Как открыть заказ в 1С УТ 11: пошаговое руководство

Заказ клиента в 1С «Управление торговлей 11» — это основной документ, который фиксирует договорённость с покупателем: что, в каком количестве, по какой цене и когда нужно отгрузить. На его основании формируются реализации, счета на оплату, резервы товара на складе и плановые потребности в закупках. Ошибка на этапе создания заказа приводит к сбоям в цепочке: неверное соглашение подтянет чужие цены, а неправильный статус заблокирует отгрузку.

Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, как заполнить шапку и табличную часть, какой статус выбрать, как провести заказ и проверить результат. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УТ 11.4–11.5; в доработанных базах названия кнопок могут отличаться, но логика сохраняется.

Где находится заказ клиента и какие права нужны

Журнал заказов расположен в разделе Продажи → Заказы клиентов. Если раздела «Продажи» нет в интерфейсе, проверьте настройку функциональности: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи — должны быть включены опции «Заказы клиентов» и, при необходимости, «Заказы со склада и под заказ».

Для создания документа пользователю нужны права на добавление и проведение заказов клиентов. В типовой поставке они входят в профили «Менеджер по продажам» и «Ответственный за ведение клиентских заказов». Если при попытке создать документ система выдаёт сообщение о нарушении прав доступа — обратитесь к администратору базы, а не пытайтесь обойти ограничение.

Создание нового заказа: заполнение шапки

Откройте журнал «Заказы клиентов» и нажмите кнопку Создать. Если включены варианты использования заказов, программа предложит выбрать тип: «Заказ со склада», «Заказ под заказ» или «Заказ как счёт» (только для оформления оплаты без отгрузки). Для стандартной продажи подходит «Заказ со склада».

В шапке документа последовательно заполните ключевые поля:

• Партнёр и контрагент — покупатель. После выбора партнёра программа автоматически подставит соглашение, если оно одно.
• Соглашение с клиентом — определяет цены, условия оплаты, склад и валюту. Проверьте, что подставилось нужное соглашение: от него зависят почти все остальные данные.
• Организация — от чьего имени продаётся товар. Влияет на нумерацию счетов и проводки.
• Склад — склад отгрузки. От него зависит доступность товара и резервирование.
• Менеджер — ответственный, подставляется из настроек пользователя.
• Желаемая дата отгрузки — используется в планировании и контроле сроков.

Заполнение табличной части товарами

Перейдите на вкладку Товары и добавьте позиции одним из способов: кнопкой «Добавить» с поиском по номенклатуре, «Подобрать товары» для массового подбора из справочника или сканированием штрихкода. Для каждой строки укажите количество; цена и скидка подставятся из вида цен соглашения, но при наличии прав их можно скорректировать вручную.

Обратите внимание на колонку Вариант обеспечения (в УТ 11.4 и новее). Она определяет, как заказ влияет на складские остатки: «Со склада» — резервирование свободного остатка, «К обеспечению» — требуется закупка или перемещение, «Резервировать по мере поступления». Если колонки не видно, включите её через меню «Ещё → Изменить форму» или проверьте настройку «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки и склад → Обеспечение потребностей».

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации. Проверьте её до проведения: исправление НДС после оформления реализации потребует корректировки всей цепочки документов.

Статусы заказа и их влияние на отгрузку

Статус управляет жизненным циклом документа. В типовой конфигурации доступны три статуса:

Если в компании не используется согласование, можно сразу устанавливать «К отгрузке». Список статусов настраивается: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Заказы клиентов. Там же включается запрет отгрузки при незакрытой задолженности и контроль расчётов.

1. 1
   Откройте «Продажи → Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип заказа: со склада, под заказ или как счёт
3. 3
   Заполните партнёра, соглашение, организацию и склад
4. 4
   Добавьте товары через «Подобрать товары» или штрихкод
5. 5
   Проверьте цены, НДС и вариант обеспечения в строках
6. 6
   Установите статус «К отгрузке» и нажмите «Провести и закрыть»
7. 7
   Проверьте заказ в отчёте «Состояние выполнения заказов»

Проведение, резервирование и проверка результата

Нажмите Провести или Провести и закрыть. Документ делает движения по регистрам «Заказы клиентов», «Обеспечение заказов» (при включённом резервировании) и «Расчёты с клиентами» — в зависимости от настроек. Сам по себе заказ не списывает товар со склада: остатки уменьшатся только при проведении реализации.

Чтобы зарезервировать товар, в строках с вариантом «Со склада» установите действие «Отгрузить» через кнопку Обеспечение или заполнение по кнопке «Заполнить вариант обеспечения». Свободный остаток будет зарезервирован под этот заказ, и другие менеджеры не смогут продать эти единицы.

Проверить результат удобно отчётом Продажи → Отчёты по продажам → Состояние выполнения заказов: он покажет сумму заказа, оплаченную часть, отгруженное количество и остаток к отгрузке. Дополнительно откройте карточку склада через отчёт «Остатки и доступность товаров» — там видно, какое количество зарезервировано.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

В журнале заказов нет серой пометки «не проведён», в отчётах заказ виден

Тревожный признак

Документ в журнале перечёркнут или не отображается в отчёте «Состояние выполнения заказов»

Резервирование

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» колонка «Резерв» увеличилась на количество из заказа

Тревожный признак

Резерв равен нулю при варианте обеспечения «Со склада»

Возможность отгрузки

Норма

По кнопке «Создать на основании» доступна «Реализация товаров и услуг»

Тревожный признак

Пункт реализации неактивен — статус не «К отгрузке» или превышена задолженность

Создание документов на основании заказа

Главное преимущество работы через заказ — вся последующая цепочка создаётся по кнопке Создать на основании: счёт на оплату, реализация товаров и услуг, акт выполненных работ, корректировка заказа, задание на перевозку. Данные переносятся автоматически, что исключает расхождения между заказом и отгрузкой.

Если отгрузка идёт частями, создавайте реализацию на основании заказа каждый раз — программа подтянет только неотгруженный остаток. Заказ автоматически перейдёт в состояние «Закрыт», когда всё отгружено и оплачено. Принудительно закрыть заказ можно кнопкой «Закрыть заказ» в форме документа, указав причину отмены неотгруженных строк.

Если менеджеры часто отгружают в день создания заказа без предоплаты, включите режим «Заказ со склада» как типовой и настройте автоматическое резервирование — это сократит количество ручных действий и уменьшит риск двойной продажи одного остатка.

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за настроек окружения. Ниже — ситуации, которые стоит проверить в первую очередь.

Ещё одно ограничение: заказ клиента не заменяет договор и не является первичным учётным документом для бухгалтерии. Для отражения выручки обязательно оформляется реализация, а для оплаты — счёт или кассовый документ.

Частые вопросы

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату в УТ 11?

Заказ фиксирует потребность в товаре и управляет отгрузкой и резервированием. Счёт на оплату — только предложение оплатить, он не резервирует товар и не участвует в обеспечении. На практике счёт создают на основании заказа, чтобы связать оплату с конкретной отгрузкой.

Почему кнопка «Создать» неактивна в журнале заказов?

Чаще всего не хватает прав или отключена функциональная опция. Проверьте «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи»: опция «Заказы клиентов» должна быть включена. Если опция активна, попросите администратора проверить профиль группы доступа пользователя.

Можно ли создать заказ без соглашения с клиентом?

Да, если в настройках продаж разрешена работа без соглашений. Но тогда цены, скидки и условия оплаты придётся указывать вручную в каждом документе. Для постоянных клиентов удобнее завести типовое или индивидуальное соглашение — оно заполнит условия автоматически.

Как отменить часть товаров в уже проведённом заказе?

Выделите ненужные строки в табличной части и используйте команду отмены строк (кнопка в командной панели товаров или меню «Ещё»). Программа попросит указать причину отмены — эти данные попадут в отчёт по причинам отмен. Удалять строки напрямую не рекомендуется, если заказ уже участвовал в обеспечении.

Заказ проведён, но товар не зарезервировался. Что проверить?

Откройте табличную часть и посмотрите колонку «Вариант обеспечения»: для резерва должно стоять «Со склада» с действием «Отгрузить». Также проверьте наличие свободного остатка на складе из шапки заказа и настройку «НСИ и администрирование → Закупки и склад → Обеспечение потребностей» — резервирование должно быть включено.

Как массово создать заказы, если их много?

Типовых средств массового ввода заказов в УТ 11 нет. Используйте загрузку данных из табличного документа (обработка «Загрузка данных из файла» в разделе «Продажи → Сервис» в свежих релизах) либо обмен через CommerceML/EDI. Для регулярных крупных загрузок обычно настраивают интеграцию с сайтом или внешней CRM.