Торговля и Склад · 10 мин
Как подключить заказы в 1С: настройка и начало работы
Как включить и настроить учёт заказов покупателей и поставщикам в 1С: Управление торговлей и Комплексная автоматизация. Настройки, статусы, резервирование.
Заказы в 1С — это документы, которые фиксируют договорённость с клиентом или поставщиком ещё до отгрузки и оплаты. Заказ покупателя позволяет зарезервировать товар, контролировать сроки исполнения и видеть задолженность, а заказ поставщику — планировать поступления и не держать лишних запасов. Без заказов склад работает «вслепую»: менеджеры не знают, что реально свободно, а отгрузки оформляются вручную без связи с договорённостями.
Подключение заказов в типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) сводится к включению функциональной опции и настройке статусов, резервирования и прав пользователей. В более старых конфигурациях, например Управление торговлей 10.3, заказы работают по умолчанию, но требуют настройки учётной политики. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверить, что всё настроено правильно.
Перед изменением настроек убедитесь, что у вас есть права администратора и свежая резервная копия базы. Включение опций меняет поведение учёта: появляются новые движения по регистрам, меняется расчёт свободных остатков. На рабочей базе с уже введёнными документами это безопасно, но тестировать новую схему лучше на копии.
Какие конфигурации поддерживают заказы и где искать настройку
Механизм заказов встроен в большинство торговых и комплексных решений 1С: Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP Управление предприятием 2, Управление нашей фирмой (УНФ), а также в Управление торговлей 10.3 и УПП 1.3. В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта заказов нет — там доступны только счета на оплату, поэтому для торгового учёта бухгалтерия не подходит.
В конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2) настройки сосредоточены в разделе «НСИ и администрирование». За заказы покупателей отвечает блок «Продажи», за заказы поставщикам — блок «Закупки». В УТ 10.3 настройки находятся в меню «Сервис» → «Настройка учёта» → «Настройка параметров учёта», а также в учётной политике организации.
Включение заказов покупателей (клиентов) в УТ 11 и КА 2
Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи». Установите флажок «Заказы клиентов». Станет доступен выбор режима использования: «Заказ как счёт» (заказ не резервирует товар и служит основанием для оплаты), «Заказ со склада и под заказ» или «Заказ только со склада». Для большинства торговых компаний подходит вариант «Заказ со склада и под заказ» — он позволяет работать и с наличием, и с товаром под поставку.
После включения опции в разделе «Продажи» появится журнал «Заказы клиентов». Если журнал не появился, проверьте, не отключён ли он в настройках командного интерфейса раздела, и обновите сеанс. Для варианта «Заказ как счёт» дополнительно настройте этапы оплаты и шаблоны печатных форм, чтобы заказ корректно выставлялся клиенту как счёт.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи»
- 2Установите флажок «Заказы клиентов» и выберите режим использования
- 3При необходимости включите «Статусы заказов клиентов» и задайте их состав
- 4Настройте причины отмены заказов и права пользователей
- 5Создайте тестовый заказ и проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров»
Включение заказов поставщикам
Заказы поставщикам включаются симметрично: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» → флажок «Заказы поставщикам». Здесь же настраиваются статусы заказов поставщикам и опция «Не закрывать заказы поставщикам без полной оплаты/поступления», если требуется жёсткий контроль исполнения.
После включения в разделе «Закупки» появится журнал заказов поставщикам. Полезно сразу проверить настройку «Подтверждение заказов поставщикам», если в компании принят процесс согласования: заказ сначала создаёт менеджер, а подтверждает руководитель отдела закупок. Без подтверждения заказ не участвует в планировании потребностей.
Если компания использует обеспечение потребностей (механизм «Обеспечение потребностей» в УТ 11 / КА 2 / ERP), заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании заказов клиентов и минимальных остатков. Этот механизм требует заполнения способов обеспечения в карточках номенклатуры — без них автоматическое формирование работать не будет.
Настройка статусов и резервирования товара
Статусы определяют жизненный цикл заказа. Типовая цепочка для заказа клиента: «К согласованию» → «В резерве» / «К отгрузке» → «Закрыт». Включение статусов выполняется там же, в настройках продаж, флажком «Статусы заказов клиентов». Для каждого статуса задаётся, резервирует ли заказ товар и доступна ли по нему отгрузка. Типовая ошибка — разрешить отгрузку из статуса «К согласованию»: тогда неподтверждённые заказы уходят в реализацию.
Резервирование работает через регистр обеспечения: при переводе заказа в статус с отгрузкой товар резервируется под конкретный заказ и перестаёт быть свободным для других. Фактический резерв виден в отчёте «Остатки и доступность товаров» (колонки «В резерве», «Доступно»). Если резерв не ставится, проверьте, что в заказе по строкам выбрано действие «Отгрузить» или «Резервировать», а склад указан корректно.
Права пользователей и согласование
После включения заказов проверьте права: у менеджеров по продажам должен быть доступ к документам «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг», у кладовщиков — как минимум просмотр заказов и работа с отгрузкой. В типовых конфигурациях это решается профилями групп доступа: «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Менеджер по закупкам». Назначаются они в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав».
Если используется согласование, настройте его в разделе продаж или закупок: указывается согласующий пользователь и условия (например, сумма заказа выше порога). До согласования заказ остаётся в статусе «К согласованию» и не резервирует товар. Проверьте, что у согласующего есть права на изменение статуса, иначе процесс «зависнет» на первом шаге.
Проверка корректной работы: тестовый сценарий
После настройки пройдите полный цикл на тестовом клиенте: создайте заказ, переведите его по статусам до «К отгрузке», оформите реализацию на основании заказа и оплату. Затем проверьте отчёты: «Остатки и доступность товаров» должен показать резерв на этапе до отгрузки и его снятие после реализации; «Задолженность клиентов» — долг до оплаты; «Состояние исполнения заказа» (открывается из карточки заказа) — полную цепочку отгрузки и оплаты.
Отдельно проверьте частичную отгрузку: реализуйте часть позиций заказа. Заказ должен остаться открытым, а невыполненные строки — продолжать числиться в резерве или в потребности. Если заказ закрылся после первой реализации, проверьте настройку «Не закрывать частично отгруженные заказы» и статусную модель.
Как проверить результат
Журнал открывается, заказ создаётся и проводится
Журнала нет или ошибка прав — проверьте опцию и профиль доступа
Появляется количество в колонке «В резерве»
Резерва нет — проверьте действие по строкам и статусную модель
Реализация заполняется из заказа, резерв снимается
Реализация не связана с заказом — вводите её строго кнопкой «Создать на основании»
Видны отгрузка, оплата и остаток к исполнению
Данные пустые — документы оформлены без связи с заказом
Если заказы нужны не в 1С, а из внешней системы
Под «подключением заказов» иногда понимают загрузку заказов из интернет-магазина, маркетплейса или CRM. Типовые пути: обмен с сайтом на 1С-Битрикс через встроенный модуль обмена (CommerceML), обмен с маркетплейсами через типовые или отраслевые модули, либо загрузка из Excel/CSV через обработку «Загрузка данных из файла». В УНФ есть встроенные интеграции с рядом сервисов.
При выборе способа ориентируйтесь на источник заказов и требования к оперативности. Файловая загрузка подходит для редких импортов, модуль обмена — для регулярной синхронизации с сайтом. Любую интеграцию сначала тестируйте на копии: ошибочная загрузка может создать дубли контрагентов и номенклатуры, разбирать которые в рабочей базе долго и дорого.
Способы получения заказов в 1С
Подходит при небольшом числе заказов; полный контроль, но трудоёмко и возможны опечатки
Для интернет-магазина на 1С-Битрикс; требует настройки сопоставления номенклатуры и статусов
Для продаж на площадках; функциональность зависит от конкретного модуля, проверяйте поддержку вашей конфигурации
Для разовых импортов и нестандартных источников; требует подготовленного файла и сопоставления колонок
Часто задаваемые вопросы
Можно ли включить заказы, если учёт уже ведётся без них?
Да. Включение опции не мешает существующим документам реализации и поступления. Новые заказы начнут работать сразу, старые отгрузки останутся без связи с заказами — это нормально, перепривязывать их не требуется.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Счёт — это только предложение оплатить, он не резервирует товар и не контролирует отгрузку. Заказ фиксирует состав и сроки поставки, может резервировать остатки и служит основанием для реализации. В УТ 11 режим «Заказ как счёт» объединяет обе роли, но без резервирования.
Почему товар не резервируется под заказ?
Чаще всего причина в строках заказа: в колонке действий не выбран вариант «Резервировать» или «Отгрузить». Также проверьте, что заказ переведён в статус, предусматривающий отгрузку, и что на указанном складе есть свободный остаток.
Как закрыть заказ, который клиент отменил?
Установите в заказе состояние «Отменён» с указанием причины отмены (справочник причин настраивается в продажах). Резервы по заказу снимутся автоматически. Удалять проведённый заказ не рекомендуется — потеряется аналитика сорванных продаж.
Нужны ли заказы, если товар отгружается в день обращения?
Если сделка всегда завершается одной реализацией без предоплаты и резервирования, заказы можно не использовать — достаточно реализаций. Но как только появляются предоплаты, частичные отгрузки или работа под заказ, без заказов контролировать исполнение становится невозможно.
Почему после включения опции пользователи не видят заказы?
Проверьте три вещи: профиль групп доступа пользователя (есть ли роль на документы заказов), настройку командного интерфейса раздела «Продажи» или «Закупки» и перезапуск сеанса пользователя после изменения функциональных опций.
Что важно запомнить
Заказы включаются одной функциональной опцией в настройках продаж и закупок, но рабочую схему определяют статусы, резервирование и права. Настройку всегда завершайте тестовым циклом «заказ → резерв → реализация → оплата» и проверкой отчётов по остаткам и исполнению.