Торговля и Склад · 10 мин
Как принимать товар в 1С Розница: пошаговое руководство
Как оформить приемку товара в 1С Розница: поступление товаров, работа с ТСД и сканером, расхождения с накладной, оприходование и типичные ошибки кладовщика.
Приемка товара — первый складской документ в цепочке розничной торговли, и от качества его оформления зависят остатки, себестоимость и корректность последующих продаж. В 1С Розница (редакция 2.3 и 3.0) для этого используется документ «Поступление товаров», который можно создать вручную, на основании заказа поставщику или загрузить из электронной накладной. Ошибка на этом этапе — например, неверное количество или цена — потянет за собой расхождения при инвентаризации и искаженную маржу.
Материал рассчитан на кладовщиков, продавцов-операторов и администраторов магазина, которые работают в типовой конфигурации без глубоких доработок. Разберём подготовку, ручное оформление, приемку по штрихкодам, работу с расхождениями и проверку результата. Все действия описаны для интерфейса «Такси», актуального для текущих версий программы.
Подготовка к приемке: что проверить до создания документа
До начала оприходования убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Проверьте карточку поставщика в разделе «Закупки → Поставщики» (или «НСИ → Контрагенты» в зависимости от редакции): должны быть указаны ИНН, наименование и договор. Если поставщик новый — создайте его заранее, а не в момент приемки, чтобы не плодить дубли контрагентов.
Второй обязательный шаг — проверка склада. В документе поступления указывается конкретный склад магазина, и если у вас несколько торговых точек или отдельный склад хранения, ошибка в выборе склада приведет к тому, что товар «повиснет» не там. Уточните, на какой склад фактически разгружается поставка.
Также проверьте, что сканер штрихкодов или ТСД подключен и определяется программой: раздел «Администрирование → Подключаемое оборудование». Если планируете принимать маркированный товар (обувь, одежда, табак, молочная продукция), заранее убедитесь, что обмен с «Честным ЗНАКом» настроен и ЭДО с поставщиком работает — коды маркировки придут вместе с электронной УПД.
Создание документа «Поступление товаров» вручную
Откройте раздел «Закупки» (в некоторых настройках — «Склад») и выберите «Поступления товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа заполните: магазин, склад, поставщика, номер и дату входящей накладной. Поля входящего номера и даты обязательны для корректного учета первички и последующей сверки с поставщиком.
Табличную часть заполняйте одним из способов: кнопка «Добавить» с ручным выбором номенклатуры, подбор через кнопку «Подбор» (удобен при большом ассортименте) или сканирование штрихкодов. Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Программа автоматически рассчитает сумму, но сверить итог с бумажной накладной нужно обязательно.
Если поставка оформлялась через заказ поставщику, создавайте поступление на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Поступление товаров». Табличная часть заполнится автоматически из заказа, вам останется только откорректировать фактическое количество. Это самый быстрый и наименее подверженный ошибкам способ.
- 1Откройте Закупки → Поступления товаров → Создать
- 2Заполните магазин, склад, поставщика, номер и дату накладной
- 3Добавьте товары: вручную, подбором или сканером штрихкодов
- 4Сверьте количество, цены и итоговую сумму с бумажной накладной
- 5Укажите цены продажи, если они назначаются при поступлении
- 6Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте остатки отчетом
Приемка со сканером штрихкодов и ТСД
Сканер ускоряет приемку и снижает количество ошибок в номенклатуре. Установите курсор в поле поиска по штрихкоду в табличной части документа и сканируйте каждую единицу или один экземпляр каждой позиции с последующим ручным вводом количества. Если штрихкод не найден, программа сообщит об этом — значит, либо товар новый и его нужно создать, либо штрихкод не привязан к карточке номенклатуры.
При работе с терминалом сбора данных типовой процесс выглядит так: на ТСД загружается документ-основание (заказ или пустое поступление), кладовщик сканирует товар по факту, затем данные выгружаются обратно в 1С. В типовой Рознице это реализуется через обработку обмена с ТСД или через мобильное приложение «1С:Мобильный сканер штрихкодов» / «1С:Кладовщик» в зависимости от версии и лицензий.
Для маркированного товара сканирование кодов DataMatrix обязательно: программа сверит отсканированные коды с кодами из электронной УПД поставщика. Не подтверждайте приемку в «Честном ЗНАКе», пока фактически не пересчитали и не отсканировали товар — подтверждение «вслепую» делает вас ответственным за коды, которые физически могут отсутствовать.
Расхождения с накладной: недостача, излишки, пересортица
Расхождение между накладной и фактом — штатная ситуация, и главное правило: в документе отражается фактическое количество, а не данные поставщика. Если привезли меньше — проводите поступление на фактическое количество и оформляйте претензию поставщику по установленной в вашей компании процедуре.
Если обнаружились излишки, не оприходуйте их «молча» в том же документе без отражения в накладной — при сверке с поставщиком это всплывет. Согласуйте с поставщиком дополнительную накладную или оформите излишки отдельным документом «Оприходование товаров» с указанием причины.
Пересортица (привезли не тот артикул, цвет, размер) оформляется так: фактически поступивший товар принимаете, отсутствующий — в претензию. В типовой Рознице для урегулирования расхождений при инвентаризации есть документ «Пересортица товаров», но он предназначен для складских корректировок, а не для первичной приемки от поставщика.
Способы оформления расхождений
Подходит при недостаче: принимаете сколько привезли, разницу — в претензию поставщику. Самый безопасный вариант для учета.
Когда товар пришел без отражения в накладной и поставщик подтвердил передачу. Требует документального основания.
Недопустимо: расхождение обнаружится при инвентаризации и ляжет на материально ответственное лицо.
Назначение розничных цен при поступлении
В 1С Розница цены продажи могут назначаться прямо из документа поступления — для этого в нем есть механизм установки цен номенклатуры. Если ваша учетная политика предполагает наценку от закупочной цены, настройте вид цен с правилом расчета, тогда программа предложит розничные цены автоматически.
Альтернатива — отдельный документ «Установка цен номенклатуры», создаваемый на основании поступления. Этот вариант удобнее, когда ценообразованием занимается другой сотрудник или цены согласовываются после приемки. Помните: пока цена не установлена, товар на кассе пробьется либо по старой цене, либо не пробьется вовсе — зависит от настроек.
Проверить, какие цены действуют, можно через отчет по ценам номенклатуры или прямо в карточке товара по ссылке «Цены». Особое внимание уделите товарам, которые поставщик подорожал: если старая цена осталась в базе, магазин будет продавать в убыток.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте отчет «Товары на складах» (или «Остатки товаров») и убедитесь, что поступившие позиции отразились на нужном складе в правильном количестве. Это базовый контроль, который занимает минуту и отсекает большинство ошибок.
Второй контроль — движения документа: кнопка «Ещё → Движения документа» в форме поступления покажет, по каким регистрам прошел документ. Там должны быть записи по товарам на складах и, если ведется расчет с поставщиками, по взаиморасчетам.
Третий шаг — сверка с кассой: пробейте или найдите на кассе одну-две позиции из новой поставки, чтобы убедиться, что цена и остаток видны в рабочем месте кассира. Если товар не находится — проверьте выгрузку номенклатуры на кассу и установку цен.
Как проверить результат приемки
Количество совпадает с фактическим, склад указан верный
Товара нет в отчете или он на другом складе
Совпадает с суммой накладной поставщика
Расхождение по сумме — ошибка в ценах или количестве строк
Товар пробивается по актуальной розничной цене
Цена нулевая, старая или товар не находится
Все отсканированные коды приняты, УПД подтверждена
Есть неподтвержденные или лишние коды
Частые вопросы по приемке товара
Можно ли отредактировать проведенное поступление, если нашли ошибку?
Да, если документ еще не «закрыт» последующими операциями: откройте его, исправьте и перепроведите. Если по товару уже были продажи или перемещения, безопаснее оформить корректировку поступления или возврат поставщику, чтобы не нарушать последовательность документов.
Как принять товар без штрихкодов?
Используйте подбор по наименованию или артикулу через кнопку «Подбор». После приемки сгенерируйте внутренние штрихкоды для таких позиций и распечатайте этикетки — иначе на кассе товар придется искать вручную.
Что делать, если поставщик прислал электронную УПД?
Загрузите УПД через встроенный обмен ЭДО: программа создаст поступление автоматически с заполненной табличной частью. Вам останется сверить фактическое количество, отсканировать коды маркировки и провести документ.
Как оформить возврат брака, найденного при приемке?
Не включайте бракованные единицы в поступление — принимайте только качественный товар. Брак фиксируйте актом и возвращайте поставщику документом «Возврат товаров поставщику», если часть уже была оприходована.
Нужно ли создавать заказ поставщику перед поступлением?
Не обязательно, но рекомендуется при регулярных поставках: поступление на основании заказа заполняется автоматически, а программа покажет расхождения между заказанным и фактически привезенным количеством.
Что важно запомнить
Приемка в 1С Розница сводится к документу «Поступление товаров»: верный склад и поставщик, фактическое количество, сверка сумм с накладной, установка розничных цен и контроль остатков отчетом. Расхождения фиксируйте документально, маркированный товар принимайте только со сканированием кодов.