Как оприходовать прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым организации обязаны передавать в ФНС сведения о каждом движении: поступлении, продаже, перемещении и выбытии. К ним относятся, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, мебели, детских колясок и другие позиции из утверждённого списка. Учёт таких товаров ведётся с указанием регистрационного номера партии товара (РНПТ), который присваивается при ввозе или производстве.

Оприходовать прослеживаемый товар в 1С означает не просто принять его на склад документом поступления, но и корректно указать РНПТ, количество в прослеживаемых единицах и проследить, чтобы данные попали в отчётность по прослеживаемости. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в уведомлениях о перемещении и ввозе, а также к риску доначислений при проверке.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11 и Комплексная автоматизация 2. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика едина: сначала настройка учёта, затем карточка номенклатуры, затем документ поступления с РНПТ.

Проверьте, относится ли товар к прослеживаемым

Прежде чем настраивать программу, убедитесь, что товар действительно входит в перечень прослеживаемых. Признак определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД2 — перечень утверждён постановлением Правительства РФ, актуальную редакцию стоит сверять на официальном портале правовой информации или в справочнике самой 1С, который обновляется вместе с релизами.

Практический способ проверки в 1С: откройте карточку номенклатуры, укажите код ТН ВЭД и посмотрите, установился ли признак «Прослеживаемый товар» автоматически. Если конфигурация содержит актуальный классификатор, программа сама подскажет принадлежность к перечню. Если код в классификаторе отсутствует или релиз устарел, ориентируйтесь на данные поставщика: в УПД или счёте-фактуре по прослеживаемому товару обязательно указывается РНПТ.

Важный нюанс: обязанность прослеживания распространяется и на остатки товаров, которые были на складе на момент включения их кода в перечень. Такие остатки нужно было ввести в учёт прослеживаемости отдельной процедурой, о чём сказано ниже.

Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках

Если функциональность прослеживаемости не включена, нужные поля в документах просто не появятся. В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» и включите учёт прослеживаемых товаров, либо проверьте раздел «Главное» → «Функциональность» на закладке «Запасы» — в зависимости от релиза расположение переключателя различается.

В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» — там включается опция учёта прослеживаемых импортных товаров. После включения в документах поступления появятся поля «РНПТ» и «Количество по РНПТ».

1. 1
   Откройте настройки функциональности программы (Администрирование или НСИ и администрирование)
2. 2
   Включите опцию учёта прослеживаемых товаров
3. 3
   Проверьте, что в карточке номенклатуры доступен признак «Прослеживаемый товар»
4. 4
   Убедитесь, что в документе поступления появились поля РНПТ и количество по РНПТ
5. 5
   При необходимости обновите релиз, если поля не появились

Обратите внимание: включение функциональности не изменяет уже проведённые документы. Если поступления по прослеживаемым товарам были введены раньше без РНПТ, их придётся исправлять вручную или через корректировку.

Настройте карточку номенклатуры

Для каждой прослеживаемой позиции в карточке номенклатуры должен быть установлен признак «Прослеживаемый товар» и заполнен код ТН ВЭД. В Бухгалтерии 3.0 эти поля находятся в карточке номенклатуры в разделе учётных данных; в УТ 11 — на закладке, связанной с импортом и прослеживаемостью.

Дополнительно укажите единицу измерения прослеживаемости. Дело в том, что ФНС требует отчитываться по прослеживаемым товарам в специальных единицах (например, в штуках), которые могут не совпадать с вашей складской единицей. Если товар учитывается в упаковках, а прослеживается в штуках, задайте коэффициент пересчёта — иначе количество в уведомлениях будет неверным.

Оформите документ поступления с РНПТ

Основной сценарий — оприходование через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11. Создайте документ стандартным образом, заполните контрагента, договор и табличную часть товарами. Для прослеживаемых позиций появятся дополнительные колонки или отдельная закладка «Прослеживаемые товары».

В табличной части для каждой прослеживаемой строки укажите номер РНПТ из документов поставщика и количество в прослеживаемых единицах. Номер РНПТ берите строго из УПД или счёта-фактуры поставщика — он указывается в специально отведённых графах. Если поставщик прислал электронный УПД, во многих конфигурациях данные по РНПТ загружаются автоматически при получении документа через ЭДО.

Если по одной позиции номенклатуры поступает несколько партий с разными РНПТ, строку нужно разбить: каждая партия отражается отдельной строкой со своим номером и количеством. Объединять разные РНПТ в одну строку нельзя — это нарушит аналитику списания при дальнейшей продаже.

Сверяйте сумму и количество по строкам с РНПТ с бумажной или электронной накладной до проведения документа. После проведения исправить РНПТ можно, но придётся перепроводить и связанные отгрузки, если товар уже успели продать.

Оприходование остатков и товаров без РНПТ от поставщика

Отдельная ситуация — ввод начальных остатков прослеживаемых товаров, которые числятся на складе, но были куплены до включения в перечень или у поставщика, не указавшего РНПТ. Для этого в конфигурациях предусмотрен документ ввода остатков (в Бухгалтерии — «Ввод начальных остатков» либо «Оприходование товаров» с заполнением данных прослеживаемости).

Если РНПТ у товара отсутствует и получить его невозможно (например, товар куплен у физического лица или в розницу), в учёте используется специальное обозначение отсутствия номера, предусмотренное конфигурацией. Такие позиции отражаются в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами отдельно. Не придумывайте номер самостоятельно — фиктивный РНПТ при сверке с базой ФНС вызовет расхождения и вопросы инспекции.

Проверьте результат после проведения

После проведения документа убедитесь, что товар встал на учёт корректно в двух разрезах: обычном складском и прослеживаемом. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (или складской отчёт в УТ) и проверьте количество и сумму. Затем сформируйте отчёт по прослеживаемым товарам — в Бухгалтерии это «Остатки прослеживаемых товаров» или аналогичный отчёт в разделе отчётности по прослеживаемости.

Ключевой контроль — совпадение количества по складскому учёту и по РНПТ. Если в отчёте по прослеживаемости количество меньше складского, часть поступления проведена без номера партии. Это нужно исправить до конца отчётного периода, иначе данные уйдут в ФНС с расхождениями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поля РНПТ в документе поступления

Норма

Заполнены для всех прослеживаемых строк, номер совпадает с УПД поставщика

Тревожный признак

Пустые поля или один РНПТ на несколько разных партий

Отчёт по прослеживаемым остаткам

Норма

Количество по РНПТ равно складскому количеству

Тревожный признак

Расхождение между складским и прослеживаемым учётом

Данные для уведомления в ФНС

Норма

Операция отражается в уведомлении о ввозе/перемещении без ошибок

Тревожный признак

Строка не попадает в уведомление или выдаёт ошибку проверки

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего бухгалтеры сталкиваются с одними и теми же проблемами: забытый признак прослеживаемости в карточке, неверная единица измерения для отчётности, объединение партий с разными РНПТ в одну строку. Каждая из этих ошибок всплывает уже на этапе формирования уведомлений в ФНС, когда исправлять данные сложнее.

Ещё одна распространённая ситуация — продажа прослеживаемого товара, который был оприходован до включения функциональности. Программа не даёт корректно списать РНПТ, потому что остатков по прослеживаемости нет. Решение — ввести остатки по прослеживаемости задним числом в рамках корректного периода и перепровести отгрузки.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика исправленный УПД — для прослеживаемых товаров указание РНПТ обязательно. Если товар получен от лица, которое не обязано выставлять РНПТ (например, от физического лица), оприходуйте его с отметкой об отсутствии номера партии, предусмотренной вашей конфигурацией, и отразите операцию в отчёте по прослеживаемости.

Нужно ли указывать РНПТ при внутреннем перемещении между складами?

Да, перемещение прослеживаемого товара между складами (в том числе обособленными подразделениями) оформляется с указанием РНПТ, а по ряду операций требуется подача уведомления о перемещении в ФНС. Проверьте в документе перемещения, что поля прослеживаемости заполнены.

Как исправить неверный РНПТ в уже проведённом поступлении?

Если товар ещё не продан, распроведите поступление, исправьте номер и проведите заново. Если по позиции уже были отгрузки, исправляйте данные через корректировку поступления, после чего перепроведите связанные документы продажи и пересформируйте уведомления в ФНС за затронутый период.

Обязательно ли обновлять релиз 1С для работы с прослеживаемостью?

Строго говоря, нет, но настоятельно рекомендуется: перечень прослеживаемых товаров и форматы уведомлений периодически меняются, и актуальные классификаторы поставляются именно с обновлениями. На устаревшем релизе проверку принадлежности товара к перечню придётся выполнять вручную по внешним источникам.

Как оприходовать прослеживаемый товар, полученный в рамках импорта напрямую?

При прямом импорте РНПТ присваивается при подаче таможенной декларации. В 1С оформляется поступление с указанием данных ГТД и полученного РНПТ, после чего сведения подаются в ФНС в установленном порядке. Номер возьмите из отметок таможенного органа по декларации на товары.