Как пробить сертификат в 1С:Розница: продажа и приём к оплате

Под «пробить сертификат» в 1С:Розница обычно понимают две разные операции: продажу подарочного сертификата покупателю (когда сертификат активируется и деньги поступают в кассу) и приём сертификата к оплате (когда покупатель расплачивается им за товар). Обе операции выполняются в рабочем месте кассира (РМК), но настраиваются по-разному и по-разному отражаются в учёте.

Ниже разобраны оба сценария для типовой конфигурации «1С:Розница 8» (редакции 2.2–2.3 и 3.0): как настроить вид сертификата, как оформить продажу, как принять сертификат в оплату, как обработать частичное гашение и что делать, если сертификат не пробивается. Инструкция подходит как для собственных сертификатов магазина, так и для схемы с кодами, вводимыми вручную или считываемыми сканером.

Проверьте настройки перед первой продажей сертификата

Сертификат не пробьётся в РМК, пока в базе не создан хотя бы один вид подарочного сертификата. Откройте раздел «Продажи» (или «Маркетинг» в зависимости от редакции) → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент. Укажите наименование, номинал, срок действия и тип серийных номеров.

Ключевые параметры вида сертификата:

• Тип номера — произвольный (вводится вручную или сканером при продаже) или из справочника (заранее загруженный диапазон номеров). Для небольшого магазина проще произвольный номер.
• Номинал — фиксированный (например, 1000, 3000, 5000) или свободный, когда кассир вводит сумму при продаже.
• Частичное гашение — разрешить или запретить. Если запрещено, сертификат списывается целиком при первой оплате, даже если покупка меньше номинала.
• Срок действия — в днях с момента продажи или до фиксированной даты.

Как пробить продажу подарочного сертификата в РМК

Продажа сертификата оформляется в рабочем месте кассира как обычный чек, но сертификат добавляется специальной кнопкой, а не как товар из номенклатуры. Откройте РМК, нажмите кнопку «Продажа сертификата» (в некоторых интерфейсах — «Подарочный сертификат» или горячая клавиша, задаётся в настройках РМК).

Порядок действий кассира:

1. Нажмите «Продажа сертификата» в РМК.
2. Выберите вид сертификата из списка.
3. Введите или отсканируйте номер сертификата (если тип номера — произвольный).
4. При свободном номинале введите сумму, на которую покупатель приобретает сертификат.
5. Нажмите «Оплата» и примите деньги наличными или картой.
6. Пробейте чек — сертификат активируется автоматически в момент закрытия чека.

Сертификат можно продать в одном чеке вместе с обычными товарами: сначала добавьте товары сканером, затем кнопкой добавьте сертификат и пробейте всё одной оплатой. В учёте продажа сертификата отражается как аванс, а не как реализация товара — это важно для отчётов и налогового учёта.

1. 1
   Создайте вид сертификата в разделе «Продажи → Подарочные сертификаты»
2. 2
   В РМК нажмите «Продажа сертификата» и выберите вид
3. 3
   Введите или отсканируйте номер, при необходимости укажите сумму
4. 4
   Примите оплату и закройте чек
5. 5
   Проверьте активацию: справочник сертификатов должен показать статус «Активирован» и остаток номинала

Как принять сертификат к оплате за товар

Когда покупатель расплачивается сертификатом, последовательность обратная: сначала в чек добавляются товары, затем на этапе оплаты выбирается способ «Сертификатом». В РМК нажмите «Оплата», затем кнопку «Оплата сертификатом» (или иконку с сертификатом на экране оплаты).

Далее введите номер сертификата вручную или отсканируйте штрихкод/магнитную полосу. Программа покажет вид сертификата, остаток номинала и срок действия. Если остаток покрывает сумму чека — нажмите «Оплатить», чек закроется без доплаты. Если не покрывает — программа спишет доступный остаток и предложит доплатить разницу наличными или картой.

Проверьте перед закрытием чека три вещи: сертификат активирован (а не просто создан), срок действия не истёк, остаток больше нуля. Если любое условие не выполнено, РМК выдаст сообщение об ошибке и не даст провести оплату — это штатное поведение, а не сбой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сертификата в справочнике

Норма

После продажи — «Активирован», остаток равен номиналу

Тревожный признак

Статус «Не активирован» или остаток 0 сразу после продажи

Оплата чека сертификатом

Норма

Сумма списана, чек закрыт, остаток уменьшился

Тревожный признак

Чек не закрывается, ошибка «сертификат не найден» или «недействителен»

Отчёт по сертификатам

Норма

Остатки и движения сходятся с чеками за смену

Тревожный признак

Расхождения между проданными и активированными сертификатами

Частичное гашение: когда покупка меньше номинала

Если сумма чека меньше номинала сертификата, поведение зависит от настройки «Частичное гашение» в виде сертификата. При разрешённом гашении списывается только сумма покупки, остаток сохраняется и доступен для следующих чеков в пределах срока действия. Кассиру ничего дополнительно делать не нужно — программа спишет ровно столько, сколько стоит чек.

Если частичное гашение запрещено, сертификат спишется целиком, а разница покупателю не возвращается. Это законная схема, но её нужно явно указывать в условиях использования сертификата, которые покупатель получает при покупке. Сменить настройку «на лету» для уже проданных сертификатов нельзя — она действует с момента активации.

Сравнение вариантов гашения

Частичное гашение разрешено

Подходит для магазинов с мелким средним чеком: покупатель тратит номинал частями, остаток хранится в базе. Требует контроля сроков действия.

Частичное гашение запрещено

Проще в учёте и стимулирует допродажи до полного номинала, но вызывает больше вопросов покупателей. Условие обязательно доводится до покупателя при продаже.

Возврат и аннулирование сертификата

Возврат проданного сертификата оформляется как возврат товара: в РМК создайте чек возврата на основании чека продажи, сертификат при этом деактивируется, а деньги возвращаются покупателю тем же способом, которым была оплата. Если чек продажи не найден (например, возврат в другой день без чека), оформляется возврат без основания с ручным указанием сертификата.

Аннулирование неиспользованного или ошибочно активированного сертификата выполняется не из РМК, а из основного интерфейса: справочник «Подарочные сертификаты» → выделить сертификат → команда аннулирования (или установка статуса вручную, в зависимости от редакции). После аннулирования сертификат нельзя принять к оплате, операция необратима — используйте её только при уверенности, что сертификат не предъявят.

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего кассиры сталкиваются с ситуацией «сертификат не находится». Причины: номер введён с ошибкой (проверьте раскладку клавиатуры и регистр), сертификат продан на другой кассе и данные ещё не синхронизировались (в распределённой базе), либо сертификат вообще не был активирован из-за незакрытого чека продажи. Сначала найдите сертификат по номеру в справочнике — там виден его реальный статус.

Вторая группа проблем — расхождения в отчётах. Они возникают, когда сертификат пробивают как обычный товар с ручной ценой вместо штатной кнопки: деньги в кассе есть, но сертификат в базе не активирован, и принять его к оплате невозможно. Исправляется аннулированием ошибочного чека и повторной продажей правильным способом.

Контроль и отчёты по сертификатам

Для ежедневного контроля используйте отчёт «Движения подарочных сертификатов» (в некоторых редакциях — «Отчёт по сертификатам») в разделе «Продажи». Он показывает проданные, активированные, погашенные и аннулированные сертификаты за период с остатками номинала. Сверяйте его с Z-отчётом: сумма проданных за смену сертификатов должна совпадать с данными отчёта.

Раз в месяц полезно проверять «зависшие» сертификаты — активированные, но не использованные с приближающимся сроком действия. Это и зона риска (претензии покупателей), и показатель для маркетинга: напоминание клиенту о неизрасходованном сертификате часто приводит к повторному визиту.

Частые вопросы

Можно ли пробить сертификат без сканера штрихкодов?

Да. Если у вида сертификата выбран произвольный тип номера, кассир вводит номер с клавиатуры при продаже и при оплате. Сканер ускоряет работу и снижает число ошибок ввода, но не является обязательным.

Что делать, если сертификат продан, но при оплате пишет «не активирован»?

Откройте справочник подарочных сертификатов и найдите номер. Если статус «Не активирован» — чек продажи был отменён или не закрыт. Активируйте сертификат через повторную корректную продажу; вручную менять статус без отражения оплаты не следует — это создаст расхождение в кассе.

Как пробить сертификат со свободной суммой?

В виде сертификата установите свободный номинал (без фиксированной суммы). Тогда при продаже в РМК программа запросит сумму, и кассир введёт ту, на которую покупатель приобретает сертификат. Остальные шаги не отличаются.

Можно ли оплатить сертификатом часть чека, а остаток — картой?

Да, это штатный сценарий. На экране оплаты сначала выберите «Оплату сертификатом» и спишите доступный остаток, затем программа предложит доплатить разницу наличными или банковской картой. Чек закроется после полной оплаты.

Работает ли сертификат в другом магазине сети?

Только если магазины работают в общей информационной базе или настроен регулярный обмен данными между узлами РИБ. В автономных базах сертификат действует только в том магазине, где был продан, — в другой точке его номер не найдётся.

Что происходит с сертификатом после истечения срока действия?

Программа перестаёт принимать его к оплате: при попытке расчёта РМК выдаёт сообщение о недействительности. Данные в справочнике сохраняются, поэтому историю движений можно посмотреть в отчётах. Продление срока возможно только по решению магазина через изменение данных сертификата в основном интерфейсе.