Как открыть кассовую смену в 1С:Розница

Кассовая смена в 1С:Розница — это учётный период, в течение которого касса принимает оплату, формирует чеки и накапливает данные для передачи в ОФД. Пока смена не открыта, пробить чек невозможно: программа заблокирует продажу и выдаст сообщение о необходимости открыть смену. Поэтому открытие смены — первое действие кассира в начале рабочего дня.

Механизм открытия зависит от двух вещей: редакции конфигурации (наиболее распространены Розница 2.2 и 2.3) и способа работы кассира — через рабочее место кассира (РМК) или через список кассовых смен. Оба пути приводят к одному результату: создаётся документ «Кассовая смена», на фискальном регистраторе печатается отчёт об открытии смены, и касса готова к пробитию чеков.

Ниже разобраны оба способа, проверка подключения кассы ККТ, внесение разменных денег, типичные ошибки и признаки того, что смена открылась корректно.

Что нужно проверить перед открытием смены

До открытия смены убедитесь, что касса физически готова к работе: фискальный регистратор включён, чековая лента заправлена, кабель или сетевое подключение к компьютеру не повреждено. Если касса не видна в 1С, открытие смены завершится ошибкой, и чек об открытии не распечатается.

В программе проверьте, что пользователю назначены права кассира (роли «Кассир» или полные права), в настройках РМК указана правильная касса ККТ, а оборудование подключено: раздел «Администрирование» → «Оборудование» → подключённое оборудование должно иметь статус, подтверждающий связь. Также убедитесь, что в карточке кассы ККТ корректно заполнены регистрационные данные и выбрана организация.

Ещё одно условие — предыдущая смена должна быть закрыта. Если вчерашняя смена осталась открытой (например, из-за внезапного отключения электричества), программа может потребовать сначала закрыть её. Длительность смены ограничена 24 часами: при превышении касса блокирует пробитие чеков до закрытия смены.

Открытие смены через рабочее место кассира (РМК)

Самый распространённый сценарий — открытие смены прямо из рабочего места кассира. Это основной режим работы продавца, и в большинстве настроек смена открывается автоматически при запуске РМК, если нет текущей открытой смены.

Порядок действий: войдите в 1С:Розница под учётной записью кассира, выберите нужную кассу ККТ (если их несколько), запустите РМК. Если смена не открыта, программа предложит открыть её — подтвердите действие. На фискальном регистраторе распечатается отчёт об открытии смены, а в программе станет доступно пробитие чеков.

В некоторых настройках автоматическое открытие отключено. Тогда в РМК нажмите кнопку «Открытие смены» (обычно находится в верхней панели или в служебном меню) и подтвердите операцию. После этого можно вносить разменные деньги и начинать продажи.

1. 1
   Войдите в 1С под пользователем-кассиром
2. 2
   Выберите кассу ККТ, если их несколько
3. 3
   Запустите рабочее место кассира (РМК)
4. 4
   Подтвердите открытие смены или нажмите «Открытие смены»
5. 5
   Дождитесь печати отчёта об открытии смены
6. 6
   Пробейте тестовый чек или начните продажу

Открытие смены через список кассовых смен

Второй способ подходит руководителям, администраторам и в ситуациях, когда нужно контролировать смены по нескольким кассам. Откройте раздел «Продажи» (или «Касса» в зависимости от редакции) → «Кассовые смены» и нажмите «Создать».

В документе укажите кассу ККТ, при необходимости — организацию и склад. Затем нажмите кнопку «Открыть смену» (или «Открыть кассовую смену»). Программа отправит команду на фискальный регистратор, тот напечатает отчёт об открытии, а документ получит статус «Открыта».

Этот же журнал удобен для контроля: здесь видно, какие смены открыты, кто их открыл, когда и по какой кассе. Если кассир забыл закрыть смену, администратор увидит это в списке и сможет закрыть её вручную.

Внесение разменных денег при открытии

Сразу после открытия смены кассиру обычно нужно внести в денежный ящик разменную сумму — мелкие купюры и монеты для сдачи. В 1С:Розница это оформляется документом «Внесение денег в кассу ККТ» (документ «Выемка/внесение денег» в некоторых редакциях).

Создать внесение можно из РМК (кнопка «Внесение денег») или из списка кассовых операций. Укажите сумму и подтвердите — на ККТ распечатается соответствующий чек внесения. Сумма попадёт в отчёт о розничных продажах и повлияет на расчёт наличных в кассе при закрытии смены.

Важно не путать внесение разменных денег с выручкой: внесение не является продажей и не увеличивает облагаемый доход, но учитывается в остатке наличных в кассе. Если забыть оформить внесение, при закрытии смены фактическая сумма в ящике не совпадёт с учётной, и сверка покажет расхождение.

Проверка результата: признаки корректно открытой смены

После открытия убедитесь, что всё прошло успешно. Главный признак — распечатанный отчёт об открытии смены на фискальном регистраторе: в нём указаны номер смены, дата, время и регистрационный номер ККТ. Этот отчёт подтверждает, что данные переданы в фискальный накопитель и далее в ОФД.

В программе проверьте статус: в журнале «Кассовые смены» у нового документа должно стоять состояние «Открыта». В РМК должна быть доступна регистрация продаж — попробуйте добавить товар в чек. Если кнопки пробития активны и чек формируется, смена работает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт об открытии смены

Норма

Распечатан, содержит номер смены и дату

Тревожный признак

Не распечатан или вышел с ошибкой — смена могла не открыться

Статус в журнале кассовых смен

Норма

«Открыта», указаны касса и кассир

Тревожный признак

Документ создан, но статус не изменился

Пробитие чека в РМК

Норма

Чек формируется и печатается

Тревожный признак

Сообщение «Кассовая смена не открыта»

Типичные ошибки и способы их устранения

Чаще всего открытие смены не удаётся из-за того, что предыдущая смена не закрыта. Решение — открыть журнал кассовых смен, найти зависшую смену и закрыть её с печатью Z-отчёта. Если закрытие не проходит из-за ошибки связи с ККТ, сначала восстановите подключение оборудования.

Вторая частая ситуация — сообщение об отсутствии связи с фискальным регистратором. Проверьте питание кассы, кабель, драйвер оборудования и тест подключения в разделе «Администрирование» → «Оборудование». Иногда помогает перезапуск службы драйвера или переподключение устройства.

Третья группа ошибок — организационные: кассир вошёл не под своим пользователем, выбрана чужая касса ККТ, не хватает прав. Проверьте текущего пользователя, выбранную кассу в шапке РМК и назначенные роли.

Особенности и ограничения

Смена не может длиться дольше 24 часов — это ограничение фискального законодательства. Если магазин работает круглосуточно, смену нужно закрывать и открывать заново до истечения суток, иначе касса заблокирует пробитие чеков.

При работе с несколькими кассами каждая из них ведёт собственную смену: открытие смены на одной ККТ не распространяется на другие. Убедитесь, что кассир открывает смену именно на той кассе, за которой работает.

Если при открытии возникли ошибки фискального накопителя (например, исчерпан ресурс ФН или накопитель не отправлял данные в ОФД длительное время), смена может не открыться. Такие ситуации требуют участия администратора или специалиста по ККТ — самостоятельно менять настройки фискального накопителя не следует.

Частые вопросы

Можно ли открыть смену, если предыдущая не закрыта?

Нет, программа потребует сначала закрыть старую смену с печатью Z-отчёта. Откройте журнал «Кассовые смены», найдите документ со статусом «Открыта» и выполните закрытие. Если закрытие не проходит из-за ошибки оборудования, сначала восстановите связь с кассой.

Что делать, если отчёт об открытии смены не распечатался?

Проверьте наличие чековой ленты и состояние принтера чеков, затем посмотрите статус смены в журнале. Если статус «Открыта», но чека нет, смена, скорее всего, зарегистрирована — однако стоит убедиться, что чеки пробиваются. Если статус не изменился, повторите открытие после устранения проблемы с печатью.

Кто может открывать кассовую смену?

Любой пользователь с правами кассира или старшего кассира, а также администратор. Если при попытке открыть смену появляется сообщение о недостатке прав, попросите администратора назначить пользователю соответствующую роль.

Обязательно ли вносить разменные деньги через программу?

Да, если деньги физически кладутся в денежный ящик. Без документа внесения учётный остаток наличных будет меньше фактического, и при закрытии смены сверка покажет излишек, который придётся объяснять и исправлять.

Можно ли открыть смену без подключения к интернету?

Да, открытие смены и пробитие чеков работают без интернета: данные накапливаются в фискальном накопителе и передаются в ОФД при появлении связи. Но длительная работа офлайн недопустима — при превышении срока непередачи данных касса блокируется.

Чем открытие смены отличается от закрытия?

Открытие регистрирует начало учётного периода и печатает отчёт об открытии, закрытие завершает его, формирует Z-отчёт с итогами и документ «Отчёт о розничных продажах» в 1С. Оба действия обязательны: смена не должна оставаться открытой дольше 24 часов.