Как открыть склад в 1С: пошаговая инструкция для пользователя

Склад в 1С — это элемент справочника «Склады и магазины», а не отдельная база или документ. Поэтому «открыть склад» на практике означает одно из двух действий: создать новую карточку склада в справочнике либо открыть уже существующую карточку для просмотра и редактирования. Оба действия выполняются штатными средствами программы без программирования.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Комплексная автоматизация 2» — в них механика работы со складами практически одинакова. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерии» логика похожая, но пункты меню отличаются, об этом сказано отдельно.

Перед созданием склада убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на добавление элементов справочника. Если кнопка «Создать» неактивна, проблема не в программе, а в настройке ролей пользователя — этот вопрос решает администратор 1С.

Где находится справочник складов в разных конфигурациях

В конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, ERP 2, КА 2) путь к справочнику единый: раздел «НСИ и администрирование» → блок «Настройка НСИ и разделов» → группа «Предприятие» → пункт «Склады и магазины». Если группа «Предприятие» не видна, проверьте, включён ли в функциональности учёт по складам.

В «1С:Бухгалтерии 8» справочник называется просто «Склады» и находится в разделе «Справочники» → «Склады». В «1С:Управление нашей фирмой» — раздел «Компания» → «Ещё больше возможностей» → справочник «Структурные единицы», где склад является одним из типов единиц.

Если вы не можете найти пункт меню, воспользуйтесь поиском по функциям: нажмите кнопку с лупой в правом верхнем углу или сочетание клавиш и введите слово «склады». Программа покажет все доступные вам команды с этим словом.

Проверка и включение функциональности складского учёта

Прежде чем создавать склад, убедитесь, что программа вообще настроена на учёт по складам. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → раздел «Склад и доставка». Здесь находятся ключевые переключатели: «Склады и магазины», «Несколько складов», «Ордерная схема», «Статусы приходных и расходных ордеров».

Если флаг «Несколько складов» выключен, программа будет работать с одним складом по умолчанию, и создание дополнительных карточек может быть ограничено или бессмысленно. Для компании с несколькими точками хранения этот флаг нужно включить до создания второго и последующих складов.

Ордерная схема и статусы включайте осознанно: они меняют документооборот. После включения ордерной схемы отгрузка и приёмка на этом складе будут требовать оформления складских ордеров, а не только накладных. Возврат к простой схеме после начала работы возможен, но требует аккуратной сверки остатков.

Пошаговое создание нового склада

Откройте справочник «Склады и магазины» и нажмите кнопку «Создать». Если для склада предусмотрены группы (папки), сначала выберите нужную группу — это упростит навигацию при большом количестве складов.

Заполните поля карточки. Минимально необходимое поле — наименование: давайте складам понятные уникальные имена, например «Основной склад», «Склад брака», «Магазин на Ленина». Совпадающие названия затрудняют выбор склада в документах и анализ отчётов.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Предприятие» → «Склады и магазины»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите группу, если используются папки
3. 3
   Укажите наименование склада и тип (складское помещение, розничный магазин и т.д.)
4. 4
   Заполните подразделение, ответственное лицо и при необходимости адрес
5. 5
   Установите флаги ордерной схемы, если склад работает по ордерам
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте склад в списке

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Склад сразу становится доступен для выбора в документах поступления, реализации, перемещения и инвентаризации. Отдельного «открытия» или активации не требуется.

Какие поля карточки склада важны

Тип склада определяет доступные операции. «Складское помещение» — обычный оптовый склад, «Розничный магазин» — точка продажи с возможностью оформления розничных продаж и отчётов о розничных продажах. От типа зависят доступные виды документов и отчётов.

Подразделение связывает склад с организационной структурой — это влияет на отборы в отчётах и распределение ответственности. Ответственное лицо подставляется в печатные формы складских документов. Поле «Текущий ответственный» и адрес склада заполняйте, если планируете печатать документы с этими данными.

Типы складов и когда какой выбирать

Выбор типа склада — не формальность: он влияет на документооборот. Розничный магазин участвует в механизмах РМК (рабочее место кассира), отчётах о розничных продажах и контроле кассовых смен. Оптовый склад таких механизмов не имеет, зато поддерживает полноценный адресный учёт и ордерную схему.

Сравнение вариантов

Складское помещение (оптовый склад)

Подходит для хранения и оптовой отгрузки. Поддерживает ордерную схему и адресное хранение. Не работает с розничными продажами через РМК.

Розничный магазин

Нужен для продаж через рабочее место кассира и отчётов о розничных продажах. Ограничен в оптовых операциях, требует настройки касс ККМ.

Склад брака / карантин (через группу или статус)

Не отдельный тип, а обычный склад с говорящим названием или настройкой статусов. Используется для изоляции некондиционного товара от продаж.

Если требуется учёт в разрезе ячеек (стеллажей, полок, зон), включите для склада адресное хранение в разделе «Склад и доставка». После включения появится возможность создать складские ячейки и вести учёт остатков в разрезе ячеек. Включать адресное хранение лучше сразу при создании склада, до появления остатков.

Как открыть существующий склад для просмотра и редактирования

Если склад уже создан и вам нужно открыть его карточку, зайдите в тот же справочник «Склады и магазины» и дважды щёлкните по строке склада. Карточка откроется в режиме редактирования, если у вас есть права на изменение, или в режиме просмотра, если прав нет.

Для просмотра остатков по складу карточку открывать не обязательно: используйте отчёты раздела «Склад и доставка» — например, «Остатки товаров на складах» или «Товары на складах по срокам годности», установив отбор по нужному складу. Это быстрее и информативнее.

Из списка справочника доступны и связанные действия: через кнопку «Ещё» или контекстное меню можно перейти к списку документов по складу, ячейкам, настройкам ордерной схемы. Состав команд зависит от конфигурации и прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке справочника

Норма

Склад отображается в списке, открывается без ошибок

Тревожный признак

Склад не виден — проверьте отбор по группе или права доступа

Выбор склада в документе

Норма

Склад доступен в поле «Склад» нового документа поступления

Тревожный признак

Склад не подставляется — проверьте тип склада и функциональные опции

Отчёт по остаткам

Норма

Склад доступен в отборе отчёта «Остатки товаров на складах»

Тревожный признак

Склада нет в отборе — вероятно, карточка помечена на удаление или нет прав

Права доступа: почему кнопка «Создать» может быть недоступна

Если кнопка «Создать» серая или справочник вообще не открывается, причина почти всегда в правах. В типовых конфигурациях работа со справочником складов требует роли, дающей доступ к нормативно-справочной информации, — например, профиля «Кладовщик», «Менеджер по закупкам» или «Администратор» в зависимости от настроек.

Самостоятельно расширить себе права обычный пользователь не может — это сделано намеренно. Обратитесь к администратору 1С или пользователю с правами настройки доступа: ему нужно добавить вашей учётной записи профиль группы доступа, включающий роль на добавление и изменение складов.

Обратная ситуация: если вы администратор и хотите, чтобы кладовщики видели склад, но не могли его изменить, назначьте им профиль только с правами чтения справочника. Так карточка склада будет открываться в режиме просмотра.

Перед массовым созданием складов договоритесь о едином правиле именования: например, «Город — назначение» («Казань — розница», «Казань — опт»). Это избавит от дублей и путаницы в отчётах, когда складов станет больше десятка.

Типичные ошибки при создании и открытии склада

Если склад создан ошибочно и по нему ещё нет документов, его можно пометить на удаление штатной командой. Если движения уже есть, удаление будет заблокировано ссылочной целостностью — в этом случае оставьте склад, но исключите его из оперативной работы, например переименовав с пометкой «не использовать».

Что делать после создания склада

Новый склад пуст: чтобы на нём появились остатки, оформите документы. Типовые сценарии — «Приобретение товаров и услуг» для закупки, «Перемещение товаров» для перевода остатков с другого склада, «Ввод остатков» при старте учёта в новой базе.

Если склад розничный, дополнительно привяжите к нему кассу ККМ и настройте рабочее место кассира. Если склад работает по ордерной схеме, проверьте настройку распоряжений и статусов ордеров, иначе приёмка и отгрузка будут требовать лишних действий или, наоборот, не закрываться.

Частые вопросы

Можно ли создать склад в 1С без прав администратора?

Да, если у вашей учётной записи есть роль, разрешающая добавление и изменение справочника складов. Полные права администратора для этого не нужны — достаточно профиля с доступом к НСИ. Если кнопка «Создать» недоступна, попросите администратора добавить соответствующий профиль группы доступа.

Чем создание склада отличается от создания складской ячейки?

Склад — это верхний уровень учёта, место хранения в целом. Ячейка — подразделение внутри склада (стеллаж, полка, зона), доступное только при включённом адресном хранении. Сначала создаётся склад, затем при необходимости для него включается адресное хранение и заводятся ячейки.

Почему новый склад не виден в документе реализации?

Чаще всего причины три: в документе стоит отбор по типу склада, не совпадающему с созданным; карточка склада помечена на удаление; либо функциональная опция ограничивает доступные склады. Проверьте тип склада в карточке и снимите отборы в форме выбора.

Можно ли переименовать склад, если по нему уже есть документы?

Да, наименование — это просто текстовое поле, его изменение не влияет на проведённые документы и остатки: связь идёт по внутренней ссылке, а не по названию. В отчётах за прошлые периоды склад будет отображаться уже с новым именем.

Как закрыть склад, который больше не используется?

Удалить склад с движениями нельзя — программа заблокирует удаление из-за ссылок в документах. Правильный порядок: вывести остатки перемещением, завершить все незакрытые документы, затем переименовать склад с пометкой о неиспользовании или пометить на удаление, если ссылок нет.

Нужно ли создавать отдельный склад для товаров в пути или брака?

Формально не обязательно, но на практике отдельные склады для брака, карантина или товаров в пути упрощают контроль: остатки по ним видны в отчётах отдельной строкой, а случайная продажа некондиции исключается. Это обычные склады с говорящими наименованиями, создаются стандартным способом.