Торговля и Склад · 10 мин
Как принять алкоголь в 1С Розница: полное руководство по работе с ЕГАИС
Пошаговая инструкция по приёмке алкоголя в 1С Розница: настройка ЕГАИС, подтверждение ТТН, сканирование марок, расхождения и типичные ошибки при оприходовании.
Приёмка алкогольной продукции в 1С Розница отличается от обычного оприходования товара: каждая поставка должна пройти через ЕГАИС, а по маркируемой продукции — ещё и через систему «Честный знак». Ошибка на этапе приёмки приводит к расхождениям остатков, штрафам при проверке и проблемам при продаже на кассе.
Процесс состоит из нескольких обязательных этапов: получение входящей ТТН ЕГАИС, подтверждение или отклонение накладной, сканирование акцизных марок (для маркируемой продукции) и создание документа «Поступление товаров» на основании ТТН. Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных проблем и способов их решения.
Инструкция ориентирована на 1С:Розница 8 (редакции 2.2 и 2.3) с подключённым УТМ ЕГАИС. В более ранних версиях названия разделов могут отличаться, но логика работы сохраняется.
Подготовка: что должно быть настроено до приёмки
До первой приёмки алкоголя проверьте базовую настройку обмена с ЕГАИС. Универсальный транспортный модуль (УТМ) должен быть установлен на компьютере или сервере, запущен и доступен по сети. В 1С Розница перейдите в раздел «Администрирование» → «Интеграция с ЕГАИС» и убедитесь, что обмен включён, указан адрес УТМ и задано расписание обмена.
Проверьте, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и код в ЕГАИС (FSRAR_ID) — без этого ТТН не будут корректно сопоставляться. Также в номенклатуре должны быть заведены алкогольные товары с правильным видом продукции (крепкий алкоголь, пиво, вино и т.д.), поскольку от вида зависит необходимость помарочного учёта.
Загрузка входящей ТТН ЕГАИС
Когда поставщик отгружает алкоголь, он оформляет ТТН в ЕГАИС, и накладная приходит в ваш УТМ. В 1С Розница откройте раздел «Закупки» (или «ЕГАИС») → «ТТН ЕГАИС (входящие)». Если обмен настроен по расписанию, документы появятся автоматически; иначе выполните обмен вручную кнопкой «Выполнить обмен».
В списке ТТН видны номер накладной, поставщик, дата и статус. Найдите нужную накладную по номеру из бумажных документов поставщика. Если ТТН в списке нет, сначала проверьте работу УТМ: откройте его домашнюю страницу в браузере (обычно http://localhost:8080) и убедитесь, что входящие документы есть на самом УТМ.
Не подтверждайте ТТН до фактической приёмки товара на складе. Подтверждение накладной означает, что вы приняли продукцию и поставили её на баланс в ЕГАИС — отменить это действие можно только через акт расхождений, и то в ограниченный срок.
Сверка поставки и подтверждение ТТН
Откройте входящую ТТН и сравните её состав с фактически принятым товаром: наименования, количество, номера справок А и Б (для старой схемы) или справок 1 и 2. В 1С Розница при открытии ТТН программа предложит сопоставить позиции с номенклатурой базы — для новых товаров создайте карточки или сопоставьте с существующими.
Если фактическое количество совпадает с накладной, нажмите «Подтвердить» — в ЕГАИС уйдёт акт подтверждения, а продукция встанет на баланс вашей организации. Если есть расхождения (недостача, пересорт), оформите акт расхождений, указав фактическое количество по каждой позиции: поставщик получит уведомление и сможет согласиться с актом или отклонить его.
Полный отказ от накладной возможен, если поставка не приехала вообще или привезли совершенно не тот товар. Отказ также фиксируется в ЕГАИС соответствующим документом.
Как выбрать действие по ТТН
Помарочная приёмка: сканирование марок
Для маркируемой продукции (крепкий алкоголь, вино, а также пиво и слабоалкогольные напитки в системе «Честный знак») одного подтверждения ТТН недостаточно — нужно посканировать коды маркировки с каждой бутылки или с транспортных упаковок (коробов), если поставщик передал коды агрегатов.
В 1С Розница для этого используется документ «Проверка и подбор алкогольной продукции» либо сканирование непосредственно в форме поступления. Подключите 2D-сканер, откройте форму подбора марок и сканируйте каждую единицу. Программа сверяет отсканированные марки с данными ТТН и показывает расхождения в реальном времени.
Если поставщик передал коды транспортных упаковок, можно сканировать только короба — это существенно быстрее. Но при вскрытии короба для розничной продажи убедитесь, что марки внутри соответствуют заявленным: при продаже касса всё равно будет проверять каждую марку.
Создание поступления товаров на основании ТТН
После подтверждения накладной в ЕГАИС создайте складской документ. В форме ТТН нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров». Программа перенесёт позиции, количество и цены из накладной; проверьте и при необходимости скорректируйте закупочные цены, укажите склад и применяемую систему налогообложения.
Проведите документ поступления. С этого момента товар числится и в складском учёте 1С, и на балансе ЕГАИС. Если вы работаете с ценами номенклатуры, на основании поступления удобно сразу создать установку цен, чтобы на кассе товар продавался по актуальной розничной цене.
Обратите внимание на остатки по регистрам ЕГАИС: остаток на первом регистре (склад ЕГАИС) и втором регистре (торговый зал) должен соответствовать фактическому размещению товара. При необходимости выполните передачу в торговый зал отдельным документом ЕГАИС.
- 1Проверьте, что УТМ работает и обмен с ЕГАИС выполняется без ошибок
- 2Загрузите входящую ТТН в разделе ТТН ЕГАИС (входящие)
- 3Сверьте накладную с фактической поставкой по количеству и ассортименту
- 4Отсканируйте марки по маркируемой продукции или коды коробов
- 5Подтвердите ТТН или оформите акт расхождений
- 6Создайте поступление товаров на основании ТТН и проведите его
- 7Сверьте остатки в 1С и на регистрах ЕГАИС с фактическим количеством
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение остатков между 1С и ЕГАИС. Она возникает, когда товар продают без сканирования марки, списывают вручную мимо ЕГАИС или принимают поставку без подтверждения ТТН. Регулярно (хотя бы раз в неделю) сверяйте остатки через отчёт по остаткам ЕГАИС и проводите инвентаризацию с пересчётом марок.
Вторая типичная ситуация — «зависшие» ТТН: поставщик отправил накладную, но товар ещё в пути, а срок подтверждения истекает. Следите за списком входящих ТТН ежедневно: просроченная неподтверждённая накладная может привести к спорам с поставщиком и некорректным остаткам.
Третья ошибка — неправильное сопоставление номенклатуры. Если одну и ту же алкогольную продукцию из ТТН сопоставить с разными карточками товара в разные приёмки, остатки раздублируются, а при продаже касса не найдёт нужную марку. Используйте механизм сопоставления аккуратно и периодически проверяйте дубли.
Проверка результата после приёмки
После завершения всех документов убедитесь, что приёмка прошла корректно. В списке ТТН статус накладной должен быть «Подтверждена» (или «Расхождения» с оформленным актом). Документ поступления — проведён, товар отображается в остатках склада.
Дополнительно проверьте остатки ЕГАИС через соответствующий отчёт в разделе интеграции: количество по принятым позициям должно увеличиться ровно на принятое число единиц. Для маркируемой продукции можно пробить одну бутылку через кассу в тестовом режиме или проверить марку через форму проверки — марка должна числиться за вашей организацией.
Как проверить результат
Подтверждена или оформлен акт расхождений
Статус «К подтверждению» после приёмки или ошибка обмена
Увеличились ровно на принятое количество
Товар не отображается или количество двойное
Совпадают с фактическим размещением товара
Расхождение между регистром 1, регистром 2 и фактом
Марка числится за вашей организацией и доступна к продаже
Марка не найдена, продана или принадлежит другой организации
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять алкоголь в 1С Розница без ТТН ЕГАИС?
Нет. Вся алкогольная продукция должна поступать на баланс через подтверждение ТТН ЕГАИС. Ручное оприходование алкоголя без накладной — нарушение, при проверке такой товар будет считаться нелегальным, независимо от того, как он отражён в 1С.
Что делать, если ТТН не приходит в 1С, хотя поставщик её отправил?
Сначала проверьте УТМ: откройте его страницу в браузере и посмотрите список входящих документов. Если накладная есть на УТМ, но не загружается в 1С — выполните обмен вручную и проверьте настройки подключения. Если документа нет и на УТМ, уточните у поставщика, на какой FSRAR_ID он отправил накладную.
Обязательно ли сканировать каждую бутылку при приёмке?
Если поставщик передал коды транспортных упаковок, достаточно сканировать короба. Если агрегированных кодов нет, маркируемую продукцию нужно сканировать поштучно — иначе вы не сможете подтвердить состав поставки и корректно продать товар на кассе.
Поставщик привёз меньше товара, чем в ТТН. Как оформить?
Не подтверждайте накладную полностью. В форме ТТН оформите акт расхождений, указав фактически принятое количество по каждой позиции. Акт уйдёт поставщику через ЕГАИС; после его согласия на баланс встанет только фактическое количество.
Как исправить ситуацию, если подтвердили ТТН с ошибкой?
Если акт подтверждения уже ушёл в ЕГАИС, прямой отмены нет. Варианты: договориться с поставщиком о возврате продукции через обратную ТТН либо списать излишки документом списания ЕГАИС с указанием причины. Действовать нужно быстро, пока расхождение не выросло в цепочку ошибок по остаткам.
Нужно ли подтверждать ТТН по пиву и слабоалкогольным напиткам?
Да, пиво и слабоалкогольная продукция также проходят через ЕГАИС, и ТТН по ним подтверждаются в том же порядке. Дополнительно пиво маркируется через «Честный знак», поэтому по нему потребуется и помарочная приёмка со сканированием кодов Data Matrix.
Что важно запомнить
Приёмка алкоголя в 1С Розница строится вокруг ТТН ЕГАИС: загрузили накладную, сверили факт, отсканировали марки, подтвердили, создали поступление. Никогда не подтверждайте ТТН до физической сверки и регулярно сверяйте остатки 1С с остатками ЕГАИС — это защищает от штрафов и блокировок на кассе.