте товары, укажите количество, цену и ставку НДС
- 4Проверьте счета учета в строках документа
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок
- 6Нажмите «Выписать счет-фактуру» внизу документа
- 7Распечатайте накладную ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Какие проводки сформируются и как их проверить
После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» и сверьте проводки с ожидаемыми. Типовой набор для продажи собственного товара у плательщика НДС: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка на полную сумму с НДС; Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС; Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списана себестоимость товара.
Ключевой контрольный момент — сумма в проводке списания себестоимости. Она рассчитывается по методу оценки запасов, заданному в учетной политике (обычно ФИФО или по средней). Если сумма нулевая или явно занижена, значит товар списан без остатка — проверьте документы поступления и их даты: поступление, проведенное позже реализации, не участвует в расчете себестоимости.
Для организаций на УСН проводки проще: Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму продажи и Дт 90.02.1 Кт 41.01 на себестоимость, без проводки по НДС. Если у упрощенца появилась проводка Дт 90.03 Кт 68.02 — это признак ошибки в ставке НДС в документе.
Счет-фактура и УПД
После проведения реализации в нижней части документа нажмите «Выписать счет-фактуру». Программа создаст документ «Счет-фактура выданный» и автоматически присвоит ему номер. Этот документ попадет в книгу продаж и в раздел 8 декларации по НДС, поэтому важно, чтобы дата и суммы в нем совпадали с накладной.
Если покупатель просит универсальный передаточный документ, отдельный счет-фактура не обязателен: УПД совмещает накладную и счет-фактуру. В документе реализации установите переключатель печатной формы на «УПД» и распечатайте форму кнопкой «Печать». При обмене электронными документами (ЭДО) УПД отправляется контрагенту прямо из документа через встроенный сервис 1С-ЭДО.
Проверьте регистрацию счета-фактуры в книге продаж: раздел «Операции» → «Книга продаж». Строка с вашей реализацией должна появиться за период отгрузки. Если записи нет — убедитесь, что счет-фактура проведен и у организации применяется общая система налогообложения.
Отражение оплаты и зачет авансов
Оплата от покупателя оформляется документом «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке выписок из клиент-банка документ создается автоматически, программа подбирает контрагента по ИНН и договор. Вид операции — «Оплата от покупателя».
Если покупатель платил аванс до отгрузки, механизм такой: поступление аванса формирует проводку Дт 51 Кт 62.02, а при проведении реализации программа автоматически зачитывает аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01. На полученный аванс у плательщика НДС должен быть выписан авансовый счет-фактура — используйте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции».
Чтобы убедиться, что расчеты закрыты, сформируйте отчет «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» по контрагенту. После полной оплаты сальдо по покупателю должно быть нулевым. Остаток по 62.01 — это долг покупателя, по 62.02 — незакрытый аванс, под который не было отгрузки.
Особые сценарии продажи
Продажа в розницу
Розничная продажа без выставления документов покупателю оформляется иначе — через «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»). Выручка отражается на счете 90.01.1 в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 57.03 при оплате картой. Покупатель и договор в этом документе не указываются.
Продажа комиссионного товара
Товар, принятый на комиссию, учитывается на забалансовом счете 004.01 и продается документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия», где товар добавляется на закладку с передачей по договору комиссии. Выручкой признается только комиссионное вознаграждение, а не полная сумма продажи — не отражайте полную стоимость как доход, это завысит налоговую базу.
Продажа со скидкой
Скидка оформляется прямо в строке документа: укажите процент в колонке «% скидки» или скорректируйте цену вручную. Отдельного документа для скидки в момент продажи не требуется — налоговая база определяется по фактической цене реализации.
Какой документ выбрать
Как проверить результат и исправить ошибку
Итоговый контроль выполняйте тремя отчетами. «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 90 покажет выручку, себестоимость и финансовый результат за период. «Анализ счета 41» — что списалось со склада. «Книга продаж» — что НДС начислен корректно и попал в нужный квартал.
Если документ оформлен ошибочно, не редактируйте проведенную реализацию «задним числом» без необходимости, особенно в закрытом периоде. Для исправления используйте документ «Корректировка реализации» (создается кнопкой «Создать на основании» из исходной реализации) — он корректно отразит изменения в НДС через дополнительный лист книги продаж. Возврат товара от покупателя оформляется отдельным документом «Возврат товаров от покупателя».
При работе в закрытом периоде помните: изменение документов прошлого квартала, по которому сдана декларация по НДС, потребует подачи уточненной декларации. Перед правками сделайте резервную копию информационной базы.
Что важно запомнить
Продажа оформляется документом «Реализация (накладная)»: покупатель, склад, товары с НДС, проведение, счет-фактура. Контролируйте три вещи — остатки товара до отгрузки, ставку НДС по своей системе налогообложения и зачет авансов по счету 62. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировочными документами, а не правкой исходных.
Частые вопросы
Можно ли провести реализацию, если товара нет на остатке склада?
Технически программа позволит провести документ, если в настройках отключен контроль остатков, но товар спишется «в минус», а себестоимость продажи будет нулевой или рассчитается некорректно после оприходования. Правильный порядок: сначала оформить поступление товара, затем реализацию, и при необходимости перепровести документы последовательно.
Чем отличается накладная ТОРГ-12 от УПД?
ТОРГ-12 — только товаросопроводительный документ, к нему нужен отдельный счет-фактура. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счет-фактуру в одной форме со статусом «1». В 1С обе формы печатаются из одного документа реализации кнопкой «Печать».
Почему в проводках нет списания себестоимости?
Чаще всего причина в отсутствии остатка товара на дату реализации: поступление либо не оформлено, либо проведено более поздней датой. Проверьте отчет «Остатки товаров» на момент отгрузки и перепроведите реализацию после оформления поступления. Вторая возможная причина — в карточке номенклатуры выбран тип «Услуга» вместо «Товары».
Как оформить продажу, если организация на УСН?
Порядок тот же, но в документе реализации ставка НДС должна быть «Без НДС». Счет-фактура не выписывается, книга продаж не формируется. Проверьте учетную политику: если там ошибочно указана общая система, программа начислит НДС, и его придется сторнировать.
Что делать, если покупатель вернул товар?
Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»), создав его на основании исходной реализации — тогда партия и себестоимость подтянутся автоматически. У плательщика НДС возврат отражается в книге покупок на основании счета-фактуры, по которому ранее был начислен налог.
Можно ли выставить счет на оплату до отгрузки?
Да, документ «Счет на оплату покупателю» в разделе «Продажи» предназначен именно для этого. Он не формирует проводок и не влияет на учет — это только печатная форма для покупателя. На его основании затем удобно создать реализацию: все позиции и цены перенесутся автоматически.