Торговля и Склад · 10 мин
Возврат товара поставщику в 1С: пошаговая инструкция
Как правильно провести возврат товара поставщику в 1С: Управление торговлей и ERP. Документы, проводки, НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара поставщику — обратная операция закупки, и в 1С она оформляется отдельным документом, а не сторнированием прихода вручную. От корректности оформления зависят остатки на складе, взаиморасчёты с контрагентом, книга покупок по НДС и данные регламентированной отчётности. Ошибка в одном документе разъезжается по всем этим участкам сразу.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP используется документ «Возврат товаров поставщику», в 1С:Комплексная автоматизация логика аналогична, а в 1С:Бухгалтерии 8 возврат оформляется через корректировку поступления или документ «Возврат товаров поставщику» в разделе покупок. Ниже разобран общий алгоритм, применимый к типовым конфигурациям.
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что основание для возврата зафиксировано: претензия поставщику, соглашение о возврате или условие договора. В 1С это отражается ссылкой на документ поступления — именно связь с исходной накладной обеспечивает правильное списание партий и зачёт авансов.
Подготовка: что проверить перед оформлением возврата
Сначала найдите исходный документ поступления: по нему вы сверите количество, цены и партию товара. Если возвращается только часть позиций, важно точно знать, какие именно товары и по какой цене были оприходованы — иначе возврат уйдёт по другой себестоимости и исказит маржинальность.
Проверьте остаток товара на складе. Если товар уже частично продан или перемещён, возврат полного количества приведёт к отрицательным остаткам. В типовых конфигурациях это либо запрещено настройками, либо создаёт минус, который потом придётся разбирать вручную.
Уточните состояние взаиморасчётов: оплачено ли поступление. От этого зависит, как закроется возврат — уменьшением задолженности перед поставщиком или формированием задолженности поставщика перед вами (предоплата к возмещению).
Что проверить до создания документа
Остатка хватает для возврата в полном объёме
Товар продан или перемещён — возврат создаст минус
Поступление проведено, цены и количество известны
Поступление не найдено или не проведено
Понятно, оплачен товар или нет — ясен сценарий расчётов
Состояние оплаты неизвестно, зачёт аванса не проверен
Создание документа «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подтянет контрагента, договор, склад, табличную часть с ценами и партиями. Это исключает расхождения по ценам и обеспечивает корректное списание конкретной партии.
Если возвращается часть товара, отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки и скорректируйте количество. Цены по умолчанию подставляются из поступления — менять их стоит только если с поставщиком согласована иная цена возврата, и это должно быть подтверждено документально.
Проверьте ключевые реквизиты шапки: организация, склад, договор, операция (в УТ 11 — «Возврат поставщику»). Неверно выбранный склад приведёт к тому, что остаток уменьшится не там, где товар лежит физически.
- 1Найдите документ поступления и сверьте возвращаемые позиции и количество
- 2Создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
- 3Откорректируйте табличную часть: оставьте только возвращаемые позиции и количество
- 4Проверьте склад, договор, организацию и цены в шапке документа
- 5Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат для поставщика
- 6Проверьте результат: остатки, взаиморасчёты, НДС
Отражение НДС при возврате поставщику
НДС — самый чувствительный участок возврата. Общий принцип: если товар принят к учёту и НДС по нему был принят к вычету, то при возврате покупатель, как правило, начисляет НДС с возвращаемой стоимости, а поставщик принимает его к вычету. В 1С это отражается автоматически при корректно заполненном документе возврата, но механика зависит от конфигурации и настроек учётной политики.
В 1С:Бухгалтерии 8 при возврате на основании поступления программа формирует запись в книге продаж (начисление НДС), а счёт-фактура выставляется покупателем на возврат. Если поступление ещё не было оплачено и вычет не заявлялся, сценарий может отличаться — сверьтесь с методистом или бухгалтером по НДС вашей организации.
Если возврат происходит в другом налоговом периоде, чем поступление, особенно важно не править старый документ поступления задним числом — это вызовет необходимость уточнённых деклараций. Возврат оформляется текущей датой.
Взаиморасчёты и денежные потоки при возврате
Сценарий расчётов зависит от того, оплачен ли товар. Если поступление не оплачено, возврат просто уменьшает вашу задолженность перед поставщиком — после проведения документа проверьте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами»: долг должен сократиться на сумму возврата.
Если товар уже оплачен, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика. Дальше два пути: поставщик возвращает деньги (оформляется входящим платежом на основании возврата) или сумма зачитывается как аванс под будущие поставки по тому же договору.
Когда договоров с поставщиком несколько, следите, чтобы зачёт происходил по нужному договору — в УТ 11 и ERP расчёты детализируются до объекта расчётов, и «повисшие» суммы чаще всего возникают именно из-за разных объектов расчётов у поступления и возврата.
Как выбрать сценарий расчётов
Возврат в 1С:Бухгалтерии 8: особенности
В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Возврат товаров поставщику» находится в разделе «Покупки». Как и в торговых конфигурациях, рекомендуется ввод на основании поступления — тогда корректно заполнятся счета учёта, цены и НДС.
Альтернативный вариант — документ «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». Он подходит, когда возврат по сути является уменьшением количества в исходной накладной и стороны подписали корректировочные документы. Корректировка автоматически создаёт записи по НДС в нужных разделах.
После проведения посмотрите движения документа (кнопка «Дт/Кт»): должны быть проводки по списанию товара со счёта 41 (или 10), уменьшению расчётов по счёту 60 и отражение НДС. Если проводки не соответствуют ожиданиям — чаще всего дело в счетах учёта номенклатуры или неправильно выбранной операции.
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее частая проблема — возврат без ссылки на поступление. Документ создан «с нуля», цены введены вручную, партия не указана. Итог: списывается не та себестоимость, взаиморасчёты не закрываются, а в учёте НДС документ не связывается с исходной накладной.
Вторая группа ошибок — работа с периодами: возврат оформлен датой поступления в закрытом квартале, либо, наоборот, исходное поступление отредактировано после возврата. Любые изменения прошлых периодов должны быть осознанными и согласованными с бухгалтерией.
Проверка результата после проведения
После проведения документа выполните контроль по трём направлениям. Первое — склад: отчёт «Остатки товаров на складах» должен показать уменьшение остатка ровно на возвращённое количество, без отрицательных значений.
Второе — расчёты: отчёт по взаиморасчётам с контрагентом (или «Ведомость расчётов с контрагентами» в Бухгалтерии) должен показать уменьшение кредиторки либо появление дебиторки поставщика на сумму возврата. Третье — НДС: проверьте, как документ отразился в книге покупок или книге продаж в зависимости от сценария, и при необходимости сформируйте счёт-фактуру на возврат.
Что важно запомнить
Создавайте возврат на основании поступления, проверяйте остаток и склад до проведения, не трогайте закрытые периоды, а после проведения контролируйте три участка: складские остатки, взаиморасчёты и НДС. Связка документов поступление–возврат — главная защита от расхождений в учёте.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления не найден в базе?
Да, документ возврата можно создать без основания, заполнив контрагента, товары и цены вручную. Но цены должны соответствовать фактическим условиям выкупа, иначе расхождения возникнут в себестоимости и НДС. Такой вариант допустим, когда поступление велось в другой базе или на бумаге, но требует особенно тщательной сверки сумм.
Как вернуть только часть товара из поступления?
Создайте возврат на основании поступления и отредактируйте табличную часть: удалите невозвращаемые позиции и укажите фактическое количество по оставшимся строкам. Программа спишет только указанное количество, остальная часть партии останется на складе.
Что делать, если после возврата в взаиморасчётах осталась задолженность?
Чаще всего причина в разных объектах расчётов (договорах, заказах) у поступления и возврата. Сформируйте детальный отчёт по расчётам с контрагентом, найдите, по какому объекту висит сумма, и выполните зачёт задолженности или исправьте договор в документе возврата.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате товара поставщику?
При возврате товара, принятого на учёт, покупатель, как правило, выставляет счёт-фактуру на возвращаемую стоимость, а НДС отражается в книге продаж. В типовых конфигурациях счёт-фактура создаётся на основании документа возврата. Конкретный порядок зависит от условий сделки и статуса сторон по НДС — при сомнениях согласуйте с бухгалтером.
Можно ли отменить проведённый возврат?
Да, если период открыт и по документу нет связанных операций (оплат, счетов-фактур), документ можно распровести и пометить на удаление или откорректировать. Если по возврату уже зарегистрированы платежи или документ попал в сданную отчётность, вместо удаления оформляйте обратную операцию или корректировку текущей датой.
Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?
Возврат — самостоятельная хозяйственная операция по отгрузке товара обратно, со своей накладной и движением по складу. Корректировка поступления — исправление условий исходной сделки по согласованию сторон, когда фактически меняется количество или цена в первичной накладной. Для физической отправки товара обратно обычно используют возврат, для документального исправления — корректировку.