Торговля и Склад · 11 мин
Как отгрузить товары в 1С: пошаговое руководство
Как оформить отгрузку товаров в 1С: создание реализации, выбор склада, проверка остатков, печать ТОРГ-12 и УПД, исправление ошибок. Подробная инструкция.
Отгрузка товара в 1С — это не просто «пробить документ», а операция, которая одновременно списывает остатки со склада, формирует задолженность покупателя, создаёт проводки в бухгалтерском учёте и служит основанием для печати отгрузочных документов. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в остатках, неверной себестоимости и проблемам с НДС у покупателя.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «Управлении торговлей 11» основным документом является «Реализация товаров и услуг», в «Комплексной автоматизации» и ERP — тоже реализация, но с расширенным статусным управлением, в «Бухгалтерии предприятия» — документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Логика везде одинаковая: заказ или основание → документ отгрузки → проверка остатков → печать и проведение.
Ниже разобран полный цикл отгрузки на примере типовых конфигураций: от подготовки данных до контроля результата и исправления типовых ошибок.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
До создания реализации убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Контрагент должен иметь актуальные реквизиты: ИНН, КПП, адрес — они попадут в печатные формы и в УПД, ошибка потребует исправительного документа. Договор с контрагентом определяет валюту, порядок расчётов и условия оплаты.
Проверьте карточки номенклатуры: заполнены ли единицы измерения, ставки НДС и признак «Товар» (а не «Услуга»). Если у позиции не указана ставка НДС, документ проведётся с нулевой ставкой или ошибкой, и декларация по НДС будет неверной.
Также убедитесь, что нужный склад существует и на нём есть остатки. Отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах») покажет свободный остаток с учётом резервов под другие заказы.
Отчёт по остаткам, колонка «Доступно»
ИНН, КПП, адрес, договор
Поле НДС в карточке номенклатуры
Статус заказа «К отгрузке»
Создание документа реализации
В «Управлении торговлей 11» откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». В «Бухгалтерии 3.0» путь: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → вид операции «Товары (накладная)».
Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор и склад. Если ведётся учёт по нескольким организациям, проверьте организацию дважды — от неё зависит нумерация счетов-фактур и проводки. Склад можно указать в шапке (для всех строк) или в каждой строке отдельно, если товар отгружается с разных складов.
Заполнение табличной части
Добавьте товары кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — второй способ удобнее при большом ассортименте, так как показывает остатки и цены прямо в форме подбора. Для каждой строки укажите количество и цену; сумма и НДС рассчитаются автоматически.
Если используется характеристики номенклатуры (размеры, цвета) или серии — обязательно заполните соответствующие колонки. Отгрузка «в целом по номенклатуре» без указания серии при серийном учёте приведёт к отрицательным остаткам по сериям.
Ввод на основании заказа покупателя
Если продажа оформлялась заказом, не создавайте реализацию вручную — введите её на основании заказа кнопкой «Создать на основании». Тогда перенесутся позиции, цены и скидки, а заказ закроется автоматически. Ручное дублирование данных — главный источник расхождений «заказали одно, отгрузили другое».
- 1Откройте заказ покупателя или создайте новую реализацию
- 2Проверьте организацию, контрагента, договор и склад
- 3Заполните табличную часть товарами, количеством и ценами
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму
- 5Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД, сформируйте счёт-фактуру
Выбор склада и проверка остатков
При проведении реализации программа списывает товар с указанного склада. Если остатка не хватает, поведение зависит от настроек: в УТ 11 при включённом контроле остатков документ просто не проведётся с сообщением о нехватке; в отраслевых решениях контроль может быть отключён — тогда образуются отрицательные остатки.
Отрицательные остатки опасны: себестоимость списания рассчитается неверно (по нулевой или последней цене), и при последующем оприходовании товара потребуется пересчёт. Не отгружайте «в минус» даже временно — лучше сначала оформить поступление или перемещение на нужный склад.
Если товар зарезервирован под другие заказы, свободный остаток меньше физического. В УТ 11 смотрите колонку «Доступно» в отчётах и форме подбора — именно это количество можно отгрузить без снятия чужих резервов.
Проведение документа и контроль проводок
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При успешном проведении товар спишется со склада, появится задолженность покупателя (Дт 62 — Кт 90.01) и запись о выручке, а также списание себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41). Точные счета зависят от настроек учётной политики.
Откройте движения документа кнопкой «Показать проводки и другие движения» (или Дт/Кт в Бухгалтерии). Убедитесь, что счета соответствуют ожиданиям: товар списан с 41-го счёта, НДС выделен на 90.03. Если счета неверные — проблема в настройке счетов учёта номенклатуры или договора, исправляйте настройку, а не проводку вручную.
В УТ 11 дополнительно проверьте статус документа: реализация может быть в статусе «В пути» при использовании ордерной схемы склада. Тогда фактическое списание завершится после оформления расходного ордера.
Печать отгрузочных документов
Из проведённой реализации доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт, счёт на оплату. Кнопка «Печать» в форме документа показывает список доступных форм.
УПД заменяет связку «накладная + счёт-фактура» и сейчас используется чаще всего. Если покупатель просит отдельный счёт-фактуру, создайте его по ссылке «Счёт-фактура» внизу документа реализации или через «Создать на основании». Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры соответствовали накладной.
При работе с ЭДО документ отправляется контрагенту прямо из реализации кнопкой «Отправить» (при настроенном обмене). Подписанный обеими сторонами УПД в электронном виде имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Особые сценарии отгрузки
Частичная отгрузка по заказу
Если отгружаете меньше, чем в заказе, создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в строках. Заказ останется в работе, остаток можно отгрузить следующей реализацией. Контроль исполнения заказа виден в отчёте «Состояние исполнения заказов».
Отгрузка с нескольких складов
Один документ реализации может списывать товар с разных складов: в УТ 11 включите в табличной части колонку «Склад» и укажите склад в каждой строке. Альтернатива — оформить несколько реализаций, по одной на склад, что удобнее при разных материально ответственных лицах.
Отгрузка комиссионеру
Передача товара комиссионеру оформляется той же реализацией, но с видом операции «Передача на комиссию». Проводки будут другими: товар переместится на счёт 45 без признания выручки. Не оформляйте комиссию обычной продажей — это приведёт к досрочному начислению НДС и искажению дебиторки.
Как выбрать способ оформления
Исправление ошибок после отгрузки
Если ошибку нашли до передачи документов покупателю, отмените проведение реализации, исправьте данные и проведите заново. Печатные формы сформируются с новыми данными.
Если документы уже переданы и подписаны, исправляйте через документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной реализации и формирует исправительный счёт-фактуру. Ручное редактирование подписанного документа недопустимо: у покупателя останется старая версия, и данные учёта разойдутся.
Для возврата товара от покупателя используйте документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации — он вернёт остатки на склад и скорректирует задолженность.
Контроль результата после проведения
После отгрузки убедитесь, что всё прошло корректно. Откройте отчёт по остаткам склада — количество должно уменьшиться ровно на отгруженное. Проверьте расчёты с контрагентом: отчёт «Задолженность покупателей» (или оборотно-сальдовая ведомость по 62 счёту) должен показать новую дебиторку на сумму документа.
Сверьте печатную форму с экранным документом: итоговая сумма, количество строк и реквизиты сторон должны совпадать. При работе с ЭДО дождитесь статуса «Подписан получателем» — только после этого документ считается принятым обеими сторонами.
Как проверить результат отгрузки
Уменьшился на отгруженное количество
Не изменился или ушёл в минус
Появилась дебиторка на сумму реализации
Задолженности нет или сумма неверна
Дт 62 Кт 90.01, списание с 41 счёта
Неверные счета или отсутствие себестоимости
Создан, номер и дата соответствуют накладной
Не создан или дублируется
Документ подписан получателем
Ошибка отправки или ожидание подписи
Что важно запомнить
Отгрузка в 1С выполняется документом «Реализация товаров и услуг», желательно на основании заказа. Перед проведением проверьте остатки, реквизиты контрагента и ставки НДС, после — движения документа, остатки склада и задолженность. Ошибки в подписанных документах исправляйте корректировкой, а не редактированием исходника.
Часто задаваемые вопросы
Документ не проводится: «Недостаточно товара на складе». Что делать?
Откройте отчёт по остаткам с детализацией до склада, характеристики и серии. Частые причины: товар физически есть, но зарезервирован под другой заказ; поступление оформлено на другой склад; не указана серия в строке реализации. Устраните причину (перемещение, снятие резерва, указание серии) и проведите документ повторно.
Можно ли отгрузить товар без заказа покупателя?
Да, реализация создаётся самостоятельно, без основания. Заказ нужен для резервирования и контроля исполнения, но не обязателен. Если в вашей схеме работы заказы не используются, их можно отключить в настройках раздела «Продажи».
Как отгрузить товар по нулевой цене (образцы, бонусы)?
Укажите в строке цену 0 — документ проведётся, выручка будет нулевой, а себестоимость спишется в расходы. Учтите, что безвозмездная передача облагается НДС с рыночной стоимости; проконсультируйтесь с бухгалтером, как это отражено в вашей учётной политике.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что печатать?
ТОРГ-12 — только товарная накладная, к ней отдельно оформляется счёт-фактура. УПД объединяет оба документа в одну форму. Если покупатель не предъявляет особых требований, используйте УПД — меньше документов и проще обмен по ЭДО.
Отгрузили не тот товар, документы уже у покупателя. Как исправить?
Создайте «Корректировку реализации» на основании исходного документа: в ней измените состав или количество. Программа сформирует исправительный счёт-фактуру и скорректирует остатки. Если покупатель возвращает товар, дополнительно оформите «Возврат товаров от покупателя».
Нужно ли оформлять расходный ордер на товары?
Только если склад работает в ордерной схеме (настраивается в карточке склада). Тогда реализация создаёт распоряжение, а фактическую отгрузку подтверждает расходный ордер. При неордерной схеме реализация списывает товар сама, ордер не нужен.