Торговля и Склад · 10 мин
Как посмотреть остатки в 1С:УНФ
Как посмотреть остатки товаров на складах в 1С:Управление нашей фирмой: отчёты «Остатки товаров», «Запасы», настройка отборов, типичные ошибки и проверка данных.
В 1С:Управление нашей фирмой остатки товаров, материалов и готовой продукции можно посмотреть несколькими способами: через штатные отчёты раздела «Закупки» или «Производство», через список номенклатуры с колонкой остатков и через универсальный отчёт по регистрам. Выбор зависит от того, что именно нужно: быстрая сверка по одному складу, анализ по партиям и срокам или контроль резервов под заказы покупателей.
Базовый инструмент — отчёт «Остатки товаров» (в ряде версий он называется «Запасы» или «Остатки запасов»). Он показывает количество и стоимость номенклатуры в разрезе складов, характеристик, партий и ячеек. Отчёт строится по данным учётных регистров, поэтому корректность цифр напрямую зависит от того, проведены ли все складские документы и не нарушена ли последовательность их ввода.
Ниже разобраны основные способы просмотра остатков, настройка отборов и вариантов отчёта, а также типичные ситуации, когда цифры «не сходятся», и как это диагностировать без привлечения программиста.
Где в УНФ находятся отчёты по остаткам
Основные отчёты по складским остаткам собраны в разделе «Закупки» (в некоторых версиях — «Закупки и поставщики») в подразделе «Отчеты». Здесь доступны «Остатки товаров», «Движение запасов», «Оборачиваемость запасов» и смежные аналитические отчёты. Если у вас включён производственный учёт, аналогичные отчёты есть и в разделе «Производство».
Второй путь — раздел «Компания» (или «Анализ»), где собраны отчёты руководителя, включая сводные данные по запасам в денежной оценке. Этот вариант удобен для быстрого контроля общей суммы вложений в товар без детализации до позиций.
Третий способ — прямо из справочника «Номенклатура». Откройте список товаров, и в настройках формы можно включить отображение колонки с остатком. Это удобно для точечной проверки по конкретным позициям, но не заменяет полноценный отчёт по складу.
Отчёт «Остатки товаров»: пошаговый просмотр
Откройте раздел «Закупки» → «Отчеты» → «Остатки товаров». Укажите дату, на которую нужны данные: по умолчанию отчёт строится на текущий момент, но можно выбрать конец любого прошедшего дня. Нажмите «Сформировать» — отчёт покажет количество и, если включена соответствующая настройка, себестоимость остатков.
Для анализа по конкретному складу добавьте отбор: кнопка «Настройки» → закладка «Отбор» → поле «Склад» → «Равно» → выберите нужный склад. Аналогично добавляются отборы по номенклатурной группе, категории, поставщику или конкретной позиции. После изменения настроек отчёт нужно сформировать заново.
- 1Откройте «Закупки» → «Отчеты» → «Остатки товаров»
- 2Установите дату, на которую нужны остатки
- 3Добавьте отбор по складу или номенклатуре при необходимости
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
- 5При расхождениях откройте «Движение запасов» по проблемной позиции
Если в отчёте нужны характеристики (размеры, цвета) или партии, включите соответствующие группировки в настройках варианта. Для складов с адресным хранением добавьте группировку по ячейкам — она доступна, если в настройках склада включён ордерный или адресный учёт.
Настройка варианта отчёта под свою задачу
Отчёт построен на СКД (системе компоновки данных), поэтому его структуру можно менять без программирования. В форме настроек доступны три ключевые закладки: «Отбор» — что попадает в отчёт, «Группировка» — как строки сгруппированы, «Поля» — какие колонки выводятся. Например, для ежедневной сверки удобен вариант «Склад → Номенклатура» с колонками «Количество» и «Сумма», а для анализа залежавшегося товара — группировка по категориям с выводом среднего срока хранения.
Готовую настройку сохраните через кнопку «Сохранить вариант» — в следующий раз отчёт откроется сразу в нужном виде. Это особенно полезно, если разным сотрудникам нужны разные представления: кладовщику — только количество по своему складу, менеджеру по закупкам — с поставщиками и сроками.
Какой способ выбрать
Полная детализация по складам, партиям, характеристикам. Подходит для сверки и анализа, но требует настройки отборов.
Быстрая проверка по одной позиции прямо в справочнике. Не показывает структуру по складам и партиям.
Сводная оценка в деньгах и динамика. Удобен для контроля, но мало деталей до конкретных позиций.
Максимально «сырые» данные регистра. Помогает при расхождениях, но требует понимания структуры учёта.
Остатки с учётом резервов и заказов
В УНФ количество на складе и свободный остаток — не всегда одно и то же. Если включён учёт резервов под заказы покупателей, часть товара числится на складе, но зарезервирована и недоступна для продажи другим клиентам. В отчёте «Остатки товаров» для этого предусмотрены поля «Резерв» и «Свободный остаток» — добавьте их в настройках, если в вашей версии они не выведены по умолчанию.
Для комплексной картины используйте отчёт «Потребность в запасах» или «Анализ заказов покупателей»: они показывают, сколько товара есть, сколько зарезервировано, сколько заказано поставщикам и чего не хватает для выполнения заказов. Это правильный инструмент, когда вопрос звучит не «сколько лежит на складе», а «хватит ли товара на отгрузку».
Почему остатки «не сходятся»: диагностика
Наиболее частая причина расхождений — непроведённые или проведённые «задним числом» документы. Если приходная накладная введена, но не проведена, товар в отчёт не попадёт. Если документ проведён поздней датой после того, как отгрузка уже оформлена, остатки на промежуточные даты будут искажены, хотя текущий остаток сойдётся.
Вторая типичная ситуация — минусовые остатки. Они возникают, когда отгрузка оформлена раньше оприходования или по ошибке указана не та партия/характеристика. Включите в настройках УНФ контроль отрицательных остатков (раздел «Компания» → «Настройки» → «Запасы»), чтобы программа блокировала такие проведения. Для поиска уже существующих минусов сформируйте «Остатки товаров» с отбором «Количество < 0».
Третья причина — разные единицы измерения и характеристики. Если товар учитывается в упаковках, а отгружается поштучно, или одна и та же позиция заведена двумя карточками номенклатуры, суммарный остаток «размазывается». Проверьте дубли через поиск по наименованию и артикулу в справочнике.
Инвентаризация и сверка с фактическими остатками
Когда нужно сравнить учётные данные с фактом, используйте документ «Инвентаризация запасов» (раздел «Закупки» → «Инвентаризация»). Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» — программа подтянет учётные количества на указанную дату. Затем введите фактические количества, и документ сам рассчитает расхождения.
По результатам инвентаризации из документа создаются оприходование излишков и списание недостач. До их проведения отчёт «Остатки товаров» продолжит показывать старые данные — учтите это, если сверяете цифры сразу после пересчёта. Последовательность «инвентаризация → оприходование/списание → контрольный отчёт» даёт гарантированно сходящийся результат.
Ограничения и права доступа
Видимость остатков зависит от прав пользователя. Если сотруднику доступен только его склад (настройка ограничения доступа на уровне записей), в отчётах он увидит только свои данные — это норма, а не ошибка. Если же отчёт пустой у пользователя с полными правами, проверьте, не установлен ли в сохранённом варианте «забытый» отбор.
Себестоимость в отчётах видна только пользователям с соответствующими правами; кладовщик может видеть количество без сумм. Если колонка «Сумма» пустая или отсутствует, а она нужна для работы — это вопрос к администратору о настройке ролей, а не сбой отчёта.
Как проверить результат
Совпадает с данными инвентаризации или предыдущей сверки с учётом движений за день
Расхождение без объяснимых документов — ищите непроведённые или «задним числом» проведённые документы
Отчёт пустой, отрицательных остатков нет
Есть минусовые строки — отгрузка опережает оприходование или перепутаны партии
Свободный остаток не меньше нуля и покрывает открытые заказы
Резерв превышает физический остаток — есть заказы, которые невозможно отгрузить
Частые вопросы
Как посмотреть остатки на конкретную прошедшую дату?
В отчёте «Остатки товаров» установите нужную дату в поле периода перед формированием. Учтите: данные будут корректны, только если все документы до этой даты проведены и после неё никто не вводил документы «задним числом», меняющие движения по регистрам.
Почему отчёт показывает нулевые остатки, хотя товар на складе есть?
Чаще всего приходная накладная не проведена, товар оприходован на другой склад в программе или в сохранённом варианте отчёта остался отбор, исключающий нужные позиции. Проверьте журнал приходных документов и сбросьте настройки отчёта к стандартным.
Как выгрузить остатки в Excel?
Сформируйте отчёт и используйте «Файл» → «Сохранить» (или кнопку сохранения табличного документа) с выбором формата XLSX. Также можно скопировать таблицу через буфер обмена. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчётов по расписанию, если она включена в вашей версии.
Чем «Остатки товаров» отличается от отчёта «Движение запасов»?
«Остатки товаров» показывает снимок на дату — сколько чего лежит. «Движение запасов» показывает приход и расход за период с детализацией до документов. Для поиска причины расхождения начинайте с движения: там видно, какой документ изменил остаток.
Можно ли смотреть остатки с телефона?
Да, если база опубликована на веб-сервере или используется облачный сервис 1С — отчёты доступны через браузер и мобильный клиент. Также существуют мобильные приложения для УНФ с виджетами остатков. Возможность зависит от способа развёртывания вашей базы.
Почему сумма остатков в отчёте не совпадает с бухгалтерским балансом?
Отчёт по запасам отражает складской учёт в ценах себестоимости по данным оперативных регистров, а баланс — данные бухгалтерского учёта. Расхождения возникают из-за неотфактурованных поставок, товаров в пути, разногласий в оценке. Сверяйте через отчёт «Ведомость по товарам на складах» в связке с оборотно-сальдовой по счетам запасов.
Что важно запомнить
Основной инструмент — отчёт «Остатки товаров» из раздела «Закупки»: настройте дату, склад и группировки, сохраните вариант. Для продаж ориентируйтесь на свободный остаток с учётом резервов. Перед инвентаризацией устраните отрицательные остатки и проверьте непроведённые документы — иначе расхождения закрепятся в учёте.