Как принять алкоголь в 1С Розница через ЕГАИС

Приемка алкогольной продукции в розничном магазине регламентирована законодательством об обороте алкоголя: каждая поставка должна быть зафиксирована в ЕГАИС, а расхождения между накладной и фактическим товаром — отражены в акте. 1С Розница (редакции 2.2 и 2.3) содержит встроенный обмен с ЕГАИС через Универсальный транспортный модуль (УТМ), поэтому вся работа ведется внутри программы без ручного ввода данных накладной.

Ошибки при приемке — одна из самых частых причин штрафов и «зависших» остатков в ЕГАИС. Если подтвердить накладную, не проверив фактическое количество и не отсканировав марки, в системе окажется продукция, которой физически нет в магазине, а списать ее потом можно только через акт списания с указанием причины. Поэтому приемку стоит выполнять строго по регламенту, описанному ниже.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С Розница 2.2/2.3 с подключенным оборудованием: 2D-сканер штрихкодов, УТМ на компьютере или в локальной сети, действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП) на ключе JaCarta или Рутокен.

Подготовка: что должно быть настроено до приемки

До первой приемки убедитесь, что обмен с ЕГАИС работает. Откройте раздел «Администрирование» → «Интеграция с ЕГАИС» (в некоторых релизах — «Обмен с контролирующими органами» → «ЕГАИС») и проверьте, что в настройках указан правильный адрес УТМ, а статус подключения — активный. УТМ обычно работает по адресу http://localhost:8080 или по сетевому адресу компьютера, где он установлен.

Проверьте срок действия сертификата КЭП: с просроченной подписью УТМ не сможет подписывать документы, и накладные перестанут уходить в ЕГАИС. Также убедитесь, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и код в ЕГАИС (FSRAR ID) — без них обмен невозможен.

Отдельно настройте сканер штрихкодов в режиме эмуляции клавиатуры или COM-порта и проверьте, что он считывает DataMatrix с акцизных марок. Обычный линейный сканер для этой задачи не подойдет — нужен 2D-сканер.

Сопоставление номенклатуры

Перед подтверждением накладной каждую позицию ТТН нужно связать с номенклатурой вашей информационной базы. В открытой ТТН программа показывает алкогольную продукцию ЕГАИС (с алкокодами) и предлагает сопоставить ее с вашими товарами. Если поставщик уже работал с вами, сопоставление обычно подтягивается автоматически.

Для новых позиций нажмите «Сопоставить» и выберите существующий товар из справочника или создайте новый. При создании обязательно заполните вид алкогольной продукции, крепость, объем и производителя — эти данные используются при продаже и списаниях. Не создавайте дубли: сначала поищите товар по штрихкоду или наименованию.

Один алкокод ЕГАИС может соответствовать только одной карточке номенклатуры, но одна карточка может быть связана с несколькими алкокодами (например, у разных импортеров одна и та же продукция). Это нормальная ситуация — сопоставляйте по факту поставки.

Сканирование акцизных марок

Ключевой этап приемки — проверка каждой бутылки по акцизной марке. В форме ТТН перейдите к проверке и подбору продукции: программа откроет режим сканирования, где по каждой позиции указано ожидаемое количество. Сканируйте DataMatrix-код с каждой бутылки — программа сверит марку со справкой Б (для маркируемой продукции) и зачтет единицу товара.

Если марка не читается (повреждена, затерта), такую бутылку нельзя подтверждать как полноценную. Отложите ее и оформите расхождение. Если сканированная марка не принадлежит данной ТТН, программа выдаст предупреждение — это признак пересортицы или ошибки поставщика.

1. 1
   Обновите список входящих ТТН ЕГАИС и откройте нужную накладную
2. 2
   Сверьте электронную ТТН с бумажной накладной поставщика
3. 3
   Сопоставьте все позиции с номенклатурой базы
4. 4
   Отсканируйте акцизные марки по каждой позиции
5. 5
   Зафиксируйте расхождения, если факт не совпадает с ТТН
6. 6
   Подтвердите накладную или отправьте акт расхождений
7. 7
   Создайте поступление товаров на основании ТТН

Для немаркируемой продукции (пиво в кегах в отдельных случаях, продукция по старым схемам) сканирование не требуется — достаточно сверить количество поштучно или по упаковкам. Но большинство крепкого алкоголя и вина поставляется с марками, и пропуск сканирования — прямой путь к завышенным остаткам в ЕГАИС.

Подтверждение накладной и акты расхождений

Если фактическое количество полностью совпало с ТТН и все марки отсканированы, нажмите «Подтвердить» — программа сформирует акт подтверждения, подпишет его через УТМ и отправит в ЕГАИС. После этого продукция ставится на баланс вашей организации в ЕГАИС (регистр 1, а для маркируемой продукции при наличии УТМ новых версий — с детализацией по маркам).

Если есть расхождения, выберите вариант «Есть расхождения» и укажите фактическое количество по каждой спорной позиции. Программа сформирует акт расхождений: подтвержденной будет только фактически принятая продукция, а недостача останется зоной ответственности поставщика. Полный отказ от накладной применяйте только если товар не принимался вообще.

Создание поступления товаров и оприходование

После подтверждения ТТН создайте на ее основании документ «Поступление товаров» — кнопка создания доступна прямо из формы накладной. Проверьте цены, суммы и ставки НДС: в ТТН ЕГАИС цены могут отсутствовать или отличаться от договорных, поэтому заполняйте их по первичным документам поставщика.

Проведите поступление и убедитесь, что товар появился на складе магазина. Для контроля сравните остатки в 1С с остатками ЕГАИС: через обмен можно запросить остатки по регистру и сверить их с учетными. Регулярная сверка (хотя бы раз в месяц) позволяет вовремя обнаружить «зависшие» марки и несписанную продукцию.

Особые ситуации и ограничения

Если УТМ недоступен (сбой компьютера, интернета), входящие ТТН накапливаются на сервере ЕГАИС и загрузятся после восстановления связи. Но продажа алкоголя без отправки чеков в ЕГАИС запрещена, поэтому длительный простой УТМ — повод приостановить торговлю алкоголем до устранения проблемы.

При пересортице (привезли другой товар под тем же алкокодом или другой алкокод) не подтверждайте такую позицию — оформляйте расхождение и требуйте от поставщика корректирующую ТТН. Возврат поставщику также оформляется через ЕГАИС: исходящей ТТН с вашей стороны после согласования.

Для магазинов с несколькими обособленными подразделениями каждая точка работает со своим УТМ и своим кодом FSRAR ID — нельзя подтверждать накладную одного магазина из программы другого.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять алкоголь, если поставщик не отправил ТТН в ЕГАИС?

Нет. Без электронной накладной приемка не оформляется: товар не будет стоять на балансе в ЕГАИС, и его продажа станет нарушением. Свяжитесь с поставщиком и потребуйте оформить ТТН, до ее появления товар на полку не выставляйте.

Что делать, если акцизная марка повреждена и не сканируется?

Такую бутылку нельзя подтвердить как полноценную единицу. Зафиксируйте ее как расхождение в акте по ТТН, опишите ситуацию поставщику и согласуйте возврат или замену. Продавать продукцию с нечитаемой маркой нельзя.

Обязательно ли сканировать каждую бутылку при приемке?

Для маркируемой продукции — да, это единственный способ подтвердить поступление конкретных марок и избежать расхождений при продаже. Пропуск сканирования приводит к тому, что на кассе марка не проходит проверку или списывается не та марка.

Как исправить ошибку, если накладную подтвердили полностью, а товара по факту меньше?

Отменить подтверждение нельзя. Недостача останется на вашем балансе в ЕГАИС, и ее придется списывать актом списания с указанием причины. Претензию по недостаче предъявляйте поставщику в рамках договора, опираясь на бумажные документы и акт приемки.

Как часто нужно сверять остатки 1С с остатками ЕГАИС?

Оптимально — после каждой инвентаризации и не реже одного раза в месяц. Запрос остатков выполняется через обмен с ЕГАИС прямо из 1С Розница. Расхождения устраняйте актами списания или постановки на баланс до того, как их обнаружит проверка.

Работает ли приемка ЕГАИС в 1С Розница базовой версии?

Да, обмен с ЕГАИС доступен в типовой 1С Розница независимо от поставки. Критично другое: актуальный релиз конфигурации, корректно настроенный УТМ, действующая КЭП и 2D-сканер для чтения акцизных марок.