Торговля и Склад · 11 мин
Как пользоваться 1С Склад: практическое руководство
Практическое руководство по работе с 1С складской программой: приход, отгрузка, инвентаризация, отчёты и типичные ошибки. Пошаговые инструкции для кладовщиков.
Складской учёт в 1С строится на простой логике: любое движение товара оформляется документом, а остатки программа считает автоматически. Если кладовщик или менеджер понимает эту цепочку — «приход → хранение → отгрузка → списание» — работа с программой перестаёт быть сложной. Основные инструменты находятся в разделе «Склад» (или «Склад и доставка» в 1С:Управление торговлей, «Покупки» и «Склад» в 1С:Комплексная автоматизация).
В статье разобраны базовые операции: оприходование товара, перемещение между складами, отгрузка покупателю, инвентаризация и контроль остатков. Инструкции подходят для типовых конфигураций 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP — названия команд могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.
Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на складские документы, а в справочниках заведены номенклатура и склады. Без этих данных программа не даст провести ни один документ.
Как устроен складской учёт в 1С: базовые понятия
Фундамент системы — справочник «Номенклатура». Каждая карточка товара содержит наименование, артикул, единицу измерения, вид номенклатуры и при необходимости штрихкод. Если товара нет в справочнике, его нельзя оприходовать: сначала создайте карточку через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или прямо из документа кнопкой «Создать».
Второй ключевой справочник — «Склады». В нём перечислены места хранения: основной склад, розничный магазин, склад брака, транзитный склад. Учёт остатков ведётся в разрезе складов, поэтому один и тот же товар может числиться на разных складах с разными количествами. Это важно при инвентаризации и при анализе остатков.
Третий принцип: остатки меняются только проведёнными документами. Черновик документа (сохранён, но не проведён) не влияет на учёт. Если вы видите, что остаток не изменился после ввода документа, — первым делом проверьте, проведён ли он (значок документа в журнале не должен быть серым или помеченным).
Как оформить поступление товара на склад
Основной документ прихода — «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 11) или «Поступление товаров и услуг» (в других конфигурациях). Найдите его в разделе «Закупки» → «Документы закупки» и создайте новый.
Заполните шапку документа: поставщик (контрагент), договор, склад поступления, организация. Затем перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма и НДС посчитаются автоматически. Если поставка оформлена заказом поставщику, используйте кнопку «Заполнить» → «По заказу» — программа подтянет позиции и количество из заказа.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Проверить результат можно сразу: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») и убедитесь, что количество по оприходованным позициям увеличилось.
- 1Откройте «Закупки» → «Приобретение товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните поставщика, организацию и склад поступления
- 3Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, НДС
- 4Сверьте итоговую сумму с накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остатки в отчёте «Остатки товаров на складах»
Как оформить отгрузку и продажу со склада
Отгрузка покупателю оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Логика заполнения аналогична приходу: клиент, договор, склад отгрузки, табличная часть с товарами. При проведении программа спишет товар с указанного склада и зафиксирует задолженность покупателя.
Критичный момент — контроль остатков. По умолчанию в типовых конфигурациях включена проверка: если товара на складе не хватает, программа не даст провести документ и покажет, по каким позициям нехватка. Не отключайте этот контроль без необходимости — отрицательные остатки потом придётся разбирать вручную, и они искажают себестоимость.
Если продажа идёт по заказу клиента, создавайте реализацию на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Так сохраняется связь документов, и менеджер видит, что заказ отгружен.
Возврат от покупателя
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Товар приходуется обратно на склад — укажите, на какой именно: основной или склад брака, если продукция повреждена. Смешивание возвратов с доброкачественным товаром — частая причина расхождений при инвентаризации.
Перемещение и списание: внутренние складские операции
Перемещение товара между складами оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. Общий остаток по компании не изменится — поменяется только распределение по складам. Этот документ используют при передаче товара в розничную точку, на склад брака или между филиалами одного юрлица.
Списание недостач, порчи и расходов на собственные нужды оформляется документом «Внутреннее потребление товаров» или «Списание товаров» (зависит от конфигурации). Обязательно укажите статью расходов — от неё зависит, куда попадёт сумма в управленческом и бухгалтерском учёте.
Оприходование излишков выполняется документом «Оприходование излишков товаров». Оба документа — списание и оприходование — чаще всего создаются автоматически по результатам инвентаризации, о которой ниже.
Как провести инвентаризацию в 1С
Инвентаризация в типовых конфигурациях оформляется документом «Пересчёт товаров» (в УТ 11 — через «Приказ на пересчёт» и «Пересчёт товаров»). Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация» и создайте новый пересчёт, указав склад и при необходимости отбор по группе товаров.
Программа заполнит табличную часть учётными остатками на момент создания документа. Кладовщик вносит фактическое количество в колонку «Факт» — вручную или с помощью терминала сбора данных. Расхождения программа подсвечивает автоматически: излишки и недостачи видны сразу.
После завершения пересчёта по результатам создаются документы «Оприходование излишков» и «Списание недостач». До их проведения учётные остатки не изменятся. Важно: на время инвентаризации движения по складу лучше остановить, иначе учётное количество «уплывёт» и расхождения будут ложными.
Как проверить результат инвентаризации
Документ проведён, расхождения посчитаны
Пересчёт сохранён, но не проведён — остатки не скорректированы
По каждой расходящейся позиции создано списание или оприходование
Расхождения есть, но итоговых документов нет
Отчёт по остаткам совпадает с фактическим количеством на полках
После всех документов остаток всё равно не сходится — ищите непроведённые или поздние документы
Отчёты: как контролировать остатки и движение товара
Главный рабочий отчёт — «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах»). Он показывает текущее количество по каждой позиции в разрезе складов. Настройте отбор по складу или группе номенклатуры через кнопку «Настройки», чтобы не листать весь список.
Для анализа движений используйте «Ведомость по товарам на складах»: в ней видны приход, расход и остатки за период по каждой позиции. Это основной инструмент поиска ошибок: если остаток «не сходится», откройте ведомость и найдите документ, который внёс лишнее движение.
Для контроля отрицательных остатков есть отдельный отчёт — «Остатки и доступность товаров» или контроль через обработку «Проверка ведения учёта». Отрицательный остаток почти всегда означает, что отгрузку провели раньше прихода или оприходовали не на тот склад.
Штрихкодирование и ускорение рутинных операций
Если в номенклатуре заполнены штрихкоды, подбор товара в документы ускоряется в разы: подключите сканер штрихкодов (работает как клавиатура, дополнительная настройка обычно не нужна) и сканируйте прямо в открытый документ — позиции добавляются автоматически, количество увеличивается при повторном сканировании.
Для массовой загрузки номенклатуры и штрихкодов из прайсов поставщиков используйте обработку «Загрузка данных из файла» (раздел «НСИ и администрирование» или «Закупки»). Она принимает Excel и CSV: сопоставьте колонки файла полям карточки и загрузите сотни позиций за один проход вместо ручного ввода.
Прежде чем внедрять сканеры и терминалы сбора данных, приведите в порядок штрихкоды в справочнике: у каждой единицы товара должен быть один корректный штрихкод. Дубли и пустые значения — главная причина того, что сканирование «не работает».
Частые вопросы по работе с 1С Склад
Что важно запомнить
Все движения товара в 1С оформляются документами, остатки меняются только после проведения. Приход — «Приобретение товаров», отгрузка — «Реализация», инвентаризация — «Пересчёт товаров» с последующими списанием и оприходованием. Контролируйте результат отчётами и не отключайте проверку отрицательных остатков.
Что делать, если документ не проводится и пишет о нехватке товара?
Программа сообщает, что на указанном складе недостаточно остатка. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по этой позиции и проверьте: на каком складе товар реально числится, не забыли ли провести приходную накладную, нет ли дубля номенклатуры. Чаще всего причина — неверный склад в документе или непроведённый приход.
Можно ли изменить уже проведённый документ?
Да, если у вас есть права и дата документа не закрыта (не установлена дата запрета редактирования). Откройте документ, внесите изменения и проведите повторно. Учтите: изменение старых документов меняет остатки и себестоимость всех последующих операций, поэтому правки «задним числом» лучше согласовывать с бухгалтерией.
Как посмотреть, кто и когда изменил складской документ?
Если включён версионирование объектов, откройте документ и используйте команду «Ещё» → «История изменений» (или «Версии объекта»). Также общий журнал регистрации доступен администратору через «НСИ и администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации».
Чем отличается складской учёт в 1С:Управление торговлей от 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии складской учёт минимален: приход, реализация, списание, инвентаризация — достаточно для небольшого склада. Управление торговлей добавляет заказы, резервирование, ордерную схему склада, адресное хранение, статусы документов и развитые отчёты. Если склад работает с отгрузками по заказам и нужен контроль резервов, подходит УТ или КА/ERP.
Что такое ордерная схема склада и нужна ли она?
При ордерной схеме распоряжение (накладная) и фактическое движение (приходный/расходный ордер) оформляются разными документами: менеджер выписывает накладную, кладовщик — ордер по факту приёмки или отборки. Это повышает контроль, но удваивает число документов. Для малого склада, где один человек делает всё, достаточно простой схемы без ордеров.
Как исправить отрицательные остатки на складе?
Сначала найдите причину через «Ведомость по товарам на складах»: обычно это отгрузка, проведённая раньше прихода, или приход на другой склад. Исправьте исходные документы (склад, дату, количество), а не выравнивайте остаток фиктивным оприходованием. После правок перепроведите документы за период и сверьте остатки отчётом.