Торговля и Склад · 11 мин
Как пользоваться 1С:Управление торговлей: практическое руководство
Пошаговое руководство по работе в 1С:Управление торговлей: настройка справочников, закупки, продажи, складской учёт, ценообразование и отчёты для ежедневной работы.
«1С:Управление торговлей» (редакция 11) — прикладное решение для автоматизации оптовой и розничной торговли: закупок, продаж, складского учёта, ценообразования и взаиморасчётов с контрагентами. Программа построена вокруг документов: каждая хозяйственная операция оформляется документом, который при проведении формирует движения по регистрам — остаткам товаров, долгам, заказам.
Главный принцип работы в системе — сначала справочники, потом документы, затем отчёты. Если номенклатура, контрагенты и склады заведены корректно, оформление документов занимает минуты, а отчёты показывают достоверные данные. Если справочники ведутся небрежно, ошибки накапливаются и проявляются в виде отрицательных остатков, «зависших» долгов и неверных цен.
Материал ориентирован на пользователей, которые осваивают конфигурацию с нуля или переводят на неё учёт. Рассмотрены типовые сценарии редакции 11; в более старых редакциях (10.3) интерфейс и логика отличаются, инструкции ниже на них не рассчитаны.
Первый вход и базовая настройка
После установки и запуска информационной базы начните с раздела «НСИ и администрирование». Здесь задаются настройки, которые определяют поведение всей системы: использование ордерного склада, нескольких организаций, соглашений с клиентами, контроль остатков. Менять эти настройки после начала учёта можно, но часть из них потребует корректировки уже введённых данных, поэтому решения лучше принимать заранее.
Обязательный минимум перед вводом документов: завести организацию (или несколько) с реквизитами, создать склады, настроить виды цен (закупочная, оптовая, розничная) и включить нужные функциональные опции. Валюту управленческого и регламентированного учёта проверьте сразу — она влияет на отчёты и взаиморасчёты.
Разграничьте права пользователей через профили групп доступа: менеджеру по продажам не нужен доступ к настройкам учёта, а кладовщику — к финансовым отчётам. Это снижает риск случайного изменения критичных данных.
Справочники: номенклатура, контрагенты, склады
Карточка номенклатуры — основа торгового учёта. При создании товара укажите вид номенклатуры (он определяет, товар это или услуга, и как ведётся учёт), единицу измерения, ставку НДС, артикул и штрихкод. Если товар весовой или продаётся в разных упаковках, настройте упаковки с коэффициентами пересчёта — тогда в документах можно будет выбирать удобную единицу, а остатки будут храниться в базовой.
Контрагенты заводятся один раз с ИНН и реквизитами; программа умеет проверять и заполнять данные по ИНН через сервисы 1С. Для клиентов дополнительно настраиваются соглашения: валюта, вид цен, сроки оплаты, склад отгрузки. Соглашение подставляется в документы продажи автоматически и избавляет от ручного выбора цен.
Склады создайте по фактической структуре хранения. Заранее решите, будет ли склад ордерным: при ордерной схеме отгрузка и приёмка оформляются отдельными ордерами, что повышает контроль, но удваивает количество документов. Для небольшого склада часто достаточно неордерной схемы.
Закупки: от заказа поставщику до оприходования
Типовая цепочка закупки: «Заказ поставщику» → «Приобретение товаров и услуг» → оплата. Заказ не является обязательным, но он позволяет контролировать, что реально поставлено, и видеть потребность в товарах. Если закупки простые и разовые, можно сразу вводить документ приобретения.
В документе «Приобретение товаров и услуг» укажите поставщика, организацию, склад и табличную часть с товарами, количеством и ценами. При проведении документ увеличивает складские остатки и формирует задолженность перед поставщиком. Если используется ордерный склад, дополнительно оформляется «Приходный ордер на товары» — факт приёмки на складе.
Закупочные цены фиксируются документом «Установка цен номенклатуры» или регистрируются автоматически из поступления — зависит от настроек вида цен. Проверьте после первого поступления, что цены записались в ожидаемый вид цен: от этого зависит корректность последующего ценообразования.
- 1Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки»
- 2Заполните поставщика, организацию и склад поступления
- 3Добавьте товары: количество, цену, ставку НДС; проверьте итоговую сумму
- 4Проведите документ и сверьте движения через кнопку «Отчёты по документу» или движения документа
- 5При ордерной схеме оформите приходный ордер по факту приёмки
- 6Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» и убедитесь, что остатки увеличились
Продажи: заказ клиента, реализация, счета и оплата
Продажа начинается с «Заказа клиента», если вы работаете под заказ, или сразу с «Реализации товаров и услуг». В заказе фиксируются товары, цены из соглашения, желаемая дата отгрузки и вариант обеспечения — отгрузить со склада или заказать у поставщика. Статусы заказа («к согласованию», «в работе», «выполнен») помогают отслеживать этапы.
Документ «Реализация товаров и услуг» списывает товар со склада и формирует дебиторскую задолженность клиента. На его основании выписываются печатные формы: ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура. Если клиент просит счёт на оплату до отгрузки, используйте «Счёт на оплату покупателю» — он не влияет на остатки и долги, это только платёжный документ.
Оплата от клиента вводится документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» (для розницы — через отчёт о розничных продажах). После проведения оплаты проверьте взаиморасчёты отчётом «Задолженность клиентов» — долг должен уменьшиться на сумму оплаты.
Складской учёт: перемещения, списания, инвентаризация
Перемещение товаров между складами оформляется документом «Перемещение товаров». При ордерной схеме на складе-получателе дополнительно создаётся приходный ордер. Списание недостач, порчи и внутреннего потребления — документом «Внутреннее потребление товаров» (в ранних версиях — «Списание товаров»).
Инвентаризация выполняется цепочкой документов: «Пересчёт товаров» (фиксация фактических остатков), затем при расхождениях — «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Перед пересчётом убедитесь, что все приходные и расходные документы проведены, иначе учётные остатки будут неверными и инвентаризация покажет ложные расхождения.
Как проверить состояние складского учёта
Нет отрицательных остатков, товары на ожидаемых складах
Минусовые остатки или товар «завис» на несуществующем складе
Списание с нужного склада в нужном количестве
Списание с другого склада или в базовых единицах вместо упаковок
Список пуст — все приёмки и отгрузки оформлены
Накопились незакрытые распоряжения — складские документы не введены
Ценообразование и скидки
Цены в системе хранятся по видам цен и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Виды цен могут рассчитываться автоматически: например, оптовая цена как закупочная плюс наценка в процентах. Настройте правила расчёта в карточке вида цен — тогда при изменении закупочных цен продажные пересчитаются по формуле.
Скидки и наценки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг»: процентные скидки за объём, скидки по соглашениям, накопительные программы. Условия предоставления задаются гибко — по сумме документа, количеству, сегменту клиентов. Перед включением автоматических скидок проверьте их на тестовом документе: конфликтующие скидки могут суммироваться не так, как вы ожидаете.
Отчёты и контроль результатов
Ежедневный контроль строится на нескольких отчётах. «Остатки и доступность товаров» показывает складские остатки с учётом резервов под заказы. «Продажи» (оборотная ведомость) — выручку и количество по товарам, клиентам, менеджерам. «Задолженность клиентов» и «Задолженность поставщикам» — состояние взаиморасчётов с детализацией по срокам.
Для анализа прибыли используйте отчёт «Валовая прибыль предприятия»: он сопоставляет выручку с себестоимостью проданных товаров. Учтите, что себестоимость корректно рассчитывается только после выполнения регламентных операций закрытия месяца — расчёта себестоимости в разделе «Финансовый результат и контроллинг». До закрытия месяца цифры прибыли предварительные.
Заведите привычку в конце рабочего дня открывать «Остатки и доступность» с отбором по отрицательным остаткам. Минуса проще разобрать в день возникновения, чем в конце месяца, когда документов накопились сотни.
Типовые ошибки и ограничения самостоятельной работы
Большинство проблем начинающих пользователей связано не с документами, а с методологией: не настроены виды цен, дублируются справочники, закрытие месяца не выполняется, и себестоимость «плывёт». Вторая группа ошибок — работа в старых периодах: изменение прошлогодних документов пересчитывает остатки и долги на все последующие месяцы.
Безопасные границы самостоятельной работы: ввод документов, ведение справочников, формирование отчётов, настройка цен. К специалисту по 1С стоит обращаться при изменении настроек учёта, переносе данных из других программ, доработке печатных форм, обновлении конфигурации и исправлении ошибок прошлых периодов — эти операции при неправильном выполнении способны повредить данные всей базы.
Что важно запомнить
Порядок освоения: настройки и справочники → закупки → продажи → склад → отчёты. Контролируйте отрицательные остатки ежедневно, выполняйте закрытие месяца для корректной себестоимости и не меняйте документы закрытых периодов без необходимости.
Частые вопросы
Чем «Управление торговлей» отличается от «1С:Бухгалтерии»?
«Управление торговлей» — оперативный учёт: заказы, склады, цены, резервы, CRM. «Бухгалтерия» — регламентированный учёт: проводки, налоги, отчётность. В торговых компаниях часто используют обе программы с обменом данными: оперативные документы вводятся в УТ и выгружаются в бухгалтерию.
Можно ли работать без заказов, сразу вводя реализации?
Да, заказ клиента — необязательный документ. Но без заказов вы теряете контроль резервирования, анализ причин отмен и планирование закупок по потребностям. Для работы «с колёс» достаточно реализаций, для работы под заказ заказы необходимы.
Почему в отчёте по прибыли нереалистичные цифры?
Чаще всего не выполнено закрытие месяца — себестоимость не рассчитана или рассчитана предварительно. Также проверьте отрицательные остатки: продажа «в минус» искажает себестоимость. Выполните расчёт себестоимости в разделе закрытия месяца и перепроверьте отчёт.
Как исправить ошибку в уже проведённом документе?
Если период открыт — распроведите документ, исправьте и проведите заново. Если период закрыт, исправляйте текущей датой: сторнирующими или корректировочными документами (например, «Корректировка приобретения», «Корректировка реализации»). Прямое изменение закрытых периодов пересчитывает все последующие данные.
Нужен ли ордерный склад для небольшой компании?
Обычно нет. Ордерная схема оправдана, когда товар физически принимает и отгружает кладовщик, а документы вводит менеджер, и нужен контроль расхождений между учётом и фактом. Если один человек делает и то, и другое, неордерная схема проще и быстрее.
Как перенести остатки из старой программы или Excel?
Используйте документы ввода начальных остатков в разделе «НСИ и администрирование» — они фиксируют остатки товаров, взаиморасчётов и денежных средств на дату начала учёта. Для загрузки номенклатуры и цен из Excel есть встроенная обработка загрузки данных из табличного документа.