Как оформить возврат товара поставщику в 1С Управление торговлей 11

Возврат товара поставщику — стандартная операция в торговом учёте: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или возврат нереализованного остатка по договору. В 1С:Управление торговлей 11 для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает товар со склада, уменьшает задолженность перед контрагентом и формирует основание для возврата денег или зачёта аванса.

Ошибка в оформлении возврата приводит к зависшим остаткам на складе, искажённой взаиморасчётной позиции с поставщиком и расхождениям в НДС. Поэтому важно не просто «списать товар», а провести операцию правильным документом с корректным типом операции и ссылкой на исходное поступление.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: возврат по документу поступления, возврат без основания, работа с НДС, возврат денежных средств и проверка результата по отчётам.

Когда какой документ использовать

В УТ 11 существует несколько документов, которые пользователи путают между собой. Для возврата поставщику предназначен именно документ «Возврат товаров поставщику» в разделе «Закупки». Он списывает товар с вашего склада и уменьшает кредиторскую задолженность перед контрагентом (или формирует требование на возврат денег, если поступление уже оплачено).

Не используйте для этой цели «Реализацию товаров и услуг» — это исказит налоговый учёт (вы «продадите» товар своему поставщику, что влечёт лишнее начисление НДС с реализации и некорректную книгу продаж), а также не используйте «Списание товаров» — оно спишет товар в расходы без отражения взаиморасчётов.

Сравнение вариантов оформления

Возврат товаров поставщику

Правильный документ: списывает товар, корректирует задолженность и НДС по поступлению. Подходит для всех стандартных случаев.

Реализация товаров и услуг

Только если по договору это юридически обратная продажа. Иначе — ошибочное начисление НДС с реализации.

Списание товаров

Не подходит: товар уйдёт в расходы, а задолженность перед поставщиком останется висеть в учёте.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Перед созданием документа убедитесь, что исходное поступление проведено и по нему есть остатки на складе. Если товар уже частично продан, вернуть можно только фактически доступное количество — иначе документ уйдёт в минус по партиям, и при закрытии месяца возникнут отрицательные остатки.

Проверьте также карточку договора с поставщиком: тип взаиморасчётов (по договору, по заказам, по накладным) определяет, как возврат закроет задолженность. Если взаиморасчёты ведутся «по накладным», возврат обязательно должен ссылаться на конкретный документ поступления.

Создание возврата на основании поступления

Самый надёжный способ — ввести возврат на основании исходного документа. Откройте журнал «Закупки → Приобретения товаров и услуг», найдите нужное поступление, выделите его и нажмите «Создать на основании → Возврат товаров поставщику». Программа перенесёт контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и ставки НДС.

В созданном документе откорректируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать обычно нужно часть. Удалите лишние строки и укажите фактически возвращаемое количество. Проверьте склад — если товар лежит не на том складе, что подставился из поступления, исправьте вручную, иначе списание пройдёт не с того места хранения.

Поле «Документ поступления» в табличной части должно быть заполнено — от этого зависит корректность корректировки НДС и стоимости списания. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Закупки → Приобретения товаров и услуг» и найдите нужный документ
2. 2
   Нажмите «Создать на основании → Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
4. 4
   Проверьте склад, договор и поле «Документ поступления» в строках
5. 5
   Проведите документ и сверьте остатки и взаиморасчёты по отчётам

Возврат без документа-основания

Если поступление оформлено давно, в другой базе или документ недоступен, создайте возврат вручную: «Закупки → Возвраты товаров поставщикам → Создать». Заполните поставщика, договор, склад и добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через подбор.

Ручной ввод требует внимательности: цену и ставку НДС придётся указать самостоятельно, и они могут отличаться от первоначальных. С точки зрения учёта возврат должен идти по той стоимости, по которой товар был принят, — иначе возникнет разница между списанной себестоимостью и суммой возврата, которую придётся разбирать при закрытии месяца.

НДС при возврате поставщику

При возврате товара, принятого к учёту с НДС, покупатель восстанавливает (сторнирует) ранее принятый к вычету налог. В УТ 11 при корректной ссылке на документ поступления программа автоматически формирует движения, уменьшающие вычет, — в книге покупок отражается корректировка. Поставщик со своей стороны выставляет корректировочный счёт-фактуру.

Если документ поступления в строках не указан, автоматическая корректировка НДС может не сработать, и потребуется ручное отражение через документы регистрации НДС. Это одна из главных причин, почему возврат всегда стоит привязывать к исходному поступлению.

Возврат денег и зачёт задолженности

Если поступление не было оплачено, проведённый возврат просто уменьшит вашу задолженность перед поставщиком — никаких дополнительных действий по деньгам не требуется. Убедиться в этом можно через отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами»: сумма долга уменьшится на сумму возврата.

Если товар уже оплачен, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика. Когда контрагент вернёт деньги, оформите «Поступление безналичных денежных средств» с операцией «Возврат от поставщика» — удобнее всего создать его на основании документа возврата. Альтернатива — зачесть переплату в счёт будущих поставок через документ «Зачёт задолженности» или оформлением следующего поступления с указанием оплаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения возврата выполните три контрольные проверки. Во-первых, отчёт «Остатки товаров на складах»: возвращённое количество должно уйти с остатка, отрицательных остатков быть не должно. Во-вторых, «Ведомость расчётов с партнёрами»: задолженность по договору должна уменьшиться ровно на сумму возврата. В-третьих, при наличии НДС — книга покупок после формирования записей: корректировка по возвращённому товару должна отразиться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Количество уменьшилось на возвращённое, минусов нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток по позиции — возвращено больше, чем было

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Долг уменьшился на сумму возврата или появилась дебиторка

Тревожный признак

Задолженность не изменилась — проверьте договор и документ расчётов

НДС

Норма

В книге покупок есть сторнирующая запись по возврату

Тревожный признак

Корректировки нет — не заполнен документ поступления в строках

Частая ошибка — возврат количества, превышающего остаток по партии поступления. Документ проведётся, но себестоимость спишется некорректно, а при закрытии месяца появятся отрицательные остатки. Вторая типичная ошибка — неверный склад в шапке: товар спишется не с того места хранения, и на одном складе будет минус, на другом — зависший остаток.

Частые вопросы

Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?

Корректировка поступления применяется, когда стороны согласовали изменение первичного документа — например, исправили цену или количество в накладной задним числом. Возврат — это самостоятельная хозяйственная операция: товар физически отгружается обратно поставщику. Если товар уехал со склада, нужен именно возврат.

Можно ли вернуть товар, который уже частично продан?

Можно, но только в пределах фактического остатка на складе. Проданную часть вернуть нельзя — она уже списана в себестоимость продаж. Перед оформлением сверьте доступное количество в отчёте «Остатки товаров на складах».

Поставщик вернул деньги, а задолженность в отчёте висит. Что делать?

Проверьте, что поступление денег оформлено с операцией «Возврат от поставщика» и по тому же договору и объекту расчётов, что и возврат. Если взаиморасчёты ведутся по накладным, в платёжном документе должен быть указан документ возврата. При необходимости выполните «Зачёт задолженности».

Как оформить возврат комиссионного товара (принятого на комиссию)?

Товар, принятый на комиссию, не является вашей собственностью, поэтому возврат оформляется тем же документом «Возврат товаров поставщику», но с типом операции для товаров комитента — товар спишется с забалансового учёта без влияния на взаиморасчёты по стоимости. Убедитесь, что документ поступления был с соответствующим типом операции.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате?

Как правило, при возврате товара, принятого на учёт, корректировочный счёт-фактуру выставляет поставщик, а покупатель отражает уменьшение вычета в книге покупок. Если возврат оформляется как обратная реализация (например, товар не был принят на учёт), покупатель выставляет обычный счёт-фактуру на реализацию. Порядок зависит от условий договора и статуса сторон по НДС — при сомнениях согласуйте схему с бухгалтером.