Как оформить услугу доставки в 1С

Доставка товара покупателю в 1С оформляется как обычная услуга, но с рядом нюансов: её нужно правильно создать в справочнике номенклатуры, включить в документ продажи, корректно отразить в учёте НДС и при необходимости связать с расходами на перевозчика. От того, как настроена услуга, зависят проводки, печатные формы и отчёты по продажам.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP», но общая логика применима и к «1С:Комплексная автоматизация», а в «1С:Бухгалтерии 8» действия отличаются только расположением разделов. Везде используется один принцип: доставка — это номенклатура с типом «Услуга», которая добавляется строкой в документ реализации.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание номенклатуры и проведение документов продажи, а в учётной политике организации определён порядок учёта услуг и НДС. Если доставку выполняет сторонний перевозчик, дополнительно понадобится оформить поступление его услуг — об этом тоже расскажем ниже.

Создание номенклатуры для услуги доставки

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11 путь может выглядеть как «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Номенклатура»). Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры с типом «Услуга». Если подходящего вида нет, создайте новый: в карточке вида номенклатуры установите тип «Услуга» и при необходимости укажите группу финансового учёта.

Заполните наименование, например «Доставка товара по городу» или «Услуга доставки». Наименование будет выводиться в печатные формы — счета, УПД, акты, — поэтому формулируйте его так, как оно должно выглядеть для покупателя. Укажите единицу измерения (обычно «усл. ед.» или «шт») и ставку НДС: она должна соответствовать вашей системе налогообложения и условиям договора.

На вкладке, отвечающей за финансовый учёт, проверьте группу финансового учёта — от неё зависят счета доходов в проводках. Если в компании выделяют выручку от доставки отдельно от выручки по товарам, создайте для услуги собственную группу с нужными счетами (например, отдельный субсчёт к 90.01), чтобы потом строить аналитику без ручной разборки.

Настройка цены и правил расчёта стоимости доставки

Если стоимость доставки фиксирована или зависит от зоны, задайте цены через документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»). Создайте отдельный вид цен, например «Доставка», или включите услугу в существующий прайс. При подборе услуги в документ цена подставится автоматически по соглашению с клиентом.

Когда стоимость рассчитывается индивидуально — по километражу, весу, адресу, — цену в документе вводят вручную. В этом случае зафиксируйте порядок расчёта во внутреннем регламенте или в договоре с клиентом, чтобы у менеджеров не было разночтений. Для типовых сценариев удобно завести несколько услуг: «Доставка по городу», «Доставка за город до 50 км» и т.п., каждая со своей ценой.

Отражение доставки в заказе покупателя

Откройте документ «Заказ клиента» (раздел «Продажи»). После заполнения табличной части товарами нажмите «Добавить» и выберите созданную услугу доставки. Укажите количество и цену. Услуга отобразится вместе с товарами в единой табличной части — это нормально, в заказе услуги и товары учитываются вместе.

Проверьте итоговые суммы: доставка включается в общую сумму заказа и в сумму НДС. Если по договору доставка оплачивается отдельно или бесплатна при определённой сумме заказа, отразите это ценой строки — нулевая цена в документе допустима, но убедитесь, что это соответствует вашей учётной политике и не создаёт вопросов при налоговой проверке.

1. 1
   Создайте или проверьте услугу «Доставка» в справочнике номенклатуры с типом «Услуга»
2. 2
   Оформите заказ клиента, добавьте товары и строкой ниже — услугу доставки с ценой
3. 3
   Согласуйте заказ и при необходимости создайте счёт на оплату, где доставка будет отдельной строкой
4. 4
   На основании заказа создайте реализацию товаров и услуг — услуга перенесётся автоматически
5. 5
   Проверьте проводки и сформируйте УПД или акт для покупателя

Оформление реализации и печатных форм

Реализацию создавайте на основании заказа кнопкой «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Строка с доставкой перенесётся из заказа вместе с ценой и ставкой НДС. Проведите документ после проверки: дата реализации определяет период признания выручки и начисления НДС.

В печатных формах (ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, акт) услуга доставки выводится отдельной строкой с указанным вами наименованием. Если покупатель просит единый документ, используйте УПД со статусом «1» — в нём товары и услуги указываются вместе. При выписке акта на услуги отдельно от накладной на товары учтите, что в одной реализации смешаны и товары, и услуги, поэтому корректнее формировать один УПД.

Учёт доставки, выполняемой перевозчиком

Если доставку выполняет сторонняя транспортная компания, у вас возникают два потока: доход от покупателя (строка в реализации) и расход на перевозчика. Счёт перевозчика оформляйте документом «Поступление услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»). Укажите контрагента-перевозчика, сумму и статью расходов — например, «Транспортные расходы» с нужной аналитикой.

Чтобы видеть экономику по каждой доставке, ведите учёт расходов в разрезе заказов или направлений: в УТ 11 для этого используют аналитику расходов по заказам клиентов либо направлениям деятельности. Тогда в отчётах по валовой прибыли можно сопоставить доход от доставки и затраты на перевозчика и понять, не работает ли доставка в убыток.

Для компаний с собственным транспортом логика проще: поступление услуг не оформляется, а затраты (топливо, зарплата водителя) относятся на расходы обычными документами учёта затрат. Доход от доставки при этом отражается так же — строкой услуги в реализации.

Сравнение вариантов оформления доставки

Строкой в общей реализации с товарами

Подходит для большинства продаж: один УПД, один платёж, простая сверка. Ограничение — доставка признаётся в том же периоде, что и товары

Отдельной реализацией услуг

Удобно, когда доставка выполняется позже отгрузки или оплачивается по отдельному акту. Требует второго документа и отдельной печатной формы

Без выставления покупателю (доставка за свой счёт)

Применяется при бесплатной доставке: услуга не включается в реализацию, отражаются только расходы на перевозчика или собственные затраты

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте движения реализации (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или Дт/Кт в бухгалтерской конфигурации) и убедитесь, что выручка по доставке попала на ожидаемый счёт. Во-вторых, сформируйте отчёт «Валовая прибыль» или «Продажи» — услуга доставки должна отображаться отдельной позицией. В-третьих, распечатайте УПД и сверьте наименование и сумму доставки с договором.

Чаще всего ошибки возникают из-за неверного типа номенклатуры, неправильной ставки НДС и дублирования услуги в справочнике. Несколько дублей «Доставка», «Доставка товара», «доставка» приводят к разрозненной аналитике и путанице у менеджеров — периодически проверяйте справочник и объединяйте дубли через штатный механизм поиска и удаления дублей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки реализации

Норма

Доход по доставке на нужном счёте, НДС начислен по верной ставке

Тревожный признак

Проводок по услуге нет или счёт доходов не соответствует учётной политике

Печатная форма УПД

Норма

Доставка отдельной строкой с корректным наименованием и суммой

Тревожный признак

Услуга отсутствует или наименование не совпадает с договором

Отчёт по продажам

Норма

Доставка видна отдельной позицией, можно сопоставить с расходами перевозчика

Тревожный признак

Услуга размазана по дублям номенклатуры или не попадает в отчёт

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить доставку без заказа клиента?

Да. Создайте документ «Реализация товаров и услуг» напрямую из раздела «Продажи» и добавьте услугу доставки строкой вместе с товарами или отдельно. Заказ нужен для резервирования и планирования, но не является обязательным для отражения продажи.

Как оформить бесплатную доставку для покупателя?

Если доставка бесплатна, услугу в реализацию обычно не включают — покупателю ничего не выставляется. Отражаются только затраты: поступление услуг перевозчика или собственные расходы на транспорт. Включать строку с нулевой ценой имеет смысл, только если это требуется условиями договора.

Чем отличается оформление в 1С:Бухгалтерии от УТ 11?

Принцип тот же: услуга — это номенклатура с типом «Услуга», добавляемая в документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Отличия в интерфейсе: в Бухгалтерии нет заказов клиентов в торговом смысле, а счета учёта задаются напрямую в документе или через настройку счетов учёта номенклатуры.

Нужно ли выделять доставку отдельной строкой в УПД?

Рекомендуется. Отдельная строка делает понятной структуру цены для покупателя, упрощает сверку и позволяет корректно применять ставку НДС к услуге. Если доставка включена в цену товара, отдельная строка не нужна, но это должно соответствовать договору.

Как учесть доставку, если перевозчик выставляет счёт раз в месяц сводно?

Оформляйте поступление услуг одним документом на общую сумму, а в табличной части распределяйте расходы по аналитике — заказам клиентов или направлениям деятельности. Так сохранится возможность анализировать затраты по отдельным доставкам, несмотря на сводный счёт.