Как оформить заказ клиента в 1С: полная инструкция

Документ «Заказ клиента» — основной инструмент фиксации договорённости с покупателем в торговых конфигурациях 1С: «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «ERP». Он фиксирует состав, цены, сроки отгрузки и оплаты, запускает резервирование товара и служит основанием для реализации и счёта на оплату.

Ошибки при оформлении заказа напрямую влияют на складские остатки, расчёты с покупателями и отчёты по продажам. Неправильно выбранный статус или соглашение приведёт к тому, что товар не зарезервируется, а цены подтянутся не те, которые озвучил менеджер.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом: от настройки механизма заказов до проверки результата и печати документа. Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей 11, но логика аналогична в КА и ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.

Подготовка: проверка настроек перед первым заказом

До создания первого заказа убедитесь, что механизм включён. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» и установите флаг «Заказы клиентов». Там же выбирается вариант использования: «Заказ как счёт» (без контроля отгрузки) или «Заказ со склада и под заказ» (полноценная схема с резервированием и статусами).

Если планируете контролировать оплату и отгрузку по этапам, включите флаги «Статусы заказов клиентов» и «Причины отмены заказов». Без включённых статусов заказ сразу считается готовым к исполнению, что подходит только для простых схем «оплата — отгрузка в один день».

Также проверьте, что в справочниках заполнены базовые данные: контрагенты, номенклатура с ценами, склады, соглашения с клиентами. Заказ можно создать и без соглашения, но тогда цены, условия оплаты и склад придётся указывать вручную в каждом документе.

Создание документа и заполнение шапки

Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: клиент (контрагент), партнёр, соглашение и организация. Порядок важен: при выборе соглашения программа автоматически подставит валюту, цены, условия оплаты, склад и налогообложение, поэтому менять соглашение после заполнения табличной части нежелательно — часть данных перезапишется.

Поле «Организация» определяет, от чьего лица оформляется продажа, и влияет на печатные формы и проводки. Если в базе несколько юридических лиц, проверьте его особенно внимательно — ошибка обнаружится только на этапе выставления счёта или сверки с банком.

Укажите дату отгрузки — плановую дату передачи товара клиенту. Она используется в отчётах по срокам исполнения заказов и при расчёте обеспечения потребностей. Если отгрузка планируется частями, дату можно задать отдельно по каждой строке на вкладке «Товары» в расширенном режиме обеспечения.

Заполнение табличной части товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через форму «Подобрать товары» или загрузкой из внешнего файла (Excel, CSV). Подбор удобен при большом ассортименте: он показывает остатки на складах, цены и резервы, а также позволяет фильтровать по группам номенклатуры.

По каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и склад отгрузки. Цены подставляются из соглашения или вида цен, но при необходимости их можно скорректировать вручную — если у пользователя есть соответствующие права. Скидки рассчитываются автоматически по настроенным правилам или назначаются вручную через кнопку «Цены и скидки».

Колонка «Вариант обеспечения» определяет, как закрывается потребность: «Со склада» (резерв из свободного остатка), «Под заказ» (закупка у поставщика) или «К обеспечению» (отложенное решение). Для товара, который есть в наличии, выбирайте «Отгрузить» с действием резервирования — тогда остаток сразу закрепится за заказом и не будет продан другому клиенту.

1. 1
   Включите использование заказов клиентов в настройках продаж
2. 2
   Создайте документ в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов»
3. 3
   Заполните клиента, соглашение, организацию и дату отгрузки
4. 4
   Добавьте товары, проверьте цены, скидки и склады
5. 5
   Укажите вариант обеспечения и резервирование по строкам
6. 6
   Заполните вкладку «Оплата и доставка»
7. 7
   Установите статус «К отгрузке» и проведите документ
8. 8
   Проверьте заказ в отчёте «Состояние исполнения заказа»

Условия оплаты, доставки и статусы заказа

На вкладке «Оплата и доставка» (или в соответствующей группе полей) укажите форму оплаты — наличный или безналичный расчёт, порядок расчётов (по заказам или по накладным) и этапы оплаты: предоплата, кредит, аванс. Этапы оплаты строят график платежей с датами и суммами, который затем контролируется в отчётах по задолженности.

Если используется доставка, заполните адрес, перевозчика и способ доставки. Эти данные попадут в задание на перевозку и печатные формы. Для самовывоза достаточно указать склад отгрузки.

Статус управляет жизненным циклом документа. Типовая цепочка: «Не согласован» → «К обеспечению» → «К отгрузке» → «Закрыт». Заказ в статусе «Не согласован» не создаёт резервов и не попадает в планы отгрузки — это черновик договорённости. Переводите в «К отгрузке» только после подтверждения оплаты (если работаете по предоплате) или согласования условий.

Маршрут решения

Как выбрать статус и схему работы

Клиент только запросил цены и наличиеОставьте статус «Не согласован» — резервы не создаются, заказ можно спокойно править

Условия согласованы, товар есть на складеУстановите «К отгрузке» с резервированием строк — остаток закрепится за клиентом

Товара нет в наличии, нужна закупкаИспользуйте «К обеспечению» и вариант «Под заказ» — программа сформирует потребность для заказа поставщику

Работаете по простой схеме без контроля этаповВ настройках выберите «Заказ как счёт» — статусы и резервирование не потребуются

Проведение, печать и документы на основании

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Проведённый заказ формирует движения по регистрам: резервы товаров, график оплат, расчёты с клиентами. Отменить проведение можно в любой момент, пока по заказу не оформлены реализация и оплата — иначе сначала придётся распровести дочерние документы.

Из формы заказа доступны печатные формы: сам заказ, счёт на оплату, счёт-фактура (при авансе). Кнопка «Печать» показывает комплект, настроенный для данного типа документа. Если нужен нестандартный бланк, макет дорабатывается администратором через механизм печатных форм.

На основании заказа создаются документы исполнения: «Реализация товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер» или «Операция по платёжной карте», «Корректировка заказа». Кнопка «Создать на основании» переносит в новый документ все данные заказа, сохраняя связь — по ней строится отчёт «Состояние исполнения заказов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Состояние исполнения заказа» из формы документа

Норма

Суммы заказа, оплаты и отгрузки отображаются корректно, заказ виден в структуре подчинённости

Тревожный признак

Заказ не находится отчётом или суммы расходятся с документом

Свободный остаток товара на складе

Норма

Остаток уменьшился на зарезервированное количество

Тревожный признак

Товар по-прежнему полностью доступен к продаже — резерв не установлен

Статус и проведение

Норма

Документ проведён, статус соответствует этапу сделки

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или остался в статусе «Не согласован» после договорённости

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — изменение соглашения после заполнения товаров. Программа пересчитает цены и условия оплаты, и ручные корректировки скидок будут потеряны. Если соглашение выбрано неверно, сначала удалите строки или зафиксируйте цены, потом меняйте соглашение.

Вторая типичная ситуация — заказ проведён без резервирования, и товар ушёл другому клиенту. Резерв создаётся только при явном указании действия «Резервировать» в варианте обеспечения либо при включённой настройке автоматического резервирования по статусу. Проверяйте колонку обеспечения перед проведением.

Осторожно работайте с отменой заказа после частичной отгрузки: закрыть заказ целиком можно только после оформления всех реализаций или отмены неотгруженных строк с указанием причины. Некорректное закрытие оставит «висящие» резервы, которые исказят свободные остатки. Снять их поможет обработка отмены неотгруженных строк в форме заказа.

FAQ: частые вопросы по заказам клиентов

Можно ли создать заказ клиента без соглашения?

Да, если в настройках продаж разрешено использование заказов без соглашений. Тогда цены, склад и условия оплаты заполняются вручную. Для разовых продаж это допустимо, но при регулярной работе с клиентом соглашение экономит время и снижает риск ошибок в ценах.

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — только платёжный документ, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. Заказ клиента — полноценный управленческий документ: фиксирует состав сделки, создаёт резервы, строит график оплат и служит основанием для реализации. Счёт при необходимости печатается из заказа.

Как изменить заказ после его частичной отгрузки?

Используйте документ «Корректировка заказа клиента» — он изменяет состав и количество без нарушения связи с уже оформленными реализациями. Прямое редактирование исходного заказа после отгрузки ограничено и может привести к расхождениям в состоянии исполнения.

Почему товар по заказу не зарезервировался?

Проверьте три момента: вариант обеспечения в строке должен предполагать резерв («Отгрузить» с резервированием), статус заказа — «К обеспечению» или «К отгрузке», а на складе должен быть свободный остаток. Если всё так, но резерва нет, посмотрите настройки резервирования в разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка».

Как массово закрыть устаревшие заказы?

В журнале заказов клиентов выделите нужные документы и используйте команду установки статуса или специальную обработку закрытия заказов (в УТ 11 — «Помощник закрытия заказов»). Перед массовым закрытием убедитесь, что по заказам нет незавершённых оплат и отгрузок, иначе в учёте останутся расхождения.