Как сделать ревизию в 1С:Розница

Ревизия (инвентаризация) в 1С:Розница проводится цепочкой документов: приказ на пересчёт товаров, пересчёт товаров, инвентаризационная опись, а затем оприходование излишков и списание недостачи. Каждый документ выполняет свою роль: приказ фиксирует решение о ревизии, пересчёт — фактические остатки по данным магазина, опись — расхождения между учётными и фактическими остатками.

Типичная ошибка начинающих пользователей — попытка сразу списать или оприходовать товар без документа пересчёта. В конфигурации «Розница» списание и оприходование по результатам ревизии создаются именно на основании инвентаризационной описи, иначе программа не сможет корректно рассчитать расхождения и отразить их в отчётах.

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на документы раздела «Склад» (или «Закупки и склад», в зависимости от версии конфигурации), а все приходные и расходные документы за период проведены. Непроведённые документы искажают учётные остатки, и сравнение с фактом будет некорректным.

Подготовка к ревизии: что сделать до создания документов

Остановите или приостановите продажи по ревизуемому магазину либо зафиксируйте момент снятия остатков. Если во время пересчёта касса продолжает пробивать чеки, фактические остатки будут «уезжать» относительно учётных, и в описи появятся ложные расхождения.

Проверьте, что все документы движения товаров проведены: поступления, перемещения между складами, возвраты, списания, отчёты о розничных продажах. Удобно открыть отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и сверить дату актуальности данных.

Если ревизия проводится по части ассортимента (выборочная), заранее определите список товарных групп или конкретных позиций. Это упростит заполнение документа пересчёта через отбор.

Создание приказа на пересчёт товаров

Откройте раздел «Склад» (в ряде версий — «Закупки и склад») и выберите «Приказы на пересчёт товаров». Нажмите «Создать». В документе укажите организацию, магазин (склад), дату начала и окончания инвентаризации и при необходимости — ответственных лиц.

Поле «Статус» определяет этап работы: «В работе» — ревизия проводится, «Выполнено» — пересчёт завершён. На основании приказа можно создавать несколько документов пересчёта, что удобно при ревизии большого магазина по зонам или товарным группам.

Проведите приказ. Сам по себе он не меняет остатки — это организационный документ, связывающий все последующие документы ревизии в единую цепочку.

Документ «Пересчёт товаров»: как внести фактические остатки

Создайте документ «Пересчёт товаров» на основании приказа или напрямую из списка документов раздела «Склад». В шапке укажите магазин и при необходимости приказ на пересчёт.

Заполнить табличную часть можно несколькими способами. Кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» загрузит в документ все товары с учётными остатками по складу. Если ревизия выборочная — сначала установите отбор по товарной группе, затем заполняйте. Для небольшого ассортимента товары добавляют вручную или сканером штрихкодов.

1. 1
   Создайте «Пересчёт товаров» и укажите магазин и приказ
2. 2
   Заполните табличную часть по остаткам или сканером штрихкодов
3. 3
   В колонке «Количество (факт)» внесите данные физического подсчёта
4. 4
   Проверьте строки с расхождениями — программа подсвечивает отклонения
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте бланк пересчёта

В колонке «Количество (факт)» вносите данные физического подсчёта. Программа автоматически рассчитывает отклонение от учётного остатка. Строки без расхождений можно оставить как есть — они подтверждают, что товар проверен.

Если пересчёт ведётся на бумажных бланках, сначала распечатайте бланк с учётными остатками (кнопка «Печать»), затем внесите фактические данные в документ после подсчёта. Учтите: печатная форма с учётными остатками не должна попадать к пересчитывающим сотрудникам, если ревизия внезапная.

Инвентаризационная опись: фиксация расхождений

После проведения пересчёта создайте «Инвентаризационную опись» — на основании приказа либо из списка документов раздела «Склад». Опись собирает данные пересчётов и показывает итоговые расхождения: учётное количество, фактическое количество и отклонение по каждой позиции.

Заполните опись кнопкой «Заполнить» — программа подтянет данные из связанных пересчётов. Проверьте, что все документы пересчёта по данной ревизии учтены: если магазин делили на зоны, пересчётов может быть несколько.

Из описи печатаются унифицированные формы ИНВ-3 (инвентаризационная опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) — они нужны для бухгалтерского оформления результатов ревизии. Проведите документ.

Оприходование излишков и списание недостачи

На основании проведённой инвентаризационной описи создайте документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров». В форме описи для этого предусмотрены команды создания на основании — программа автоматически перенесёт в оприходование позиции с излишками, а в списание — позиции с недостачей.

В документе оприходования проверьте цены: программа подставляет учётные или последние цены поступления. От этих цен зависит сумма, на которую излишки попадут в доходы. В документе списания укажите статью расходов (например, «Недостачи товаров»), если она требуется по настройкам вашей конфигурации.

Проведите оба документа. После этого учётные остатки в программе станут равны фактическим, что и является целью ревизии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров» по магазину

Норма

Остатки совпадают с данными фактического пересчёта

Тревожный признак

Есть позиции, по которым остаток не соответствует факту

Инвентаризационная опись

Норма

Все расхождения закрыты оприходованием или списанием

Тревожный признак

По части позиций документы не созданы

Документы списания и оприходования

Норма

Проведены, указаны цены и статьи

Тревожный признак

Документы в статусе «не проведён» или с нулевыми ценами

Выборочная ревизия и ревизия по товарным группам

Полная ревизия всего магазина — трудоёмкий процесс, поэтому на практике часто проводят выборочные инвентаризации: по группе товаров (например, алкоголь, дорогая техника), по зоне хранения или по конкретным позициям, где чаще возникают расхождения.

Механика та же: в документе пересчёта перед заполнением установите отбор по товарной группе через кнопку «Заполнить» → «Заполнить по отбору» либо добавьте нужные позиции вручную. Опись и последующие документы создаются только по пересчитанным товарам, остальной ассортимент ревизия не затронет.

Выборочная ревизия не требует полной остановки продаж по всему магазину — достаточно исключить движение по проверяемым позициям на время пересчёта.

Частые вопросы по ревизии в 1С:Розница

Можно ли провести ревизию, не останавливая продажи?

Полностью корректно — нет. Если остановить продажи нельзя, зафиксируйте остатки на конкретный момент, проведите пересчёт как можно быстрее, а затем вручную скорректируйте фактические данные на продажи, прошедшие за время подсчёта. Для выборочных ревизий достаточно исключить движение по проверяемым товарам.

Чем отличается пересчёт товаров от инвентаризационной описи?

Пересчёт фиксирует фактические остатки по данным сотрудников магазина. Опись — итоговый документ ревизии: он сопоставляет учётные и фактические остатки и служит основанием для оприходования излишков и списания недостачи, а также для печати форм ИНВ-3 и ИНВ-19.

Почему в описи появились расхождения, которых не было при подсчёте?

Чаще всего причина в движении товаров между моментом пересчёта и созданием описи: провели поступление, отчёт о розничных продажах или перемещение. Проверьте дату и время документов движения по складу и приведите их в соответствие с моментом ревизии.

Что делать, если товар есть физически, но его нет в учётных остатках?

Добавьте позицию в документ пересчёта вручную с фактическим количеством — учётное количество будет нулевым, и программа покажет излишек. После описи такой товар попадёт в документ оприходования. Проверьте цену оприходования, чтобы корректно отразить доход.

Как отменить ошибочно проведённую ревизию?

Распроведите или пометьте на удаление документы в обратном порядке: сначала списание и оприходование, затем инвентаризационную опись, пересчёт и приказ. Если по списанию уже сформирована отчётность, действуйте осторожно и согласуйте исправления с бухгалтерией.

Можно ли использовать терминал сбора данных при ревизии?

Да, 1С:Розница поддерживает работу с ТСД: документ пересчёта загружается на терминал, сотрудник сканирует товары и вводит количество, затем данные выгружаются обратно в документ. Это ускоряет подсчёт и снижает количество ошибок ручного ввода.