Торговля и Склад · 11 мин
Как завести номенклатуру в 1С: Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию номенклатуры в 1С: Управление торговлей: виды номенклатуры, характеристики, цены, единицы измерения, загрузка из Excel и типовые ошибки.
Номенклатура — это базовый справочник в 1С: Управление торговлей, без которого невозможно оформить ни один документ: ни поступление товара, ни реализацию, ни перемещение между складами. От того, насколько правильно заведены карточки товаров, зависят точность складского учёта, корректность цен, себестоимость и качество отчётов по продажам.
Ошибки на этапе создания номенклатуры — одна из самых частых причин «мусора» в базе: дубли позиций, неверные единицы измерения, отсутствующие характеристики и неправильно выбранный тип номенклатуры потом приходится исправлять вручную по всей цепочке документов. Дешевле потратить десять минут на правильное заполнение карточки, чем часы на исправление учёта.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С: Управление торговлей» редакции 11, но большинство принципов применимы и к «Комплексной автоматизации», и к ERP, где используется тот же типовой механизм справочника номенклатуры.
Что подготовить перед созданием номенклатуры
Прежде чем создавать первую карточку, убедитесь, что в программе настроены базовые справочники, от которых зависит номенклатура. Без них карточка товара либо не запишется, либо будет заполнена неполно.
Проверьте наличие следующих данных: виды номенклатуры (например, «Товары» и «Услуги»), единицы измерения (штуки, килограммы, упаковки), ставки НДС, группы доступа, если в базе работает несколько пользователей с разграничением прав. Также определитесь со структурой папок (групп) номенклатуры — например, по категориям товаров: «Обувь», «Одежда», «Аксессуары».
Если планируете вести учёт по характеристикам (размеры, цвета) или по сериям (сроки годности, партии), это нужно включить заранее в настройках вида номенклатуры. Подключить эти механизмы «задним числом» к уже используемой позиции можно, но аккуратно: по документам движения уже сформированы без характеристик.
Создание карточки номенклатуры вручную
Ручное создание подходит, когда позиций немного или товар уникальный. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в некоторых интерфейсах — «Справочники») и перейдите в справочник «Номенклатура». Нажмите кнопку «Создать».
В открывшейся форме последовательно заполните поля. Сначала выберите вид номенклатуры — от него зависит тип (товар или услуга) и набор доступных реквизитов. Затем укажите рабочее наименование — оно будет отображаться в списках и документах. Полное наименование (наименование для печати) программа обычно подставляет автоматически, но его можно отредактировать — именно оно попадёт в печатные формы счетов и накладных.
Обязательно заполните единицу хранения (базовую единицу измерения) — в ней будет вестись складской учёт. Укажите артикул, если используете внутреннюю систему кодирования: поиск по артикулу в документах работает быстрее, чем по наименованию. При необходимости заполните производителя, торговую марку, ставку НДС и описание.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры с нужным типом (товар или услуга)
- 3Заполните наименование, артикул и единицу измерения
- 4Укажите ставку НДС и при необходимости производителя, описание, вес и объём
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что позиция появилась в нужной группе справочника
Настройка характеристик и серий
Когда нужны характеристики
Характеристики используются, когда один и тот же товар существует в нескольких вариантах: размеры одежды, цвета, объёмы упаковки. Вместо того чтобы плодить отдельные карточки «Футболка белая 46», «Футболка белая 48», вы создаёте одну позицию «Футболка» и список характеристик к ней.
Чтобы включить характеристики, откройте вид номенклатуры и установите флаг использования характеристик. Есть два режима: индивидуальные характеристики (свой список у каждой позиции) и общие для вида (один список на все товары вида — удобно для типовых размерных сеток). После включения в карточке товара появится ссылка «Характеристики», через которую заводятся конкретные значения.
Когда нужны серии
Серии применяются для учёта по партиям: сроки годности продуктов и косметики, серийные номера техники, номера партий для прослеживаемости. Серии включаются в виде номенклатуры, там же настраивается политика учёта серий — например, обязательное указание срока годности при оприходовании.
Упаковки и единицы измерения
Если товар приходит коробами, а продаётся поштучно, настройте упаковки. В карточке номенклатуры есть список упаковок: для каждой указывается единица измерения и коэффициент пересчёта к базовой единице. Например, базовая единица — штука, упаковка «Коробка (12 шт)» — коэффициент 12.
Правильно настроенные упаковки позволяют в документах указывать количество в любой единице: программа сама пересчитает остатки в базовые единицы. Это исключает ошибки округления, которые возникают, когда менеджеры пересчитывают коробки в штуки вручную.
Для весового и мерного товара проверьте, что базовая единица соответствует тому, как ведётся складской учёт: если товар хранится и отпускается в килограммах, базовой единицей должен быть килограмм, а не штука. Смена базовой единицы после того, как по позиции прошли движения, затруднена.
Установка цен на номенклатуру
Сама по себе карточка номенклатуры цен не содержит — цены в УТ 11 хранятся отдельно и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Это позволяет вести историю изменения цен и работать с несколькими видами цен одновременно: закупочная, оптовая, розничная.
Сначала проверьте, что нужные виды цен созданы (раздел «Маркетинг и планирование» → «Виды цен» или через настройку ценообразования). Затем создайте документ «Установка цен номенклатуры», добавьте в табличную часть товары и укажите цены по каждому виду. После проведения документа цены начнут подставляться в документы продажи и закупки.
Удобный приём: документ установки цен можно создать на основании поступления товаров — тогда в него автоматически попадут все позиции накладной, останется только проставить отпускные цены. Также доступен расчёт цен от базового вида с наценкой в процентах.
Если в документе продажи цена не подставляется, чаще всего причина в том, что документ «Установка цен» проведён более поздней датой, чем дата продажи, либо в соглашении с клиентом указан другой вид цен. Проверяйте сначала эти две точки, а не карточку товара.
Массовая загрузка номенклатуры из Excel
Когда позиций сотни или тысячи, ручной ввод нерационален. В типовой УТ 11 есть обработка «Загрузка данных из файла» (обычно доступна из списка номенклатуры по кнопке «Загрузить» или через раздел «НСИ и администрирование»).
Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, штрихкод, цена. В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника и запустите загрузку. Программа покажет, какие строки будут созданы как новые, а какие сопоставлены с существующими позициями — по артикулу, штрихкоду или наименованию.
Перед загрузкой большого прайса сделайте тест на 5–10 строках и проверьте результат: правильно ли распознались единицы измерения, не создались ли дубли. Резервная копия базы перед массовой загрузкой — обязательное условие: откатить тысячу созданных карточек штатными средствами сложно.
Проверка результата и типовые ошибки
После создания карточки проверьте её в реальном сценарии: создайте тестовое поступление или заказ, подберите позицию и убедитесь, что корректно подставляются единица измерения, ставка НДС и цена. Если используются характеристики — проверьте, что программа требует их выбор, и остатки в отчётах дробятся по характеристикам.
Контрольные точки ниже помогут отличить корректно заведённую позицию от проблемной.
Как проверить результат
Позиция находится поиском, подставляются единица, НДС и цена
Цена пустая или единица измерения отличается от ожидаемой
После тестового поступления остаток отражается в правильной единице и аналитике
Остаток дробится неожиданным образом или не отображается
Поиск по наименованию и артикулу находит одну позицию
Несколько карточек с одинаковым товаром и разными написаниями
В накладной выводится корректное полное наименование
В печать попадает сокращённое или служебное название
Отдельно следите за дублями — главной болезнью справочника номенклатуры. Договоритесь о единых правилах наименования (например, «Товар, бренд, модель, размер») и периодически запускайте поиск дублей. В типовой конфигурации есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования.
Что важно запомнить
Номенклатура создаётся через справочник «Номенклатура» с обязательным выбором вида, единицы измерения и наименования. Характеристики и серии включайте только при реальной необходимости. Цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры». Массовый ввод выполняйте через загрузку из файла с тестом на малой выборке и резервной копией.
Частые вопросы
Чем отличается вид номенклатуры от типа номенклатуры?
Тип — это системное свойство: товар, услуга, работа, набор. Вид номенклатуры — пользовательская группировка, которая объединяет позиции одного типа и задаёт для них общие настройки: использование характеристик, серий, счетов учёта. Одному типу может соответствовать несколько видов, например «Товары опт» и «Товары розница».
Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?
Да, если новый вид имеет тот же тип (товар на товар). Но будьте осторожны: если у видов различаются настройки характеристик или серий, смена вида может потребовать перенастройки аналитики и повлиять на дальнейший ввод документов. Перед изменением проверьте наличие остатков по позиции.
Почему в документе продажи не подставляется цена?
Наиболее вероятные причины: не проведён документ «Установка цен номенклатуры» на дату, предшествующую продаже; в соглашении с клиентом указан вид цен, для которого цена не задана; либо цена установлена для другой характеристики товара. Проверьте эти три точки последовательно.
Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?
Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните процедуру «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если документы есть, удалить позицию нельзя — только пометить на удаление и исключить из подбора, либо воспользоваться объединением дублей с заменой ссылок.
Можно ли завести один товар с разными штрихкодами?
Да. Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к номенклатуре, характеристике и упаковке. Одна позиция может иметь несколько штрихкодов — например, производственный и внутренний, либо разные коды для штучной единицы и коробки.
Что делать, если один и тот же товар завели несколько раз?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «НСИ и администрирование» или «Администрирование»). Она найдёт похожие позиции по наименованию или артикулу и позволит объединить их: все ссылки в документах будут заменены на основную карточку, а дубли помечены на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию.