Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить реализацию в 1С УНФ
Пошаговая инструкция по оформлению реализации товаров и услуг в 1С УНФ: документ «Расходная накладная», счета-фактуры, оплата, типовые ошибки и проверка результата.
Реализация в 1С:Управление нашей фирмой оформляется документом «Расходная накладная» — он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основой для счёта-фактуры и УПД. Ошибки в этом документе напрямую влияют на остатки склада, взаиморасчёты и регламентированную отчётность, поэтому важно понимать не только кнопки, но и логику движений.
Статья рассчитана на типовую конфигурацию УНФ без доработок. Интерфейс в разных релизах может немного отличаться, но состав разделов и принцип работы сохраняются: раздел «Продажи» содержит всю цепочку от счёта на оплату до закрывающих документов.
Ниже разобрана полная цепочка: подготовка справочников, создание расходной накладной, продажа услуг, взаиморасчёты, печатные формы и контроль результата. Отдельно описаны типичные ошибки, из-за которых «ломаются» остатки и задолженности.
Подготовка: что проверить до оформления реализации
Прежде чем создавать первую накладную, убедитесь, что базовые данные заполнены корректно. В справочнике «Контрагенты» должен быть заведён покупатель с ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатные формы и счёт-фактуру. Если с покупателем работаете по договору, создайте его в карточке контрагента: от договора зависят валюта расчётов, порядок оплаты и признак НДС.
Проверьте карточки номенклатуры: у товара должны быть указаны единица измерения, ставка НДС и счета учёта (в УНФ они подставляются автоматически по настройкам, но при нестандартных схемах их стоит проверить). Цены задаются документом «Установка цен номенклатуры» по выбранному виду цен — если цен нет, в накладной придётся вводить их вручную, что повышает риск ошибки.
Третий обязательный пункт — остатки на складе. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Закупки») и убедитесь, что продаваемые позиции есть в наличии на нужном складе. Если в учётной настройке запрещены отрицательные остатки, накладная без товара просто не проведётся; если разрешены — проведётся, но испортит себестоимость.
Оформление расходной накладной пошагово
Откройте раздел «Продажи» → «Расходные накладные» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите покупателя — после выбора контрагента программа подставит договор, валюту и условия оплаты по умолчанию. Если реализация идёт по конкретному заказу покупателя, накладную удобнее создать на основании заказа: тогда табличная часть заполнится автоматически, а заказ закроется.
Выберите склад отгрузки и организацию, если в базе ведётся несколько юрлиц. Затем заполните табличную часть: добавьте номенклатуру, укажите количество и проверьте цены. Программа подтянет цену по виду цен, указанному в договоре или документе, но её можно изменить вручную — при этом следите, чтобы сумма НДС пересчиталась корректно.
На вкладке «Дополнительно» при необходимости укажите подразделение, ответственного менеджера и основание отгрузки (номер и дату договора или заказа) — эти данные выводятся в печатную форму ТОРГ-12. После заполнения нажмите «Провести»: документ спишет товар, сформирует задолженность покупателя и отразит выручку.
- 1Откройте «Продажи» → «Расходные накладные» → «Создать»
- 2Выберите покупателя и проверьте договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Заполните вкладку «Дополнительно»: ответственный, основание отгрузки
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Показать проводки»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или акт, при необходимости создайте счёт-фактуру
Реализация услуг и работ
Услуги оформляются тем же документом «Расходная накладная», но с типом операции, предполагающим отсутствие складского списания, либо отдельным документом «Акт выполненных работ» — в зависимости от релиза и настроек. Номенклатура услуги должна иметь тип «Услуга»: такая позиция не требует склада и не формирует движений по остаткам.
Если в одной отгрузке смешаны товары и услуги, УНФ позволяет провести их одной накладной, но для печати корректнее разделять: товары — в ТОРГ-12, услуги — в акт. Смешанный документ усложняет подписание у контрагента и может вызвать вопросы при сверке.
Для работ, выполняемых поэтапно (например, монтаж по заказ-наряду), используйте закрытие на основании заказ-наряда: тогда в реализацию попадут и материалы, и стоимость работ, а себестоимость рассчитается по фактическим затратам.
Счёт-фактура, УПД и печатные формы
Если организация — плательщик НДС, после проведения накладной создайте счёт-фактуру: кнопка «Создать на основании» → «Счёт-фактура» прямо из документа реализации. Программа перенесёт все суммы и реквизиты; вам останется проверить номер и дату. Для электронного документооборота УНФ поддерживает формирование УПД — универсального документа, объединяющего накладную и счёт-фактуру.
Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в форме документа: ТОРГ-12, акт оказания услуг, счёт на оплату (если нужен отдельно), товарная накладная по форме организации. Если типовая форма не подходит, макет можно скорректировать через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», но редактирование макетов требует аккуратности — ошибка в макете испортит все последующие печати.
Сравнение вариантов
Классический комплект для бумажного документооборота. Подходит, когда контрагент работает только с бумагой или требует отдельные формы.
Один документ вместо двух. Удобен при ЭДО и сокращает объём подписываемых документов, но контрагент должен принимать этот формат.
Для организаций без НДС (УСН, патент). Счёт-фактура не нужен, достаточно первичного документа.
Оплата и взаиморасчёты с покупателем
Проведённая накладная формирует дебиторскую задолженность. Оплату отразите документом «Поступление на счёт» или «Поступление в кассу» из раздела «Деньги»: укажите плательщика и сумму, программа автоматически разнесёт оплату по незакрытым документам. Если ведёте расчёты по документам детально, проверьте, что оплата зачлась именно на нужную накладную — иначе в отчётах появится «висящий» аванс.
Для контроля используйте отчёты «Задолженность покупателей» и «Ведомость взаиморасчётов» в разделе «Продажи» или «Деньги». Они покажут, какие накладные не оплачены, какие оплачены частично, и где образовались переплаты. Регулярная сверка этих отчётов — простой способ вовремя заметить неразнесённый платёж.
При предоплате сначала оформляется поступление денег (аванс), затем накладная зачитывает аванс автоматически при проведении — если в договоре включён соответствующий порядок зачёта. Проверьте это на первой сделке с новым покупателем, чтобы не получить одновременно долг по накладной и незачтённый аванс.
Корректировки, возвраты и типичные ошибки
Если после отгрузки изменилось количество или цена, используйте документ «Корректировка реализации», созданный на основании исходной накладной. Он корректно отразит изменения в учёте НДС и взаиморасчётах. Для возврата товара от покупателя предназначен документ «Приходная накладная» с видом операции «Возврат от покупателя» — он вернёт товар на склад и уменьшит задолженность.
Не исправляйте проведённую накладную прошлой датой вручную без необходимости: перепроведение пересчитает себестоимость и может «уехать» по всей цепочке последующих продаж. Если исправление неизбежно, после него восстановите последовательность проведения документов (в УНФ это происходит автоматически при перепроведении, но на больших объёмах стоит проконтролировать итоговую себестоимость в отчёте «Валовая прибыль»).
Контроль результата после оформления
После проведения реализации выполните короткую проверку по четырём точкам. Откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Показать проводки и движения» в форме документа) и убедитесь, что товар списан с правильного склада, а задолженность отнесена на нужного покупателя и договор.
Затем сверьте отчёт «Остатки товаров»: количество по проданным позициям должно уменьшиться ровно на отгруженный объём. Отчёт «Валовая прибыль» покажет выручку и себестоимость по документу — аномально низкая или отрицательная маржа обычно означает ошибку в цене или в себестоимости списания. Наконец, проверьте «Задолженность покупателей»: новая накладная должна появиться в долге с корректной суммой.
Как проверить результат
Уменьшились ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Долг покупателя равен сумме накладной, аванс зачтён
Долг дублируется или аванс висит отдельно
Маржа соответствует ожидаемой наценке
Отрицательная или нулевая прибыль без причины
Суммы и НДС совпадают с накладной
Расхождения в копейках или ставках
Что важно запомнить
Реализация в УНФ — это расходная накладная из раздела «Продажи» с последующим контролем: остатки, взаиморасчёты, счёт-фактура. Подготовьте справочники и цены заранее, исправления делайте корректировками, а не удалением документов.
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не делает движений по складу и расчётам. Расходная накладная — факт отгрузки: списывает товар и создаёт задолженность. Обычная цепочка: счёт → заказ (опционально) → накладная → оплата.
Можно ли оформить реализацию без заказа покупателя?
Да. Заказ нужен для резервирования товара и контроля исполнения, но накладную можно создать напрямую. Для разовых продаж без резервов работа без заказов проще и быстрее.
Накладная не проводится из-за нехватки товара, хотя товар есть. Что делать?
Проверьте склад в документе и в отчёте по остаткам — часто товар оприходован на другой склад. Также убедитесь, что поступление проведено, а не просто сохранено, и что даты документов не перепутаны: поступление позже накладной по времени даст нехватку на момент отгрузки.
Как продать товар в розницу без оформления на контрагента?
Для розницы используйте документ «Отчёт о розничных продажах» или рабочее место кассира (РМК) с чеками. Расходная накладная предназначена для оптовых продаж конкретным покупателям.
Как исправить ошибку в уже подписанной накладной?
Создайте «Корректировку реализации» на основании исходного документа и согласуйте её с покупателем так же, как первичный документ. Удалять или молча перепроводить исходную накладную не стоит — это создаст расхождения при сверке и в учёте НДС.
Нужно ли оформлять счёт-фактуру на УСН?
При УСН без НДС счёт-фактура не требуется — достаточно накладной или акта. Исключение — если вы выставляете документ с выделенным НДС добровольно или работаете как налоговый агент: тогда счёт-фактура обязателен.