Как пробить возвратный чек по онлайн-кассе в 1С

Возвратный чек — это кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода», который фиксирует возврат денег покупателю и передаётся в ОФД и ФНС так же, как обычный чек продажи. Ошибка при его оформлении приводит к расхождению выручки в кассе и в учёте, а иногда — к штрафам за неприменение ККТ, поэтому важно пробивать возврат именно через фискальный регистратор из 1С, а не «устно» через возврат денег из ящика.

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация, ERP) возврат пробивается на основании документа «Возврат товаров от покупателя» или «Чек ККМ на возврат». Программа сама формирует чек с корректным признаком расчёта, передаёт сумму и реквизиты на фискальный регистратор, а касса печатает чек и отправляет данные в ОФД.

Ниже разобраны оба рабочих сценария — возврат в день продажи и возврат на следующий день или позже, а также возврат без чека покупателя, безналичные возвраты и типичные ошибки кассиров.

Когда пробивается возвратный чек и какие есть виды возвратов

По закону о ККТ возврат денег покупателю всегда оформляется чеком с признаком «Возврат прихода» — независимо от того, прошёл возврат в день покупки или спустя недели. Исключение касается только ситуаций, когда продажа вообще не фискализировалась (например, чек был пробит ошибочно и сразу аннулирован коррекцией).

Практически важно различать три ситуации. Первая — возврат в тот же день до закрытия смены: деньги можно выдать из денежного ящика, чек возврата уменьшит выручку текущей смены. Вторая — возврат на следующий день или позже: чек пробивается в новой смене, деньги выдаются из кассы, что отражается в Z-отчёте отдельно. Третья — возврат по безналичному расчёту: деньги возвращаются на карту покупателя, а чек возврата пробивается с формой оплаты «безналичные».

Подготовка: что проверить до пробития возврата

Перед оформлением убедитесь, что кассовая смена открыта — без открытой смены фискальный регистратор не примет ни один чек, включая возврат. Проверьте также, что касса подключена к 1С и в справочнике «Подключаемое оборудование» выбран правильный фискальный регистратор, иначе чек уйдёт не на ту кассу или не уйдёт вообще.

Если возврат оформляется по чеку продажи, найдите исходный документ продажи в базе — это упростит заполнение и свяжет возврат с конкретной операцией. Для безналичного возврата дополнительно проверьте, настроена ли в 1С операция возврата по платёжной карте через эквайринговый терминал.

Контрольные точки

Как проверить готовность к возврату

Кассовая смена

Норма

Смена открыта, в РМК виден текущий кассир

Тревожный признак

Смена закрыта — чек не уйдёт на фискализацию

Исходная продажа

Норма

Документ продажи найден в журнале чеков

Тревожный признак

Продажи нет в базе — потребуется возврат без основания

Подключение кассы

Норма

Тест устройства в настройках оборудования проходит

Тревожный признак

Касса недоступна — сначала восстановите связь

Возврат в день продажи по чеку

Самый простой сценарий: покупатель вернул товар в тот же день, чек продажи есть в базе. Откройте журнал чеков ККМ (в Рознице — раздел «Продажи», в УТ — «Продажи → Чеки ККМ»), найдите нужный чек по номеру, времени или сумме.

На основании чека создайте документ возврата: кнопка «Создать на основании → Возврат товаров от покупателя» (в Рознице — «Чек ККМ на возврат»). Программа автоматически перенесёт товары, цены и суммы из продажи. Если возвращается не вся позиция, откорректируйте количество вручную.

Проведите документ и нажмите «Пробить чек». Касса напечатает чек с признаком «Возврат прихода», данные уйдут в ОФД, а деньги выдаются покупателю из денежного ящика. В Z-отчёте такой возврат уменьшит итоговую выручку смены.

1. 1
   Откройте журнал чеков ККМ и найдите чек продажи
2. 2
   Создайте на его основании «Возврат товаров от покупателя»
3. 3
   Проверьте товары, количество и сумму возврата
4. 4
   Проведите документ и нажмите «Пробить чек»
5. 5
   Убедитесь, что чек напечатан с признаком «Возврат прихода»
6. 6
   Выдайте деньги покупателю и отдайте чек возврата

Возврат на следующий день или без чека продажи

Если покупатель вернул товар позже дня покупки, порядок тот же — создаётся «Возврат товаров от покупателя» на основании документа реализации. В УТ и КА исходным документом может быть «Реализация товаров и услуг», в Рознице — чек ККМ прошлой смены. Чек возврата пробивается в текущей открытой смене.

Когда исходного документа в базе нет (продажа была на другой кассе, в другой программе или покупатель потерял чек), создайте документ возврата вручную без основания: заполните покупателя (можно обезличенно), добавьте товары с фактическими ценами и пробейте чек. Заявление покупателя о возврате при этом оформляется на бумаге по правилам вашей организации — в 1С оно не требуется, но для учёта полезно.

Обратите внимание: возврат без основания не связывается с конкретной продажей, поэтому складской учёт спишет товар на остаток как обычное поступление от покупателя, а в отчётах по продажам появится «несвязанный» возврат. Это нормально, но при инвентаризации такие операции стоит уметь объяснить.

Возврат по безналичной оплате и смешанные случаи

Если покупатель платил картой, деньги должны вернуться на ту же карту — выдача наличных за безналичную покупку считается нарушением. В 1С это оформляется документом «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат» или кнопкой возврата в форме оплаты чека ККМ на возврат: программа отправляет команду на эквайринговый терминал, и только после успешного возврата на терминале пробивается фискальный чек.

При смешанной оплате (часть наличными, часть картой) возврат распределяется пропорционально: в документе укажите обе формы оплаты с соответствующими суммами. Чек возврата будет содержать оба вида расчёта, что корректно отразится в отчётах.

Проверка результата и закрытие смены

После пробития возврата проверьте три вещи: на бумажном чеке указан признак «Возврат прихода», сумма совпадает с выданной покупателю, а в личном кабинете ОФД чек появился в течение нескольких минут. Если чек не ушёл в ОФД из-за сбоя связи, касса отправит его автоматически при восстановлении соединения — удалять или дублировать документ не нужно.

При закрытии смены суммы возвратов отразятся в Z-отчёте отдельной строкой и уменьшат выручку. В 1С сверьте Z-отчёт с документами дня через отчёт «Кассовая смена» или «Отчёт о розничных продажах»: расхождение между фискальными данными и учётными документами — сигнал, что какой-то возврат проведён в учёте, но не пробит на кассе, или наоборот.

Типичные ошибки при оформлении возвратов

Чаще всего проблемы возникают из-за спешки кассира или неверно выбранного сценария. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Если ошибочный чек уже фискализирован, отменить его нельзя — исправление делается только через новый чек с обратным признаком или чек коррекции. Поэтому перед нажатием «Пробить чек» всегда сверяйте сумму и признак расчёта на экране.

Частые вопросы о возвратных чеках в 1С

Можно ли пробить возврат, если покупатель потерял чек?

Да. Создайте «Возврат товаров от покупателя» вручную без основания, укажите товары и суммы по факту и пробейте чек. От покупателя при этом обычно берут письменное заявление на возврат — оно хранится в бухгалтерии, а в 1С не прикладывается.

Что делать, если чек возврата пробит с неверной суммой?

Фискализированный чек отменить нельзя. Пробейте компенсирующий чек: если сумма возврата завышена — дополнительный чек «Приход» на разницу, если занижена — ещё один «Возврат прихода» на недостающую сумму. Оформите служебную записку с объяснением операции.

Нужен ли возвратный чек при возврате в тот же день до закрытия смены?

Нужен. Даже внутри одной смены возврат денег оформляется чеком «Возврат прихода» — просто он уменьшит выручку текущей смены, и в Z-отчёте всё сойдётся автоматически.

Почему 1С не даёт пробить возврат и пишет про закрытую смену?

Фискальный регистратор принимает чеки только при открытой кассовой смене. Откройте смену в РМК или через документ «Открытие кассовой смены», затем повторите пробитие. Если смена открыта, а ошибка остаётся — проверьте подключение кассы в настройках оборудования.

Как оформить возврат части товара из чека?

Создайте возврат на основании чека продажи и в табличной части удалите лишние позиции или уменьшите количество до фактически возвращаемого. Сумма пересчитается автоматически, после чего пробейте чек обычным образом.

Передаётся ли чек возврата в налоговую?

Да, чек возврата фискализируется и передаётся в ОФД и ФНС точно так же, как чек продажи. Он отображается в личном кабинете ОФД и уменьшает суммарную выручку в фискальных данных.