Торговля и Склад · 11 мин
Как принять товар на склад в 1С
Как оформить приёмку товара на склад в 1С: создание поступления, распоряжения, приходный ордер, расхождения с поставщиком и проверка остатков.
Приёмка товара на склад в 1С — это не просто «провести накладную». Корректно оформленная операция связывает расчёты с поставщиком, складские остатки и финансовый учёт, а ошибка на этом этапе расползается по всей цепочке: искажаются себестоимость, задолженность и остатки в отчётах. Поэтому важно понимать, какой документ за что отвечает и в какой последовательности их оформлять.
В современных конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) используется ордерная схема склада: финансовый документ «Поступление товаров и услуг» и складской документ «Приходный ордер на товары» разделены. В более простых конфигурациях вроде 1С:Бухгалтерии достаточно одного документа поступления. Ниже разобраны оба сценария.
Перед началом работы убедитесь, что у вас настроены карточки номенклатуры, контрагента и склада, а также что у пользователя есть права на создание складских и закупочных документов. Если товар пришёл по заказу поставщику — приёмка строится на его основании, что сильно упрощает работу.
Что проверить перед оформлением приёмки
Прежде чем вносить документы в базу, сверьте фактическую поставку с бумажными или электронными документами поставщика: накладной (ТОРГ-12), УПД или товарной накладной. Проверьте количество, наименование, артикулы, номера ГТД для импортного товара и сроки годности, если они учитываются. Расхождения фиксируйте до проведения документов — после проведения исправлять сложнее.
В самой программе проверьте три вещи. Во-первых, наличие карточек номенклатуры: если товар новый, создайте их заранее или в момент ввода документа. Во-вторых, корректность склада в настройках пользователя — документ может подставить склад по умолчанию, который не совпадает с фактическим местом приёмки. В-третьих, договор с поставщиком и валюту взаиморасчётов, если они влияют на цены и порядок расчётов.
Как оформить поступление товаров без заказа
Самый простой сценарий — товар пришёл без предварительного заказа поставщику. Откройте раздел «Закупки» (в УТ 11 — «Закупки → Документы закупки» или «Поступления товаров и услуг») и создайте новый документ «Поступление товаров и услуг» с операцией «Закупка у поставщика».
Заполните шапку документа: поставщика, договор, склад и организацию. Затем добавьте товары в табличную часть — вручную, через подбор по кнопке «Подобрать товары» или загрузкой из файла, если поставщик прислал электронную накладную. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Программа автоматически рассчитает суммы.
Проверьте итоговую сумму документа и сумму НДС — они должны совпасть с накладной поставщика до копейки. Копеечные расхождения обычно возникают из-за округления: в этом случае корректируют сумму НДС вручную в строке или в специальной форме. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки → Поступления товаров и услуг» и создайте новый документ
- 2Заполните поставщика, договор, склад и организацию
- 3Добавьте товары через подбор или загрузку из файла поставщика
- 4Проверьте количество, цены, суммы и НДС по накладной
- 5Проведите документ и сверьте остатки в отчёте по складу
Приёмка по заказу поставщику
Если поставка идёт по ранее оформленному заказу, создавайте поступление на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Поступление товаров и услуг». Программа перенесёт номенклатуру, цены и количество из заказа — останется только скорректировать фактически принятое количество.
Такой способ даёт два преимущества. Во-первых, сохраняется связь документов: в отчётах видно, что заказано, что получено и что ещё в пути. Во-вторых, цены подтягиваются из согласованного заказа, что исключает случайное изменение условий закупки. Если поставщик привёз цены выше заказанных, программа покажет расхождение, и это повод разобраться до проведения.
Частичная поставка оформляется так же: в поступлении укажите только фактически принятое количество. Заказ останется частично выполненным, и по нему можно будет оформить следующее поступление, когда приедет остаток товара.
Ордерная схема: приходный ордер на товары
Если для склада включён ордерный учёт (в карточке склада установлен соответствующий признак), одного поступления недостаточно. Логика разделения такая: «Поступление товаров и услуг» оформляет менеджер по закупкам и фиксирует долг перед поставщиком, а «Приходный ордер на товары» оформляет кладовщик и подтверждает физическое появление товара на складе.
Ордер создаётся на основании распоряжения — в данном случае распоряжением выступает документ поступления. Кладовщик открывает рабочее место приёмки (в УТ 11 — «Склад и доставка → Приходные ордера на товары»), находит своё распоряжение в списке и создаёт ордер. В ордере указывается фактически принятое количество, которое может отличаться от распоряжения.
Пока ордер не проведён, товар числится «к оформлению» и не попадает в доступные складские остатки. Это частая причина вопроса «почему поступление проведено, а товара на складе нет». Проверить состояние можно в отчёте «Оформление накладных и ордеров» или в самом рабочем месте приёмки — там видны распоряжения без ордеров.
Как оформить расхождения при приёмке
На практике идеальные поставки встречаются редко: бывает недовложение, пересорт, брак или излишки. В УТ 11 для этого предусмотрен механизм расхождений: в поступлении укажите фактическое количество, и если оно отличается от распоряжения (заказа), программа предложит оформить расхождения после проведения документа.
Недостача оформляется так: поступление проводится на фактическое количество, а претензия поставщику фиксируется отдельно — документом «Расхождения при поступлении» или в свободной форме, в зависимости от настроек. Задолженность перед поставщиком в этом случае формируется по фактически принятому количеству, если иное не предусмотрено договором.
Излишки принимают двумя способами. Если поставщик согласен оформить их продажей — довносите строку в поступление и запрашиваете исправленную накладную. Если товар принят на ответственное хранение до разбирательства — используйте документ «Принятие товаров на хранение», чтобы излишек не попал в собственные остатки и не исказил задолженность.
Приёмка товара в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 схема проще, поскольку здесь нет разделения на финансовый и складской контур в полном объёме. Откройте раздел «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ «Поступление: Товары (накладная)» и заполните его по данным накладной поставщика.
Обратите внимание на счета учёта в документе: для товаров обычно используется счёт 41.01, для материалов — 10.01. Счета подставляются из настроек номенклатуры, но при нестандартных операциях их стоит проверить. Счёт-фактуру поставщика регистрируйте в том же документе по ссылке внизу формы или отдельным документом.
Если в компании ведут коллективный учёт и кладовщик работает отдельно от бухгалтера, чаще всего используют обмен: склад работает в УТ или «Управлении нашей фирмой», а документы поступления переносятся в Бухгалтерию через синхронизацию данных. Вести приёмку в двух программах вручную не нужно — это прямой путь к расхождениям.
Как проверить результат после проведения
После оформления всех документов выполните три контрольные проверки. Первая — складские остатки: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Склад и доставка → Отчеты по складу») и убедитесь, что принятый товар появился на нужном складе в правильном количестве.
Вторая проверка — расчёты с поставщиком. Отчёт «Задолженность поставщикам» или «Ведомость расчётов с партнёрами» должен показать задолженность ровно на сумму принятой поставки. Если сумма не совпадает с накладной — ищите ошибку в ценах или НДС до оплаты счёта.
Третья проверка — незавершённые распоряжения. При ордерной схеме откройте рабочее место приёмки и убедитесь, что по вашему поступлению нет «висящих» строк без ордера. Периодически полезно сверять отчёт «Оформление накладных и ордеров» на предмет старых незакрытых распоряжений — они искажают картину остатков.
Как проверить результат приёмки
Количество и склад совпадают с фактической приёмкой
Товара нет в остатках или он на другом складе — проверьте приходный ордер и склад в документе
Долг равен сумме накладной по фактически принятому товару
Сумма отличается — ошибка в ценах, количестве или НДС
По проведённому поступлению нет незакрытых строк
Есть строки без ордера — оформите или отмените распоряжение
Что важно запомнить
Приёмка в 1С строится вокруг документа «Поступление товаров и услуг», а при ордерной схеме дополняется приходным ордером. Проводите документы только по фактически принятому количеству, расхождения фиксируйте отдельно, а результат всегда проверяйте по остаткам склада и задолженности поставщику.
Частые вопросы о приёмке товара в 1С
Поступление проведено, но товара нет в остатках. Что делать?
Чаще всего причина в ордерной схеме склада: не оформлен приходный ордер. Откройте рабочее место приёмки («Склад и доставка → Приходные ордера на товары»), найдите распоряжение и создайте ордер. Если ордер есть, но не проведён — проведите его. Также проверьте, не указан ли в поступлении другой склад.
Поставщик привёз меньше товара, чем в накладной. Как оформить?
Проводите поступление на фактически принятое количество, а не на количество из накладной. Зафиксируйте недостачу актом при приёмке и направьте претензию поставщику. Задолженность в учёте сформируется по фактически принятому объёму, что корректно отразится в расчётах.
Можно ли загрузить накладную поставщика из файла, а не вводить вручную?
Да. В УТ 11 и ERP есть загрузка из табличных документов (Excel) в табличную часть поступления, а также обмен электронными документами (ЭДО): УПД поставщика загружается автоматически, и поступление создаётся на его основании в пару кликов. ЭДО дополнительно избавляет от ошибок ручного ввода цен и количества.
Как принять товар, если карточки номенклатуры ещё нет в базе?
Карточку можно создать прямо из документа: в поле «Номенклатура» введите наименование и выберите создание нового элемента. Заполните минимум реквизитов — вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС. Перед созданием поищите товар по артикулу и штрихкоду, чтобы не плодить дубли.
Чем отличается «Поступление товаров и услуг» от «Приходного ордера на товары»?
Поступление — финансовый документ: он фиксирует переход права собственности, формирует задолженность поставщику и НДС. Приходный ордер — складской документ: он подтверждает физическое появление товара на конкретном складе. При ордерной схеме остатки попадают в отчёты только после проведения ордера.
Как отменить ошибочно проведённое поступление?
Если по документу нет связанных операций (оплат, реализаций, ордеров), просто пометьте его на удаление или отмените проведение. Если связанные документы есть, сначала разберитесь с ними: отмените ордер, проверьте оплаты. При обнаружении ошибки после закрытия периода корректнее оформить корректировку поступления, а не изменять документ задним числом.