Как пользоваться 1С:Управление торговлей 11: практическое руководство

1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) — конфигурация для автоматизации оптовой и розничной торговли: она объединяет заказы клиентов, складской учёт, ценообразование, закупки и финансовый контроль в одной системе. Главная сложность для новичка не в отдельных документах, а в понимании логики цепочки: заказ клиента → резервирование → реализация → оплата, и зеркально для закупок. Если понять эту цепочку один раз, дальнейшая работа сводится к применению одних и тех же приёмов.

Интерфейс программы построен на разделах: «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «CRM и маркетинг», «Финансы», «НСИ и администрирование». Разделы открываются из панели навигации слева или сверху в зависимости от настроек. Внутри каждого раздела — списки документов, справочники и отчёты, сгруппированные по функциям. Поиск нужной функции быстрее всего выполнять через строку поиска в верхней части окна или клавишами Ctrl+F в открытом списке.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть нужные права: менеджер по продажам обычно не видит раздел «Закупки», кладовщик — финансовые документы. Если какой-то кнопки или раздела нет, это почти всегда вопрос прав доступа, а не ошибки программы. Настройку прав выполняет администратор через профили групп доступа.

Первый вход и начальная настройка

При первом запуске базы программа предлагает помощник начального заполнения. В нём задаются организация, валюта учёта, учётная политика и ключевые функциональные опции: ордерный склад, статусы заказов, соглашения с клиентами, многооборотная тара, серии номенклатуры. Включайте только те опции, которые реально нужны: каждая включённая функция добавляет поля и обязательные проверки в документы, и избыточная функциональность замедляет работу.

Основные настройки расположены в разделе «НСИ и администрирование». Здесь задаются параметры продаж (возможность отгрузки без оплаты, контроль остатков), параметры склада (ордерная схема, статусы приходных и расходных ордеров), правила ценообразования. Изменение этих настроек после начала работы возможно, но требует осторожности: например, включение ордерной схемы на складе с существующими остатками потребует перепроведения складских документов.

Обязательный минимум перед стартом продаж: заполненная карточка организации с реквизитами, созданный склад, настроенный вид цен и хотя бы одно соглашение с клиентами (или типовое соглашение для розницы). Без вида цены товары будут продаваться с нулевой ценой, а без склада документы отгрузки не проведутся.

Справочники: номенклатура, партнёры, склады

Справочник «Номенклатура» — основа всего учёта. Карточка товара содержит вид номенклатуры (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС, артикул, штрихкоды и при необходимости характеристики (размер, цвет) и серии. Вид номенклатуры определяет поведение позиции: ведётся ли учёт по характеристикам, обязательны ли серии, как считается себестоимость. Правильно настроенные виды номенклатуры избавляют от ручного заполнения половины полей в документах.

Контрагенты в УТ 11 разделены на два справочника: «Партнёры» (юридические и физические лица как таковые) и «Контрагенты» (юридические лица с реквизитами). Один партнёр может иметь несколько контрагентов — например, головную компанию и филиал. Для клиентов дополнительно создаются «Соглашения с клиентами», где фиксируются условия: вид цен, срок оплаты, склад отгрузки, порядок расчётов. Соглашение подставляется в заказ автоматически при выборе партнёра.

Склады создаются в одноимённом справочнике. Для каждого склада указывается тип (оптовый, розничный), использование ордерной схемы при поступлении и отгрузке, возможность дробления на складские помещения и ячейки. Розничный склад дополнительно связывается с типом розничных цен. Если торговая точка одна и обороты небольшие, достаточно одного оптового и одного розничного склада без ордерной схемы — это заметно упрощает документооборот.

Цены и соглашения с клиентами

Ценообразование в УТ 11 строится на видах цен: закупочная, оптовая, розничная и любые пользовательские. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» из раздела «CRM и маркетинг» — «Ценообразование». Документ можно заполнить по формуле (например, закупочная цена плюс процент наценки), отобрать товары отбором по группе или поставщику и массово задать значения. Цены действуют с даты документа и автоматически подставляются в заказы и реализации.

Соглашение с клиентом связывает партнёра с видом цен и условиями оплаты. Типовые соглашения позволяют не создавать карточку на каждого розничного покупателя: одно соглашение «Розничный клиент» покрывает всех разовых покупателей. Индивидуальные соглашения нужны для оптовых клиентов с персональными ценами, отсрочкой платежа и лимитом задолженности.

Проверить, какая цена подставится клиенту, можно прямо в заказе: колонка «Цена» заполняется из соглашения, а по кнопке «Цены» видна история изменения цены по позиции. Если цена нулевая — ищите причину в трёх местах: не установлена цена на дату документа, в соглашении не указан вид цен, товар не входит в отбор вида цен.

Продажи: от заказа до оплаты

Стандартная цепочка продажи начинается с документа «Заказ клиента» (раздел «Продажи»). В заказе указываются партнёр, соглашение, склад отгрузки и табличная часть с товарами. Если включены статусы, заказ проходит этапы «К согласованию» → «В работе» → «К отгрузке». Статусная модель позволяет контролировать, какие заказы готовы к отгрузке, а какие ждут оплаты или согласования.

На основании заказа создаётся «Реализация товаров и услуг» — кнопка «Создать на основании» в форме заказа. Реализация списывает товар со склада и формирует задолженность клиента. Если склад работает по ордерной схеме, после реализации кладовщик оформляет «Расходный ордер на товары» — фактическую отгрузку. Без ордерной схемы реализация сама списывает остатки, и отдельный ордер не нужен.

Оплата регистрируется документами «Приходный кассовый ордер» или «Поступление безналичных денежных средств». Программа автоматически зачитывает оплату по заказам и реализациям клиента. Текущую задолженность видно в отчёте «Задолженность клиентов» и прямо в карточке заказа — поле «Состояние оплаты».

1. 1
   Создайте заказ клиента: раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать», выберите партнёра и склад
2. 2
   Заполните табличную часть товарами, проверьте цены и сумму, переведите заказ в статус «К отгрузке»
3. 3
   По кнопке «Создать на основании» сформируйте реализацию товаров и услуг и проведите её
4. 4
   При ордерной схеме склада оформите расходный ордер на основании реализации
5. 5
   Зарегистрируйте оплату и проверьте поле «Состояние оплаты» в заказе

Закупки и поступление товара

Закупка зеркалит продажу: «Заказ поставщику» → «Поступление товаров и услуг» → оплата поставщику. Заказ поставщику можно сформировать вручную или на основании потребностей — программа умеет рассчитывать потребность по минимальным остаткам и неотгруженным заказам клиентов через обработку «Формирование заказов по потребностям».

Поступление товаров и услуг увеличивает складские остатки и фиксирует закупочную цену, от которой зависит себестоимость. Если поставщик даёт отсрочку, в соглашении с поставщиком указывается срок оплаты — тогда отчёт «Задолженность поставщикам» покажет плановые даты платежей. Расхождения по количеству или цене между заказом и накладной оформляются документами корректировки поступления, а не ручной правкой проведённого документа.

Самая частая причина «лишних» остатков — поступление оформили дважды: один раз по заказу поставщику, второй раз вручную по бумажной накладной. Перед созданием поступления вручную проверьте список документов по контрагенту за период.

Складской учёт и инвентаризация

Остатки по складам смотрятся в отчётах «Остатки товаров на складах» и «Товары на складах по срокам годности» (при учёте серий). Отчёт показывает свободный остаток, резерв под заказы и товары в пути. Резервирование включается в заказе клиента: действие «Отгрузить» резервирует товар под конкретный заказ, и он перестаёт быть доступным для других продаж.

Перемещение между складами оформляется документом «Перемещение товаров». Инвентаризация выполняется через приказ «Пересчёт товаров»: программа формирует ведомость с учётными остатками, кладовщик вносит фактические количества, а расхождения автоматически списываются документом «Списание недостач товаров» или оприходуются «Оприходованием излишков товаров». Проводить инвентаризацию стоит при остановленных складских операциях, иначе учётные остатки будут «плавать» прямо во время пересчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара после реализации

Норма

Отчёт «Остатки товаров» уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус (отгрузили больше, чем было)

Состояние заказа клиента

Норма

В заказе заполнены поля «Оплачено» и «Отгружено», состояние «Закрыт»

Тревожный признак

Заказ висит «В работе» при фактически отгруженном товаре — не оформлена реализация

Цена в заказе

Норма

Цена соответствует действующему прайсу на дату документа

Тревожный признак

Цена нулевая или устаревшая — проверьте установку цен и вид цен в соглашении

Отчёты и контроль результатов

Для ежедневного контроля менеджеру достаточно пяти отчётов: «Продажи» (выручка по товарам, клиентам, менеджерам), «Валовая прибыль» (маржа с учётом себестоимости), «Задолженность клиентов», «Остатки товаров на складах» и «Состояние выполнения заказов». Все они находятся в разделах «Продажи» и «Склад и доставка» в подгруппе «Отчёты». Любой отчёт сохраняется с настройками отбора — например, «мои клиенты за месяц» — и вызывается потом в один клик.

Отчёт «Валовая прибыль» корректен только при рассчитанной себестоимости. Себестоимость рассчитывается регламентным заданием «Расчёт себестоимости» или вручную при закрытии месяца. Если прибыль в отчёте выглядит завышенной, проверьте, выполнен ли расчёт себестоимости за период — до расчёта программа показывает прибыль по предварительным данным.

Частые вопросы

Можно ли работать в УТ 11 без заказов, сразу оформляя реализацию?

Да. В настройках раздела «Продажи» устанавливается вариант использования заказов: можно отключить их обязательность и оформлять реализации напрямую. Это удобно для розницы и отгрузок «с колёс», но теряется контроль резервов и неотгруженных заказов. Для опта с отсрочкой отгрузки заказы лучше оставить.

Почему документ не проводится с ошибкой «Не хватает товара на складе»?

Программа контролирует свободный остаток: товар либо отсутствует физически, либо зарезервирован под другие заказы, либо оформлен на другом складе. Проверьте отчёт «Остатки товаров» с детализацией по резервам, снимите лишний резерв в заказах или оформите поступление. Крайняя мера — отключение контроля остатков в настройках, но это маскирует проблему, а не решает её.

Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?

Если документ в текущем периоде и по нему нет оплаты, его можно распровести, исправить и провести снова. Если прошёл месяц, есть оплата или выданы документы клиенту, правильнее оформить «Корректировку реализации» — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректирующие печатные формы. Прямая правка старых документов ломает последующую себестоимость и взаиморасчёты.

Чем УТ 11 отличается от «Комплексной автоматизации» и ERP?

УТ 11 закрывает торговлю, склад, закупки и базовые финансы. «1С:Комплексная автоматизация» добавляет к этому бухгалтерский и налоговый учёт, зарплату и производство в упрощённом виде, ERP — полноценное управление предприятием. Если компании нужен только торговый учёт, а бухгалтерия ведётся в отдельной «1С:Бухгалтерии», УТ 11 — оптимальный вариант с обменом данными между базами.

Как настроить обмен с 1С:Бухгалтерией?

В разделе «НСИ и администрирование» есть «Синхронизация данных». Настраивается типовой обмен с «1С:Бухгалтерией 8»: в УТ остаются торговые документы, в бухгалтерию выгружаются реализации, поступления, оплаты и справочники. Перед запуском обмена сверьте справочники в обеих базах и сделайте резервные копии — первый обмен часто выявляет дубли контрагентов и номенклатуры.

Что делать, если программа работает медленно?

Чаще всего помогают: настройка расписания регламентных заданий (расчёт себестоимости и итогов в нерабочее время), ограничение периода в отчётах, архивация старых заказов и проверка сервера. Если база файловая и ей пользуются более 5–7 человек одновременно, стоит рассмотреть переход на клиент-серверный вариант — файловый режим имеет естественный предел производительности.