Как пользоваться 1С:Розница 2.3: пошаговое руководство

1С:Розница 2.3 — конфигурация для автоматизации розничной торговли: от небольшого киоска с одним рабочим местом кассира до сети магазинов с обменом данными с центральной базой. Программа объединяет кассовое место (РМК), складской учёт, ценообразование, дисконтную систему и отчётность, поэтому качество работы магазина напрямую зависит от того, насколько правильно выполнена первоначальная настройка.

Основная логика работы проста: администратор или товаровед заводит номенклатуру, оформляет поступления и назначает цены, а кассир работает в режиме РМК и не имеет доступа к «задней части» учёта. Такое разделение ролей снижает риск ошибок и злоупотреблений, но требует, чтобы справочники были заполнены корректно ещё до первой продажи.

Ниже разобраны ключевые сценарии: первичная настройка, работа кассира в РМК, приёмка товара, установка цен, скидки, закрытие смены и контроль через отчёты. Материал ориентирован на типовую поставку конфигурации без доработок.

Первичная настройка: магазин, склады и пользователи

Начните с раздела «Настройка» → «Магазины». Создайте карточку магазина и укажите тип склада: для торгового зала — «Торговый зал», для подсобного помещения — «Складское помещение». От типа склада зависит, как программа рассчитывает остатки и какие документы доступны при перемещении товара.

Далее заведите пользователей в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Для кассира достаточно профиля «Кассир» или «Кассир операционной кассы», для товароведа — «Менеджер по закупкам» или полные права на торговые операции. Не давайте кассирам права на изменение цен и проведение инвентаризаций — это основной источник расхождений в учёте.

Проверьте настройки учётной политики: организация, система налогообложения, правила формирования чеков. Если магазин торгует маркированными товарами (табак, обувь, одежда, молочная продукция), включите соответствующие товарные группы в настройках интеграции с «Честным ЗНАКом» и убедитесь, что подключён ЭДО для приёмки маркированного товара.

Номенклатура: карточки товаров и штрихкоды

Номенклатура заполняется в разделе «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура». В карточке товара обязательны: наименование, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Для весового товара установите признак «Весовой товар» — тогда РМК будет запрашивать вес или брать его из штрихкода с весовых этикеток.

Штрихкоды вводятся на отдельной вкладке карточки или сканированием прямо в поле штрихкода. Если поставщик меняет штрихкоды, старые не удаляйте — добавляйте новые, иначе товар на остатках «потеряется» при сканировании. Для товара без заводского штрихкода сгенерируйте внутренний и распечатайте этикетки через обработку «Печать этикеток и ценников».

Алкогольная продукция требует дополнительных реквизитов: вид алкогольной продукции, крепость, объём, данные производителя и импортёра. Без них чек с алкоголем не уйдёт в ЕГАИС, и продажа будет заблокирована.

Приёмка товара и ценообразование

Поступление оформляется документом «Поступление товаров» в разделе «Закупки». Укажите поставщика, склад, добавьте товары сканером или подбором, введите количество и закупочные цены. После проведения документа товар появляется в остатках, но продавать его по новым ценам можно только после установки розничных цен.

Цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Ценообразование»). Создайте вид цен «Розничная», привяжите его к магазину и заполните цены вручную, по наценке от закупочной цены или процентом от текущей цены. Документ действует с момента проведения: касса начнёт продавать по новым ценам после обмена данными с РМК (обычно автоматически или при перезапуске смены).

Типовая связка документов выглядит так: «Поступление товаров» → «Установка цен номенклатуры» → «Перемещение товаров» со склада в торговый зал (если учёт ведётся по двум складам). Пропуск установки цен — самая частая причина ситуации, когда товар есть на остатке, но не пробивается на кассе.

1. 1
   Создайте «Поступление товаров», укажите поставщика и склад
2. 2
   Добавьте товары сканером, сверьте количество с накладной
3. 3
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Остатки товаров»
4. 4
   Оформите «Установку цен номенклатуры» на новые позиции
5. 5
   Распечатайте ценники и этикетки, при необходимости переместите товар в торговый зал

Работа кассира в РМК

Рабочее место кассира запускается из раздела «Продажи» → «РМК» или отдельной кнопкой при старте, если настроен автозапуск. Смена открывается кнопкой «Открыть смену»: программа пробивает отчёт об открытии на фискальном регистраторе. Пока смена не открыта, продажи невозможны.

Товар добавляется в чек сканированием штрихкода, поиском по наименованию или артикулу, либо через панель быстрых товаров (настраивается для ходовых позиций без штрихкодов — хлеб, весовая продукция). Количество меняется кнопками или вводом с клавиатуры, для весового товара вес подставляется автоматически с весов или из штрихкода.

Оплата: наличными (клавиша расчёта наличными с вводом полученной суммы — программа посчитает сдачу), картой (через подключённый эквайринговый терминал — сумма передаётся на терминал автоматически) или смешанно. Возврат оформляется кнопкой «Возврат» с выбором чека продажи; возврат без чека возможен, но требует прав и оформляется отдельным документом.

Полезные функции РМК: отложенный чек (покупатель отошёл — чек ставится в очередь), отмена чека до оплаты, сторнирование позиции, продажа сертификатов и приём их к оплате. Кассиру стоит выучить горячие клавиши — это заметно ускоряет обслуживание в час пик.

Скидки, дисконтные карты и сертификаты

Скидки настраиваются в разделе «Маркетинг» → «Скидки (наценки)». Доступны механики: процент на товар или группу, скидка по сумме чека, подарок при покупке, скидка по времени действия (например, «счастливые часы»), накопительные скидки по дисконтным картам. Каждой скидке задаётся период действия, сегмент номенклатуры и условия предоставления.

Дисконтные карты заводятся в справочнике «Дисконтные карты» с привязкой к виду карты и владельцу (контрагенту или физлицу). В РМК карта применяется сканированием штрихкода карты до начала формирования чека или в любой момент до оплаты — скидка пересчитается автоматически.

Подарочные сертификаты — это отдельный вид номенклатуры с типом «Подарочный сертификат». Продажа сертификата пробивается как обычный товар, приём к оплате — кнопкой оплаты сертификатом в РМК. Следите за остатками сертификатов: продажа несуществующего номера говорит о сбое или мошенничестве.

Перед запуском акции проверьте её на тестовом чеке: комбинация нескольких скидок может сработать не так, как ожидалось. В настройках скидок есть порядок применения — совместное применение или выбор максимальной. Один непроверенный вариант «скидка на скидку» способен увести маржу в минус на целой группе товаров.

Закрытие смены и кассовая дисциплина

В конце дня кассир выполняет в РМК «Закрытие смены»: программа формирует Z-отчёт на фискальном регистраторе и документ «Отчёт о розничных продажах». Перед закрытием сверьте фактическую наличность в ящике с расчётной суммой — она видна в РМК по кнопке сведений о выручке.

Внесение и выемка денег оформляются отдельными операциями в РМК (например, выемка крупных купюр в течение дня). Каждая операция фиксируется документом, поэтому итоговая наличность всегда сходится с учётной, если все движения денег проходили через программу.

После закрытия смены руководитель проверяет «Отчёт о розничных продажах»: суммы по наличной и безналичной оплате, возвраты, списанные чеки. Расхождение между Z-отчётом и отчётом в программе — признак того, что чек пробит мимо фискального регистратора или смена закрыта аварийно.

Контрольные точки

Как проверить результат смены

Статус обмена с ОФД

Норма

Все чеки переданы, очередь пуста

Тревожный признак

Есть непереданные чеки старше суток

Наличные в кассе

Норма

Фактическая сумма равна расчётной

Тревожный признак

Расхождение без документов выемки/внесения

Сумма безнала в отчёте

Норма

Совпадает с реестром эквайринга

Тревожный признак

Разница между отчётом и slip-чеками терминала

Отчёты и контроль остатков

Основные рабочие отчёты собраны в разделах «Продажи» и «Склад»: «Остатки товаров», «Продажи» (по товарам, кассирам, периодам), «Валовая прибыль», «Движение товаров». Отчёт «Остатки товаров» с отбором по отрицательным остаткам — ежедневный инструмент контроля: минусовой остаток означает продажу неоприходованного товара или ошибку в документах.

Плановая инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров»: создаётся приказ, распечатывается бланк, фактические остатки вносятся вручную или через ТСД, программа показывает расхождения и формирует оприходование излишков и списание недостач. Проводить полную инвентаризацию в работающем магазине неудобно — используйте выборочные пересчёты по товарным группам.

Если база работает в связке с «1С:Управление торговлей» или «1С:Бухгалтерией», настройте план обмена: Розница передаёт отчёты о продажах и получает номенклатуру и цены. Обмен лучше ставить на регламентное задание вне часов пик, а ошибки обмена проверять ежедневно — «зависший» пакет приводит к расхождению остатков между базами.

Частые вопросы

Товар есть на остатке, но не пробивается на кассе. Что проверить?

Чаще всего не установлена розничная цена: проверьте, есть ли проведённый документ «Установка цен номенклатуры» на этот товар для нужного магазина. Также убедитесь, что штрихкод привязан именно к этой карточке, а товар находится на складе торгового зала, а не на складе-хранилище.

Как пробить чек, если интернет пропал?

Фискальный регистратор работает автономно: чеки пробиваются и копятся в очереди на отправку в ОФД. После восстановления связи они уйдут автоматически. Важно не допускать, чтобы чеки не передавались дольше установленного срока — иначе кассу могут заблокировать, а магазин оштрафовать.

Можно ли изменить цену прямо в РМК?

Только если у пользователя есть соответствующие права и в настройках РМК разрешено изменение цены. Делать это штатно не рекомендуется: ручные цены не попадают в документы ценообразования, ломают расчёт прибыли и создают почву для злоупотреблений. Правильный путь — документ «Установка цен номенклатуры».

Как оформить возврат товара через несколько дней после покупки?

В РМК нажмите «Возврат», найдите исходный чек по номеру или штрихкоду с чека и выберите возвращаемые позиции. Если чек не найден (например, покупка была в другой смене и данные не загружены), оформляется возврат без основания — для него нужны расширенные права, и такие операции стоит контролировать отдельно.

Что делать, если смена не закрывается из-за ошибки фискального регистратора?

Сначала проверьте физическое подключение ККТ и перезапустите драйвер оборудования. Если ошибка связана с исчерпанием ресурса фискального накопителя или расхождением счётчиков — не пытайтесь закрывать смену повторно многократно, зафиксируйте текст ошибки и обратитесь к специалисту по обслуживанию ККТ: самостоятельные манипуляции могут привести к потере фискальных данных.