Торговля и Склад · 12 мин
Как принимать ТТН ЕГАИС в 1С: проверка, сопоставление и подтверждение
Как принять ТТН ЕГАИС в 1С: проверка входящей накладной, сопоставление номенклатуры, подтверждение или отказ, работа с расхождениями и типичные ошибки при приёмке.
Приём товарно-транспортной накладной (ТТН) из ЕГАИС — обязательная операция для любой организации, закупающей алкогольную продукцию. Пока накладная не подтверждена, товар юридически не принят: его нельзя продавать, перемещать и ставить на баланс. В 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, УНФ) весь цикл работы с ТТН ведётся через встроенный обмен с ЕГАИС, и при правильной настройке операция занимает несколько минут.
Ошибки при приёмке обходятся дорого: подтверждённая накладная с неверным количеством фиксирует на вашем остатке в ЕГАИС продукцию, которой физически нет, а пропущенный срок подтверждения может привести к автоматическому подтверждению ТТН со стороны поставщика. Поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику проверок до нажатия «Подтвердить».
Ниже разобран полный цикл: от получения входящей ТТН до проверки результата, включая сопоставление номенклатуры, работу с расхождениями, частичный отказ и типичные ошибки.
Что нужно подготовить до приёма ТТН
До того как поставщик отправит накладную, в 1С должен быть настроен и запущен обмен с ЕГАИС. Проверьте, что транспортный модуль УТМ установлен, работает и доступен по сети, а в настройках обмена указан правильный адрес УТМ (по умолчанию http://localhost:8080) и ваш FSRAR_ID. Если УТМ остановлен, входящие документы просто не загружаются в базу.
Второе условие — актуальный классификатор контрагентов и организаций ЕГАИС. Поставщик должен быть сопоставлен с элементом справочника «Контрагенты», иначе при загрузке ТТН программа не сможет подставить его в документ. Сопоставление выполняется один раз через запрос данных из ЕГАИС по ИНН или из формы самой накладной.
Третье — базовая номенклатура алкогольной продукции. Если вы принимаете товар впервые, будьте готовы создавать новые карточки номенклатуры прямо при сопоставлении. Заранее решите, кто это делает: кладовщик, товаровед или менеджер по закупкам, чтобы приёмка не встала из-за неразберихи с полномочиями.
Где найти входящую ТТН в 1С
Входящие накладные попадают в базу автоматически при выполнении обмена с ЕГАИС. В типовых конфигурациях путь примерно одинаковый: в «1С:Рознице» — раздел «Закупки» или «ЕГАИС», журнал «Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие)»; в УТ 11 и КА — раздел «Интеграция с ЕГАИС» из панели «Закупки» или «НСИ и администрирование».
Если накладной в журнале нет, сначала выполните обмен вручную: кнопка «Выполнить обмен» в форме обмена с ЕГАИС. Программа отправит исходящие запросы и загрузит все входящие документы из УТМ. Убедитесь, что обмен завершился без ошибок — красные строки протокола обычно указывают на недоступность УТМ или проблемы с ключами.
Статус накладной виден прямо в списке. Вас интересуют ТТН в статусе «К подтверждению» (или «Принят из ЕГАИС») — это накладные, по которым ещё не принято решение. Накладные со статусами «Подтверждена», «Есть расхождения», «Отменена» уже обработаны и требуют вмешательства только при разборе ошибок.
Можно приступать к сопоставлению и проверке количества
Проверить работу УТМ и выполнить обмен вручную
Сопоставить каждую позицию до подтверждения
Открыть протокол обмена и устранить причину
Сопоставление номенклатуры ЕГАИС с вашими товарами
Это ключевой этап приёмки. ЕГАИС оперирует собственным классификатором алкогольной продукции: у каждой позиции есть код алкопродукции, производитель, импортёр, крепость, объём. Ваша задача — связать каждую позицию ТТН с конкретной карточкой номенклатуры в 1С, иначе программа не сможет создать документ оприходования и корректно провести поступление.
Откройте ТТН и перейдите к сопоставлению. Для несопоставленных позиций программа обычно предлагает варианты по совпадению наименования — проверяйте их внимательно: похожие названия у разных производителей и объёмов встречаются постоянно. Если подходящей карточки нет, создайте новую номенклатуру прямо из формы сопоставления: программа подставит вид продукции, производителя, крепость и объём из классификатора ЕГАИС.
Сопоставление сохраняется навсегда: при следующих поставках той же продукции позиции свяжутся автоматически. Поэтому ошибка на этом этапе имеет долгий шлейф — если связать позицию ЕГАИС не с тем товаром, все последующие накладные будут приходить на неверную карточку, и складские остатки «поплывут». Ошибочную связь можно разорвать в регистре сопоставления номенклатуры ЕГАИС, но лучше не допускать её изначально.
Подтверждение, отказ и акт расхождений
После сопоставления сверьте данные ТТН с фактической поставкой: пересчитайте бутылки или короба, сверьте количество по каждой позиции с накладной. Только после физической приёмки принимайте решение в программе — подтверждение электронной накладной равнозначно подписанию бумажной.
Полное совпадение: подтверждение ТТН
Если количество и ассортимент совпадают, нажмите «Подтвердить» (или выберите команду подтверждения в форме документа). 1С сформирует квитанцию о подтверждении и отправит её в ЕГАИС при ближайшем обмене. На основании подтверждённой ТТН создаётся документ «Поступление товаров» (или «Приходный ордер» — зависит от конфигурации), а продукция ставится на баланс в ЕГАИС по первому регистру, а маркируемая — дополнительно фиксируется по второму регистру через сканирование акцизных марок.
Полное несоответствие: отказ от накладной
Если машина не приехала, товар не ваш или накладная пришла ошибочно — используйте «Отказаться от накладной». Отказ уходит в ЕГАИС, поставщик получает уведомление, а продукция списывается с «транзита» обратно на его остаток. Не используйте отказ, если расходятся только несколько позиций — для этого есть акт.
Частичное расхождение: акт расхождений
Когда часть товара соответствует накладной, а часть — нет (недостача, пересорт, бой), оформляйте акт расхождений. В форме ТТН укажите фактическое количество по каждой строке: подтверждено будет только оно. Разница фиксируется в акте и отправляется поставщику — он либо соглашается с актом, либо отклоняет его, и тогда вопрос решается между вами вне ЕГАИС (допоставка, возврат, корректировка).
- 1Выполните обмен с ЕГАИС и откройте журнал входящих ТТН
- 2Откройте накладную в статусе «К подтверждению» и проверьте поставщика и реквизиты
- 3Сопоставьте все позиции алкопродукции с номенклатурой 1С
- 4Физически пересчитайте поставку и сверьте с количеством в ТТН
- 5Подтвердите накладную, оформите отказ или акт расхождений
- 6Выполните обмен повторно и дождитесь квитанции о регистрации в ЕГАИС
- 7Создайте документ поступления и проверьте остатки по регистрам ЕГАИС
Приёмка маркируемой продукции по акцизным маркам
Для маркируемой алкогольной продукции простого подтверждения количества недостаточно — нужно зафиксировать в ЕГАИС каждую марку (код PDF417 с бутылки). В 1С это делается через проверку и подбор марок в документе поступления: кладовщик сканирует марки двумерным сканером, программа сверяет их с данными ТТН.
Если поставщик прислал УПД или в ТТН указаны коды марок, 1С может сверить отсканированное с ожидаемым списком — несовпадения подсвечиваются сразу. Марки, которых нет в накладной, принимать нельзя: это признак «левого» товара. Недостающие марки фиксируются в акте расхождений.
Практический совет: сканируйте марки до подтверждения ТТН, а не после. Если при сканировании обнаружится расхождение, вы ещё можете оформить акт. После подтверждения исправлять состав марок сложнее — придётся делать возврат поставщику или списание.
Заведите правило: ТТН подтверждает тот же сотрудник, который физически принял товар, и в тот же день. Разнесение приёмки и подтверждения на разных людей и даты — главный источник ситуаций «накладная подтверждена, а товар не приехал».
Проверка результата и контроль остатков
После отправки ответа выполните обмен ещё раз и проверьте статус ТТН: она должна перейти в «Подтверждена» (или «Есть расхождения» при акте). Откройте протокол обмена и убедитесь, что по документу получена квитанция о регистрации операции в ЕГАИС — без неё операция не считается завершённой, даже если в 1С всё «зелёное».
Затем проверьте остатки. Сформируйте отчёт по остаткам ЕГАИС (регистр 1 — склад, регистр 2 — торговый зал) и сравните с данными 1С. Принятая продукция должна появиться на балансе. Если остатки в 1С и ЕГАИС расходятся, используйте штатную обработку сопоставления остатков и при необходимости акты постановки на баланс или списания — но только после выяснения причины расхождения.
Как проверить результат
«Подтверждена» или «Есть расхождения», квитанция ЕГАИС получена
Статус не меняется, в протоколе ошибки передачи
Создан на основании ТТН, количество совпадает с фактическим
Поступление не создано или количество отличается
Принятый товар виден в остатках по регистрам
Остатки не изменились или появились минусовые позиции
Все марки отсканированы и совпали со списком
Есть неотсканированные или «чужие» марки
Частые проблемы и что с ними делать
ТТН не загружается в 1С. Чаще всего не работает УТМ: проверьте службу транспортного модуля, срок действия ключей ГОСТ и RSA на носителе JaCarta, доступность адреса УТМ из браузера. Просроченный ключ — типовая причина «тихой» остановки обмена.
Ошибка при отправке подтверждения. Откройте протокол обмена и прочитайте текст отказа ЕГАИС. Частые причины: накладная уже отменена поставщиком, истёк срок подтверждения, нарушена связь с УТМ в момент отправки. Если ТТН отменена поставщиком — принимать её нельзя, запросите корректную накладную.
Пришла ТТН на чужую организацию или старый адрес. Такое бывает при смене КПП или ошибке поставщика. Эту накладную нужно отклонить и попросить поставщика выписать корректную — подтверждать её нельзя, товар встанет на баланс с неверными данными.
Как выбрать действие по накладной
Что важно запомнить
Приём ТТН ЕГАИС в 1С — это цепочка: загрузка накладной, сопоставление номенклатуры, физический пересчёт, подтверждение/отказ/акт и контроль квитанции. Подтверждайте только проверенный товар, сопоставляйте позиции внимательно и завершайте операцию проверкой остатков в ЕГАИС.
Частые вопросы
Что будет, если не подтвердить ТТН в установленный срок?
Поставщик может отправить запрос на расписку, и накладная будет считаться подтверждённой в том виде, в каком её выставил отправитель. Вся продукция встанет на ваш баланс в ЕГАИС независимо от фактической поставки, поэтому пропускать входящие ТТН нельзя — проверяйте журнал ежедневно.
Можно ли отменить уже подтверждённую ТТН?
Напрямую отменить подтверждение нельзя. Если товар принят ошибочно, оформляется возврат поставщику через отдельную ТТН ЕГАИС, а лишние остатки без движения товара убираются актом списания — после выяснения причины расхождения.
Нужно ли сканировать акцизные марки при приёмке пива?
Пиво и ряд слабоалкогольной продукции принимаются в ЕГАИС по количеству, без фиксации марок поштучно. Достаточно сопоставить позиции и подтвердить количество. Обязательное сканирование марок относится к маркируемой продукции — крепкому алкоголю и вину.
Почему после подтверждения ТТН не создалось поступление товаров?
Чаще всего не сопоставлена часть номенклатуры или в настройках обмена отключено автоматическое создание документов. Проверьте сопоставление всех строк ТТН и создайте поступление вручную кнопкой «Создать на основании» из формы накладной.
Поставщик прислал ТТН дважды — что делать с дублем?
Подтвердите только одну накладную — ту, которая соответствует фактической поставке. На вторую отправьте отказ с комментарием о дублировании. Подтверждение обеих удвоит остаток в ЕГАИС, и излишек придётся списывать.
Можно ли принять ТТН, если УТМ стоит на другом компьютере?
Да. В настройках обмена с ЕГАИС в 1С укажите сетевой адрес компьютера с УТМ вместо localhost. Убедитесь, что порт УТМ доступен с рабочего места и не блокируется брандмауэром, затем выполните обмен в обычном порядке.