Как оприходовать медикаменты в 1С: полное руководство

Оприходование медикаментов в 1С — это отражение поступления лекарственных препаратов на склад организации: документально, по количеству, сериям и срокам годности. От корректности этой операции зависит точность складских остатков, правильность отпуска препаратов и прохождение проверок Росздравнадзора, поскольку учёт лекарств регулируется жёстче, чем обычного товара.

Конкретный порядок действий зависит от используемой конфигурации. В аптеках и аптечных организациях чаще всего работают в «1С:Аптека», «1С:Розница. Аптека» или «1С:Управление нашей фирмой»; медицинские организации используют «1С:Медицина» и «1С:Бухгалтерию» с учётом на счёте 10.01 «Медикаменты». Базовая логика во всех решениях одинакова: создаётся документ поступления, заполняется табличная часть с номенклатурой, сериями и ценами, документ проводится.

Ниже разобран универсальный сценарий, применимый к большинству типовых конфигураций, а также особенности учёта серий, сроков годности, маркировки и работы с расхождениями по накладной.

Подготовка: что настроить до первого оприходования

Прежде чем вводить первую накладную, убедитесь, что база готова к учёту лекарств. В карточке склада должен быть выбран правильный тип (оптовый или розничный) — от этого зависит, по каким ценам будет вестись учёт: в рознице медикаменты часто учитывают по продажным ценам через счёт 42 «Торговая наценка», на опте — по закупочным.

Проверьте справочник номенклатуры: для каждого препарата должны быть заполнены единица измерения, ставка НДС (для лекарств она обычно пониженная, но зависит от перечня и назначения препарата), а также признаки учёта по сериям и срокам годности. Если препарат подлежит предметно-количественному учёту (наркотические, психотропные средства), в карточке включается соответствующий признак — без него программа не сформирует нужные отчёты.

Если организация работает с маркированными лекарствами, заранее настройте обмен с системой «Честный ЗНАК» и подключите сканер штрихкодов: при оприходовании потребуется сканировать коды Data Matrix с каждой упаковки. Проверьте также, что у пользователя есть права на создание документов поступления и установку цен.

Оприходование медикаментов стандартным документом поступления

Основной инструмент — документ «Поступление товаров и услуг» (в «1С:Аптека» — «Поступление товаров», в «1С:Бухгалтерии» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары»). Найдите его в разделе «Покупки» или «Закупки» и создайте новый документ.

Заполните шапку: поставщик (контрагент), договор, склад поступления, номер и дата входящей накладной. Реквизиты входящего документа важны для сверки и налогового учёта — переносите их с бумажной накладной без сокращений. Затем заполните табличную часть: добавьте позиции номенклатуры, укажите количество, цену закупки, ставку НДС.

Для каждого препарата обязательно укажите серию и срок годности — в типовых конфигурациях для этого открывается отдельная форма по кнопке в строке или автоматически при подборе. Серия вводится точно так, как напечатана на упаковке и в накладной: расхождение даже в одном символе создаст в учёте «новую» серию и искусственный остаток.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» и создайте документ «Поступление товаров и услуг»
2. 2
   Укажите поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
3. 3
   Добавьте в табличную часть номенклатуру, количество и цены из накладной
4. 4
   Для каждой строки введите серию и срок годности с упаковки
5. 5
   Отсканируйте коды маркировки, если препарат подлежит маркировке
6. 6
   Проверьте итоговые суммы по документу с накладной и проведите документ
7. 7
   Сформируйте отчёт по остаткам склада и убедитесь, что позиции встали на учёт

Учёт серий и сроков годности

Серийный учёт — ключевое отличие медикаментов от обычного товара. В настройках номенклатуры или вида номенклатуры включите политику учёта серий: «Учёт себестоимости по сериям» или «Справочное указание серий». Для аптек и медорганизаций обычно требуется полноценный учёт по сериям, чтобы при списании и отпуске всегда было видно, какая именно серия ушла.

Срок годности вводится вместе с серией. После оприходования программа сможет строить отчёты по истекающим срокам — это позволяет вовремя вернуть поставщику или списать просроченные препараты. Не оставляйте поле срока годности пустым «на потом»: восстановить эти данные по сотням позиций задним числом практически невозможно без повторной инвентаризации.

Если одна накладная содержит один и тот же препарат разных серий, каждую серию вводите отдельной строкой с отдельным количеством. Объединять их в одну строку нельзя — иначе при списании программа не даст корректно указать, какая серия израсходована.

Установка цен и торговой наценки

После проведения поступления в розничных конфигурациях следующий шаг — назначение продажных цен. Используйте документ «Установка цен номенклатуры», который создаётся на основании поступления: программа подтянет все позиции и закупочные цены, а вы зададите розничную цену вручную или по формуле (наценка в процентах).

Для жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов (ЖНВЛП) действует государственное регулирование цен: розничная наценка ограничена региональными предельными надбавками. Перед установкой цены сверьтесь с реестром предельных цен и тарифами вашего региона — превышение влечёт административную ответственность и штрафы.

Если учёт ведётся по продажным ценам, проверьте, что разница между закупочной и продажной стоимостью корректно отразилась на счёте 42. В отчётах по валовой прибыли и товарных отчётах именно эта наценка формирует финансовый результат аптеки.

Маркировка и обмен данными с «Честным ЗНАКом»

Большинство лекарственных препаратов подлежит обязательной маркировке. При оприходовании таких препаратов недостаточно ввести количество и серию — нужно подтвердить приёмку в системе мониторинга. В типовых решениях 1С для этого используется документ «Приемка товаров ИС МП» или встроенный механизм в поступлении.

Рабочий процесс выглядит так: поставщик передаёт вам электронный УПД с кодами маркировки через ЭДО, вы загружаете его в 1С, программа создаёт поступление с уже заполненными кодами. Затем при фактической приёмке сканером считываются Data Matrix коды с упаковок и сверяются с данными УПД. После успешной сверки документ отправляется в «Честный ЗНАК» — препараты переходят в ваш оборот.

Если код на упаковке не читается или не совпадает с УПД, такую упаковку откладывают и оформляют расхождение. Принимать её «на словах» нельзя: неподтверждённый код означает, что препарат в системе мониторинга числится у поставщика, и его продажа будет расценена как оборот немаркированного товара.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщик передаёт электронный УПД через ЭДОЗагрузите УПД в 1С, создайте поступление на его основании и сверьте коды сканером

Поставщик работает только с бумажной накладнойВведите поступление вручную, коды маркировки отсканируйте с каждой упаковки при приёмке

Количество или серии не совпадают с накладнойОприходуйте только фактически принятое, на разницу оформите акт расхождений

Препарат без маркировки (немаркированная группа)Оприходуйте стандартно, без сканирования кодов, но с обязательными сериями и сроками годности

Особенности для медицинских организаций на 1С:Бухгалтерия

Больницы и клиники, не ведущие розничную торговлю, оприходуют медикаменты как материалы на счёт 10.01. Документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Товары (накладная)». Склад указывается тот, к которому привязан учёт материалов, счёт учёта в строке — 10.01.

Дальнейшее движение — списание на отделения по требованию-накладной (счёт 10.01 внутреннее перемещение) и расход на оказание услуг. Если конфигурация «1С:Медицина» интегрирована с бухгалтерией, документы отпуска формируются автоматически по факту назначений пациентам.

Обратите внимание на НДС: медицинские услуги в большинстве случаев освобождены от НДС, поэтому входной налог по медикаментам обычно включается в стоимость, а не принимается к вычету. Настройте в документе поступления способ учёта НДС «Включено в стоимость», чтобы не пришлось исправлять вручную.

Проверка результата после оприходования

После проведения документа обязательно убедитесь, что данные встали корректно. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.01 или 41) и проверьте: количество по каждой позиции совпадает с фактически принятым, серии отображаются верно, суммы сходятся с накладной.

Дополнительно проверьте регистр серий и сроков годности соответствующим отчётом — все введённые серии должны иметь положительные остатки. Для маркированных препаратов сверьте статус приёмки: в отчёте по обмену с «Честным ЗНАКом» документ должен иметь статус успешной обработки.

Если обнаружилось расхождение, не спешите делать ручную корректировку склада: сначала найдите ошибочный документ, исправьте его (или отмените проведение и введите заново) и перепроведите. Ручные операции по складу без документального основания — главный источник «неубиваемых» расхождений при инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу после проведения

Норма

Количество и суммы совпадают с накладной и фактической приёмкой

Тревожный признак

Есть расхождения, отрицательные или «лишние» позиции

Серии и сроки годности

Норма

Каждая серия с положительным остатком и заполненным сроком

Тревожный признак

Серии-дубли, пустые сроки годности

Статус приёмки маркировки

Норма

Документ обработан в «Честном ЗНАКе» без ошибок

Тревожный признак

Ошибки сверки кодов, документ не отправлен

Розничные цены

Норма

Цены установлены, ЖНВЛП не выше предельных

Тревожный признак

Позиции без цены либо цена выше реестровой

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оприходовать медикаменты без серии и срока годности, если поставщик их не указал?

Формально программа может позволить провести документ, но делать этого не стоит: серия и срок годности есть на каждой упаковке, и эти данные нужно перенести с физического товара. Без них невозможно корректно списывать препараты и контролировать просрочку, а для проверяющих отсутствие серийного учёта — нарушение.

Что делать, если обнаружилась ошибка в уже проведённом поступлении?

Если по документу ещё не было движений (продаж, списаний), распроведите его, исправьте данные и проведите заново. Если товар уже частично ушёл, оформите корректировку поступления или инвентаризацию с последующим оприходованием излишков и списанием недостач — так сохранится аудиторский след.

Как оприходовать медикаменты, полученные безвозмездно или в дар?

Используется тот же документ поступления либо документ «Оприходование товаров» (ввод остатков), но стоимость определяется по рыночной оценке и отражается в составе прочих доходов. Серии, сроки годности и маркировка заполняются в полном объёме — порядок учёта от способа получения не зависит.

Нужно ли сканировать все упаковки при приёмке маркированных препаратов?

Да, при подтверждении приёмки в системе мониторинга сверяется каждый код из УПД с фактической упаковкой. Приёмка «по документу» без сканирования допустима только в ограниченных случаях, предусмотренных правилами системы, и повышает риск принять упаковки с недействительными кодами.

Как оприходовать просроченные или испорченные медикаменты, найденные на складе?

Оприходовать их как товар нельзя. Проведите инвентаризацию, оформите выявленные излишки отдельно на карантинный склад с пометкой о негодности, затем спишите и утилизируйте препараты по установленному порядку с актом уничтожения. Продажа и использование просроченных лекарств запрещены.

В чём разница между оприходованием в 1С:Аптека и 1С:Бухгалтерия?

В «1С:Аптека» поступление сразу связано с сериями, ценообразованием ЖНВЛП, маркировкой и розничным отпуском — это профильное решение для аптечной торговли. В «1С:Бухгалтерии» документ проще и отражает в основном бухгалтерский и налоговый учёт на счёте 10.01; тонкие складские механизмы (серии, сроки, контроль цен) там либо ограничены, либо требуют доработки.