Торговля и Склад · 9 мин
Как пользоваться 1С для учёта склада и торговли
Пошаговое руководство по работе со складом и торговлей в 1С: приход, продажа, перемещение, инвентаризация, отчёты и типичные ошибки начинающих пользователей.
Складской и торговый учёт в 1С строится вокруг документов: каждая операция — приход товара, продажа, перемещение между складами, списание — оформляется отдельным документом, который изменяет остатки и формирует проводки. Пока документ не проведён, остатки не изменятся. Этот принцип един для конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», поэтому освоив логику работы в одной из них, вы легко перенесёте навыки на другую.
Типичная цепочка работы выглядит так: товар поступает от поставщика (документ «Поступление товаров и услуг»), затем продаётся покупателю («Реализация товаров и услуг» или чек ККМ при рознице), а периодически проводится инвентаризация для сверки учётных и фактических остатков. Все промежуточные операции — перемещения, возвраты, списания — встраиваются в эту же схему.
Прежде чем вводить документы, необходимо заполнить справочники: номенклатуру, контрагентов, склады и договоры. Ошибки на этом этапе — самая частая причина «разъезжающихся» остатков и неверной себестоимости, поэтому подготовке данных стоит уделить отдельное внимание.
Подготовка справочников перед началом работы
Справочник «Номенклатура» — основа складского учёта. Для каждого товара укажите наименование, единицу измерения, вид номенклатуры (товар или услуга), ставку НДС и при необходимости штрихкод. Если товар один и тот же, не создавайте дубли с немного отличающимися названиями — это приведёт к тому, что один и тот же товар будет числиться на складе как разные позиции, и остатки станут недостоверными.
В справочнике «Склады» заведите все фактические места хранения: основной склад, торговый зал, склад брака. Если планируете учёт по нескольким складам, это нужно включить в настройках учёта до начала ввода документов. Контрагентов (поставщиков и покупателей) заводите с указанием ИНН — программа сможет проверить реквизиты и исключить дубли.
Как оформить поступление товара на склад
Поступление оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в некоторых конфигурациях — «Приобретение товаров и услуг»). Создайте документ, выберите поставщика, склад и заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Цены закупки из этого документа в дальнейшем формируют себестоимость товара.
Если поставщик предоставил электронную накладную (УПД), многие конфигурации позволяют загрузить документ из файла, что исключает ручной ввод и ошибки в количестве и ценах. После заполнения нажмите «Провести» — только после этого товар появится в остатках склада.
- 1Создайте документ «Поступление товаров и услуг»
- 2Выберите поставщика, договор и склад поступления
- 3Заполните табличную часть: товары, количество, цены, НДС
- 4Сверьте итоговую сумму с бумажной накладной поставщика
- 5Проведите документ и проверьте остаток по складу в отчёте
Как оформить продажу и отгрузку
Оптовая продажа оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Укажите покупателя, склад отгрузки и товары с ценами продажи. Если с покупателем согласованы цены заранее, их можно подставлять автоматически через механизм соглашений или видов цен — это снижает риск продать не по той цене.
При розничной торговле используется рабочее место кассира (РМК) и чеки ККМ. В конце смены оформляется отчёт о розничных продажах, который списывает проданные товары со склада. Важно не смешивать схемы: если продажа прошла через кассу, не нужно дополнительно оформлять «Реализацию» на тот же товар — иначе получите двойное списание и отрицательный остаток.
На основании реализации программа формирует печатные формы: товарную накладную (ТОРГ-12), УПД или счёт-фактуру. Проверяйте, что печатная форма соответствует фактической отгрузке, до передачи документов покупателю.
Перемещения, возвраты и списания
Перемещение товара между своими складами оформляется документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель и склад-получатель. Документ не меняет общий остаток по организации, но перераспределяет его между складами. Если используется ордерная схема, потребуется дополнительно оформить приходный и расходный ордера — фактическое движение товара фиксируется отдельно от учётного документа.
Возврат от покупателя оформляется на основании документа реализации — так программа корректно восстановит себестоимость и НДС. Возврат поставщику делается на основании поступления. Списание испорченного или недостающего товара оформляется документом «Списание товаров» с указанием статьи расходов; делать это нужно только после инвентаризации или документально подтверждённой порчи, а не «для подгонки» остатков.
Как провести инвентаризацию
Инвентаризация начинается с документа «Пересчёт товаров» (или «Инвентаризация товаров» — название зависит от конфигурации). Программа фиксирует учётные остатки на дату, после чего вы вносите фактическое количество по каждой позиции. Перед началом пересчёта проведите все документы прихода и расхода, иначе учётные остатки будут неактуальны.
По результатам пересчёта программа покажет расхождения: излишки оприходуются, недостачи списываются отдельными документами. Не спешите проводить списание сразу — сначала проверьте, не завис ли товар на другом складе, не оформлен ли возврат, не продан ли он через кассу без отражения в отчёте.
Отчёты для контроля остатков и продаж
Основной рабочий отчёт — «Остатки товаров на складах»: он показывает текущие остатки в разрезе номенклатуры и складов. Для анализа движения по конкретному товару используйте «Ведомость по товарам на складах» — в ней видно, какими документами сформирован каждый приход и расход. Это первый инструмент при поиске причин расхождений.
Для оценки торговли полезны отчёты «Продажи» и «Валовая прибыль»: они показывают выручку, себестоимость и маржу по товарам, клиентам и периодам. Если цифры в отчётах выглядят странно, проверьте, проведены ли все документы и выполнен ли расчёт себестоимости за период (в ряде конфигураций это отдельная регламентная операция).
Как проверить результат
Совпадает с фактическим количеством товара
Есть отрицательные остатки или необъяснимые расхождения
Все документы проведены, нет черновиков
Документы сохранены, но не проведены — остатки неполные
Заполнена и соответствует ценам закупки
Пустая или нулевая себестоимость — не выполнен расчёт
Типичные проблемы и как их избежать
Отрицательные остатки возникают, когда товар продан раньше, чем оприходован, или когда поступление оформлено на другой склад. Решение — включить контроль остатков при проведении реализации и следить за хронологией документов. Если минус уже образовался, найдите через ведомость по товару, какого документа не хватает, и введите его с корректной датой.
Вторая частая проблема — работа нескольких пользователей с одними документами. Договоритесь о зонах ответственности: кто вводит поступления, кто оформляет продажи, кто имеет право изменять документы прошлых периодов. Разграничение прав настраивается в профилях доступа и резко снижает количество случайных исправлений.
Что важно запомнить
Весь складской учёт в 1С держится на трёх опорах: корректные справочники, своевременное проведение документов в хронологическом порядке и регулярная сверка остатков через отчёты и инвентаризацию. Любые исправления прошлых периодов делайте только после резервного копирования базы.
Частые вопросы
Чем «Управление торговлей» отличается от «Комплексной автоматизации» для склада?
«Управление торговлей» специализируется на закупках, продажах и складе. «Комплексная автоматизация» включает те же торгово-складские функции, но дополнительно охватывает производство, бухгалтерский и налоговый учёт. Если нужен только склад и торговля, УТ обычно проще в освоении.
Почему товар не списывается при продаже?
Чаще всего документ реализации сохранён, но не проведён, либо выбран склад, на котором нет остатка, и включён запрет отгрузки. Проверьте статус документа и остаток по выбранному складу в отчёте «Остатки товаров на складах».
Можно ли исправить проведённый документ?
Да, документ можно распровести, изменить и провести заново. Но если он относится к закрытому периоду, это может изменить себестоимость, НДС и отчётность. Перед такими правками сделайте копию базы и согласуйте изменения с бухгалтером.
Как перенести остатки при переходе на новую базу 1С?
Используйте штатный механизм начального ввода остатков (помощник перехода) или обработку загрузки из Excel. Остатки вводятся специальными документами на дату начала учёта, после чего сверяются с итогами старой системы.
Что делать, если в отчёте появились отрицательные остатки?
Откройте «Ведомость по товарам на складах» по проблемной позиции и найдите момент, где расход превысил приход. Обычно причина — непроведённое поступление, неверный склад в документе или продажа раньше оприходования. После исправления перепроведите документы и пересчитайте себестоимость.