Как правильно оформить возврат товара поставщику в 1С

Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция, которая встречается при обнаружении брака, несоответствия количества или ассортимента, а также при возврате нереализованных остатков по договору. В 1С для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», и именно через него корректно закрываются складские, расчётные и налоговые остатки.

Ошибки в оформлении возврата приводят к «висящим» остаткам на складе, расхождениям во взаиморасчётах с поставщиком и неверным суммам НДС в книге покупок. Поэтому важно не просто списать товар, а пройти всю цепочку: от создания документа на основании поступления до контроля проводок и регистров.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С: Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP 2. В 1С: Бухгалтерии 8 логика аналогична, отличается только расположение документов в интерфейсе.

Когда оформляется возврат поставщику и какие есть основания

Основания для возврата фиксируются в договоре поставки: брак или дефект, недопоставка, пересорт, нарушение сроков, возврат нереализованного товара (если это предусмотрено условиями), возврат тары. От причины зависит не только набор документов, но и порядок отражения НДС.

Перед оформлением в программе убедитесь, что у вас есть подтверждающие документы: претензия поставщику, акт о выявленных недостатках, согласие поставщика на возврат, товарная накладная на возврат (ТОРГ-12 или УПД). Без них возврат в учёте оформить можно, но при проверке возникнут вопросы.

Подготовка: что проверить перед созданием документа

Сначала найдите исходный документ поступления: раздел «Закупки» → «Документы закупки» (в УТ 11) или «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии. Возврат корректнее всего создавать именно на основании поступления — тогда программа автоматически подтянет контрагента, договор, цены, ставки НДС и цену партии.

Проверьте, что возвращаемый товар ещё есть на складе в нужном количестве и по той партии, из которой он поступил. Если товар уже частично продан или перемещён, возврат на основании поступления может не заполниться корректно — придётся создавать документ вручную и подбирать позиции.

Также убедитесь, что период поступления не закрыт. Если поступление проведено в закрытом периоде, возврат оформляется текущей датой, а корректировка НДС отражается в текущем квартале по правилам корректировочных документов.

Контрольные точки

Что проверить до оформления

Остаток товара на складе

Норма

Товар числится в нужном количестве на том складе, откуда делается возврат

Тревожный признак

Остатка нет или он на другом складе — сначала перемещение или поиск причины расхождения

Документ поступления

Норма

Поступление проведено, контрагент и договор указаны верно

Тревожный признак

Поступление не проведено или оформлено на другого поставщика

Период

Норма

Период открыт для редактирования

Тревожный признак

Дата запрета редактирования блокирует проведение

Создание документа «Возврат товаров поставщику»

Стандартный и самый надёжный способ — создание на основании. Откройте документ поступления, нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа создаст документ с заполненной шапкой и табличной частью.

В табличной части откорректируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать обычно нужно только часть. Удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемого товара. Цены и ставки НДС, как правило, менять не нужно — они должны совпадать с ценами поступления.

Проверьте ключевые поля шапки: организация, контрагент, договор, склад, хозяйственная операция («Возврат поставщику»). В УТ 11 и ERP также обратите внимание на поле «Способ компенсации» или порядок расчётов — от него зависит, как программа закроет задолженность: зачётом в счёт будущих поставок или возвратом денежных средств.

1. 1
   Откройте документ поступления товаров от этого поставщика
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
4. 4
   Проверьте склад, договор, цены и ставки НДС
5. 5
   Укажите способ компенсации: зачёт аванса или возврат денег
6. 6
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или отчёту по проводкам

Проводки и движения документа: что должно получиться

В бухгалтерском учёте возврат поставщику обычно отражается сторнировочными записями: Дт 60.01 Кт 41.01 (сторно) — снятие товара с остатков и уменьшение задолженности перед поставщиком, и сторно НДС: Дт 19.03 Кт 60.01. В управленческих регистрах УТ 11 списывается товар со склада и закрывается расчёт с партнёром.

Если товар был оплачен заранее, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика (аванс выданный). Она закрывается либо документом «Возврат денежных средств от поставщика» (поступление на расчётный счёт), либо зачётом в счёт следующих поставок через «Зачёт задолженности» / «Взаимозачёт».

Чтобы увидеть проводки, откройте проведённый документ и нажмите «Показать проводки и другие движения» (кнопка «Ещё» или «Дт/Кт» в зависимости от конфигурации). Сверьте суммы с накладной на возврат.

НДС при возврате: два основных сценария

Возврат некачественного товара

При возврате брака покупатель восстанавливает (сторнирует) ранее принятый к вычету НДС. В 1С это делается автоматически: документ возврата формирует движения по регистрам НДС, и в книге продаж или через документ «Формирование записей книги продаж» отражается восстановление налога. Проверьте, что сумма НДС в возврате совпадает со сторнируемой суммой вычета по поступлению.

Возврат качественного товара по соглашению

Если возвращается доброкачественный товар (например, нереализованные остатки), распространённый порядок — поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение. В 1С на основании возврата создаётся «Корректировка поступления» с видом «Корректировка по согласованию сторон» либо регистрируется полученный корректировочный счёт-фактура, и вычет уменьшается в книге покупок текущего периода.

Возврат денег и закрытие расчётов с поставщиком

После отгрузки возврата расчёты должны сойтись. Если поставщик возвращает деньги, оформите документ «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика» (в УТ 11) или «Поступление на расчётный счёт» → «Возврат от поставщика» (в Бухгалтерии). Документ закроет дебиторку, образовавшуюся после возврата.

Если договорённость — зачесть сумму возврата в счёт будущих поставок, в УТ 11 это происходит автоматически при следующем поступлении (если включён автоматический зачёт авансов), либо оформляется документ «Зачёт задолженности» / «Взаимозачёт задолженности» вручную.

Контрольный отчёт — «Ведомость расчётов с партнёрами» или «Анализ расчётов с поставщиками»: после всех операций по этому возврату сальдо должно быть нулевым либо равным фактически согласованной сумме.

Способы компенсации возврата

Возврат денег на расчётный счёт

Подходит при разовых закупках и расторжении отношений. Требует отдельного документа поступления денег и контроля банковской выписки.

Зачёт в счёт будущих поставок

Удобно при постоянной работе с поставщиком. Риск — «зависший» аванс, если поставок больше не будет.

Замена товара

Возврат и новое поступление оформляются отдельными документами, в расчётах взаимно закрываются. Не заменяйте это простым редактированием старого поступления.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — списание товара документом «Списание товаров» вместо возврата. В этом случае расчёты с поставщиком не закрываются, НДС не корректируется, а в учёте появляется необоснованный расход. Вторая типичная ошибка — возврат не от той партии или по другой цене, из-за чего в регистрах остаются «хвосты» по копейкам.

Ещё одна проблема — расхождение количества между актуальной отгрузкой и документом: товар уехал, а документ не провели, или наоборот. Синхронизируйте дату документа с фактической датой отгрузки и подписанной накладной.

Как проверить, что всё оформлено правильно

После проведения всех документов пройдите по трём контрольным точкам. Первая — склад: отчёт «Остатки и доступность товаров» (УТ 11) или «Остатки товаров на складах» не должен содержать возвращённый товар. Вторая — расчёты: ведомость по контрагенту показывает нулевое или ожидаемое сальдо. Третья — НДС: книга покупок и анализ НДС отражают корректировку вычета ровно на сумму возврата.

Дополнительно сверьтесь с поставщиком: акт сверки взаиморасчётов после возврата должен сойтись у обеих сторон. Это лучший способ поймать расхождения до сдачи отчётности.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?

Да. Документ возврата создаётся текущей датой в открытом периоде, редактировать старое поступление не нужно. Корректировка НДС в этом случае отражается в текущем квартале по правилам для корректировочных операций — порядок лучше согласовать с бухгалтером по налогам.

Что делать, если возвращается только часть товара из накладной?

Создайте возврат на основании поступления и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, указав фактическое количество. Остальные строки удалите. Программа корректно закроет расчёты и НДС пропорционально возвращённой части.

Поставщик вернул деньги, а в ведомости расчётов всё равно висит долг. Почему?

Чаще всего документ поступления денег оформлен с неверным видом операции (например, «Оплата от покупателя») или не привязан к тому же договору и объекту расчётов. Проверьте вид операции «Возврат от поставщика», договор и, при необходимости, выполните зачёт задолженности вручную.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате товара поставщику?

Зависит от природы возврата. При возврате брака покупатель обычно сторнирует вычет, отдельный счёт-фактура не выставляется. При возврате качественного товара поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру. В некоторых схемах возврат качественного товара оформляется как обратная реализация — тогда счёт-фактуру выставляет покупатель.

Можно ли удалить ошибочно проведённый возврат?

Если период открыт и по документу нет связанных операций (возврата денег, зачётов), достаточно отменить проведение и пометить документ на удаление. Если по возврату уже прошли деньги или сделан зачёт, сначала отмените связанные документы, иначе в расчётах появятся необоснованные остатки.

Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?

Корректировка поступления исправляет цены или количество по уже принятому товару без его физического перемещения. Возврат — это фактическая отгрузка товара обратно поставщику со списанием со склада. Если товар физически уезжает, нужен именно возврат.