Как пробить чек на аванс в 1С Управление торговле

Авансовый чек в 1С:Управление торговлей (УТ 11) пробивается всякий раз, когда покупатель вносит предоплату до момента отгрузки товара или оказания услуги. По требованиям 54-ФЗ такой чек обязан содержать признак способа расчета «Аванс», а при последующей отгрузке оформляется второй чек — с зачетом аванса. Ошибки в этой цепочке приводят к расхождениям в отчетности и претензиям со стороны налоговой.

В УТ 11 механизм авансовых чеков реализован через документы оплаты («Приходный кассовый ордер», «Эквайринговая операция», «Поступление безналичных денежных средств») и последующую печать чека из них либо через Рабочее место кассира (РМК). Ниже разобран полный цикл: от настройки ККТ до закрытия аванса и проверки фискальных данных.

Когда требуется авансовый чек и как это работает в УТ 11

Авансовый чек обязателен, если момент оплаты и момент передачи товара не совпадают. Типичные ситуации: покупатель внес предоплату по счету, оплатил заказ на сайте, внес частичную предоплату в розничной точке. Если оплата и отгрузка происходят одновременно, пробивается обычный чек с признаком «Полный расчет», и авансовый чек не нужен.

В УТ 11 программа сама определяет признак способа расчета по состоянию взаиморасчетов: если на момент пробития чека отгрузки по заказу нет, в чек подставляется «Аванс» или «Предоплата 100%». При последующей реализации формируется чек с признаком «Полный расчет» и зачетом внесенного аванса. Именно поэтому важно, чтобы оплата и отгрузка были корректно распределены по заказу в учете.

Подготовка: настройка ККТ и видов оплаты

Перед пробитием авансовых чеков убедитесь, что в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка РМК и оборудования» подключена фискальная касса и заполнены параметры регистрации ККТ. Организация, система налогообложения и реквизиты в карточке кассы должны совпадать с данными, зарегистрированными в ФНС, иначе чек уйдет с неверными реквизитами.

Проверьте справочник «Виды оплат» (раздел «CRM и маркетинг» или «Настройки и справочники» в зависимости от версии): для приема аванса наличными и картой должны существовать соответствующие виды оплаты с корректными типами — «Наличные» и «Платежная карта». Если планируете принимать предоплату на расчетный счет, оплата оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств», и чек пробивается уже из него.

Пробитие чека на аванс из документа оплаты

Самый контролируемый способ — пробить чек непосредственно из документа поступления денег. Такой вариант подходит для оптовых продаж и предоплат по счетам, когда кассир работает не в РМК, а в списке документов.

1. 1
   Создайте документ «Приходный кассовый ордер» или «Эквайринговая операция» с операцией «От покупателя» и основанием — заказом клиента или счетом на оплату
2. 2
   Заполните сумму, контрагента и проверьте, что оплата распределилась по заказу (ссылка на объект расчетов в табличной части)
3. 3
   Проведите документ и нажмите кнопку «Пробить чек» в командной панели документа
4. 4
   В открывшейся форме проверьте параметры чека: признак способа расчета должен быть «Аванс» или «Предоплата 100%», предмет расчета — «Платеж» (аванс)
5. 5
   Подтвердите печать — чек уйдет на фискализацию, а в документе появится ссылка на созданный чек ККМ

Если оплата пришла безналично, действия аналогичны: откройте «Поступление безналичных денежных средств», убедитесь, что указан объект расчетов, и нажмите «Пробить чек». Программа сформирует чек с электронным способом оплаты, и при необходимости его можно отправить покупателю по e-mail или SMS — для этого в форме пробития есть поля для контактов покупателя.

Обратите внимание на наименование позиции в авансовом чеке. По методологии в чеке на аванс допустимо указывать обобщенное наименование платежа (например, «Оплата по счету №…»), а детальная номенклатура раскрывается уже в чеке отгрузки. В УТ 11 наименование для авансового чека берется из настроек печати чека и данных документа.

Пробитие аванса через Рабочее место кассира

В рознице предоплату чаще принимают через РМК. Кассир открывает смену, выбирает в РМК операцию приема аванса (в типовой поставке — через кнопку оплаты с выбором вида операции или через документ «Заказ клиента» с последующей оплатой без отгрузки), вводит сумму и пробивает чек.

Если предоплата принимается под конкретный заказ, корректная цепочка выглядит так: оформляется «Заказ клиента» с состоянием «К отгрузке» или «Ожидается оплата», затем на его основании через РМК или ПКО принимается оплата. Пока по заказу нет реализации, чек автоматически получит признак аванса. Если же кассир просто пробивает сумму без привязки к заказу, программа может трактовать это как продажу — и признак расчета будет неверным.

Закрытие аванса при отгрузке

Когда товар отгружается, оформляется документ «Реализация товаров и услуг» на основании заказа. При пробитии чека из реализации (или через РМК при розничной отгрузке) программа формирует чек с признаком «Полный расчет», а внесенный ранее аванс отражается как способ оплаты «Предоплата (зачет аванса)». Если покупатель доплачивает остаток, в чеке будет две строки оплаты: зачет аванса и наличные/карта.

Критично, чтобы реализация была связана с тем же объектом расчетов, что и оплата, — иначе программа не увидит аванс и сформирует чек как обычную продажу с полной оплатой, а аванс останется «висеть» в учете. Проверить распределение можно в документе оплаты по ссылке на объект расчетов и в отчете «Ведомость расчетов с клиентами».

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек на аванс

Норма

Признак способа расчета «Аванс» или «Предоплата 100%», чек зарегистрирован в фискальном накопителе и виден в ОФД

Тревожный признак

Признак «Полный расчет» при отсутствии отгрузки

Чек отгрузки

Норма

Способ оплаты «Зачет аванса» на сумму предоплаты, итоговая сумма совпадает с реализацией

Тревожный признак

Вся сумма пробита как наличные/карта — аванс не зачтен

Взаиморасчеты

Норма

После отгрузки по заказу нет ни долга клиента, ни незакрытого аванса

Тревожный признак

В отчете «Ведомость расчетов с клиентами» остался аванс или долг

Частичная предоплата и безналичные авансы

Частичный аванс

Если покупатель вносит только часть суммы, чек пробивается ровно на внесенную сумму с признаком «Аванс» (или «Частичный расчет и кредит» — в зависимости от ситуации и методологии вашей учетной политики). При отгрузке чек закрытия содержит зачет частичного аванса и доплату. Суммы в чеках должны в совокупности сходиться с суммой реализации — это контролируется и ФНС, и вашими внутренними отчетами.

Аванс на расчетный счет

Безналичная предоплата от юридического лица также требует чека, если расчет ведется с применением электронного средства платежа или с физическим лицом. Чек пробивается из «Поступления безналичных денежных средств» тем же способом. Для расчетов между организациями по безналу действуют переходные послабления, но методологически корректно пробивать чек и отправлять его покупателю электронно.

Как исправить ошибочно пробитый чек

Если чек пробит с ошибкой (неверная сумма, неверный признак расчета), удалить его из фискального накопителя нельзя. Порядок исправления: пробивается чек коррекции или возврат прихода на ошибочную сумму, после чего при необходимости оформляется правильный чек. В УТ 11 возврат оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с пробитием чека на возврат либо операцией сторнирования чека ККМ.

Все действия с чеками фиксируются в журнале фискальных операций — найти его можно через список чеков ККМ в разделе казначейства или продаж. Перед исправлением сверьте данные с личным кабинетом ОФД: именно там видно, какие чеки реально ушли в налоговую.

Частые вопросы

Нужно ли пробивать чек на аванс, если оплата и отгрузка в один день?

Если оплата и передача товара происходят в рамках одного расчета (покупатель оплатил и сразу получил товар), пробивается один чек с признаком «Полный расчет». Авансовый чек нужен только когда между оплатой и отгрузкой есть разрыв во времени.

Чем отличаются признаки «Аванс» и «Предоплата 100%»?

«Предоплата 100%» ставится, когда внесена полная стоимость конкретного товара или заказа. «Аванс» — когда сумма внесена в счет будущих поставок без полной конкретизации. В УТ 11 признак подставляется автоматически по данным взаиморасчетов и настройкам печати чека.

Кнопка «Пробить чек» в документе неактивна — что проверить?

Проверьте, что документ проведен, указана организация с настроенной кассой ККТ, касса подключена к оборудованию текущего рабочего места и открыта кассовая смена. Также у пользователя должны быть права на пробитие чеков.

Как отправить авансовый чек покупателю электронно?

В форме пробития чека заполните поле телефона или e-mail покупателя перед печатью — чек будет отправлен через ОФД. Бумажный чек в этом случае можно не печатать, если покупатель от него отказался.

Что делать, если аванс пробит, а отгрузка отменена?

Оформите возврат аванса: документ возврата денежных средств с пробитием чека на возврат прихода. В чеке укажите тот же признак способа расчета, что был в авансовом чеке, чтобы операции корректно закрылись в фискальных данных.

Видит ли налоговая незакрытые авансы?

ФНС получает все чеки через ОФД и может сопоставлять авансовые чеки с последующими чеками отгрузки. Длительно незакрытые авансы без отгрузки или возврата — типичный повод для вопросов, поэтому регулярно сверяйте взаиморасчеты отчетом «Ведомость расчетов с клиентами».