Торговля и Склад · 8 мин
Как оформить продажу в 1С:Розница — пошаговая инструкция для кассира
Как оформить продажу в 1С:Розница: работа в РМК, чек ККМ, оплата наличными и картой, возврат, закрытие смены. Пошаговая инструкция для кассира.
Продажа в 1С:Розница оформляется через рабочее место кассира (РМК) — специальный интерфейс, заточенный под быстрый ввод товаров, приём оплаты и печать чека ККТ. Все операции кассира сводятся к нескольким действиям: открыть смену, добавить товары в чек, принять оплату и пробить чек. При корректной настройке программы весь цикл занимает меньше минуты на покупателя.
Ошибки на кассе дорого обходятся: неправильно пробитый чек требует оформления возврата или чека коррекции, а расхождение по кассе при закрытии смены приходится разбирать вручную. Поэтому важно не только знать последовательность кнопок, но и понимать, что происходит в учёте за каждым действием.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
Прежде чем пробить первый чек, убедитесь, что в программе выполнены базовые настройки. Без них РМК либо не откроется, либо чек не уйдёт в ОФД, что является нарушением законодательства о применении ККТ.
В справочнике «Кассы ККМ» должна быть создана касса с указанием организации, магазина и подключённого фискального регистратора. Оборудование (сканер штрихкодов, фискальный регистратор, дисплей покупателя, эквайринговый терминал) подключается в разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование». Для каждого устройства нужно выбрать драйвер и выполнить тест подключения.
Также проверьте, что товары заведены в номенклатуру с актуальными ценами и штрихкодами, а в настройках магазина задано правило ценообразования. Если цена не установлена, товар в РМК либо не найдётся, либо встанет в чек с нулевой ценой — в зависимости от настроек.
Открытие кассовой смены
Кассовая смена открывается из РМК: при входе программа сама предложит открыть смену, если она ещё не открыта. Подтвердите действие — на фискальном регистраторе будет напечатан отчёт об открытии смены, а в 1С создастся документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
Если в начале работы вносится разменная монета, оформите операцию внесения денег через меню РМК (обычно кнопка «Внесение денег» или через «Операции с денежными средствами»). Сумма внесения попадёт в отчёт и учтётся при сверке кассы в конце дня.
- 1Запустите 1С:Розница под пользователем кассира и откройте РМК
- 2Подтвердите открытие смены, когда программа предложит это сделать
- 3Дождитесь печати отчёта об открытии на фискальном регистраторе
- 4При необходимости внесите разменные деньги через соответствующую операцию
- 5Проверьте, что статус смены в РМК — «Открыта»
Оформление чека продажи в РМК
Основной экран РМК — это поле добавления товаров и табличная часть чека. Товар добавляется тремя способами: сканированием штрихкода, поиском по наименованию или артикулу, выбором из панели быстрых товаров (кнопки с ходовыми позициями). После добавления позиции можно изменить количество, цену (если у кассира есть права) и применить скидку.
Когда все товары добавлены, нажмите кнопку оплаты. Программа предложит виды оплаты: наличные, платёжная карта, а при настройке — смешанная оплата, оплата сертификатом, в кредит или по безналичному расчёту. При оплате картой сумма передаётся на эквайринговый терминал автоматически, если подключён эквайринг; иначе кассир вводит её на терминале вручную и подтверждает в РМК.
После подтверждения оплаты программа пробивает фискальный чек, печатает его и создаёт в базе документ «Чек ККМ». Если настроена отправка электронного чека, покупатель может получить его по SMS или e-mail.
Продажа с применением скидок
Автоматические скидки (по акциям, при достижении суммы чека) срабатывают сами при добавлении товаров или нажатии кнопки расчёта скидок. Ручная скидка применяется к отдельной строке или ко всему чеку и требует соответствующих прав у пользователя. Скидки по дисконтным картам активируются считыванием карты покупателя до оплаты.
Продажа маркированного товара
При продаже маркированной продукции сканер считывает код DataMatrix, программа проверяет его через систему маркировки и только после этого позволяет пробить чек. Если код не читается или не прошёл проверку, продажа блокируется — это нормальное поведение, а не сбой. Не пытайтесь пробить такой товар как обычный: это нарушение.
Возврат и отмена чека
Если покупатель отказался от покупки до пробития чека, позиции просто удаляются из табличной части или чек отменяется целиком. Если чек уже пробит, оформляется возврат: в РМК выбирается операция «Возврат», находится исходный чек (по номеру или штрихкоду на чеке), указываются возвращаемые позиции и количество.
Возврат в день продажи при открытой смене оформляется как «Возврат в день продажи», деньги выдаются из текущей кассы. Возврат в другой день создаёт документ «Чек ККМ на возврат» и обычно требует заявления покупателя и прав старшего кассира. Оплата картой возвращается на карту через эквайринговую операцию — наличными такой возврат выдавать нельзя.
Закрытие смены и Z-отчёт
По окончании работы смена закрывается из РМК кнопкой «Закрытие смены». Программа формирует Z-отчёт на фискальном регистраторе и документ «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданные товары со склада магазина и фиксирует выручку по видам оплаты.
Перед закрытием рекомендуется сверить фактическое наличие денег в ящике с расчётной суммой. Излишек или недостача фиксируются отдельными документами, а не корректируются «в уме». Длительность смены ограничена 24 часами — при превышении касса заблокирует пробитие чеков до закрытия смены.
Как проверить результат
Все чеки дня переданы, очередь пуста
Есть неотправленные чеки — проверьте интернет и настройки ОФД
Фактическая наличность совпадает с расчётной с учётом внесений и изъятий
Расхождение — оформите излишек/недостачу документально
Создан, проведён, товары списаны
Документ не проведён из-за ошибок — разберитесь до начала следующей смены
Проверка данных в учётной системе
Если 1С:Розница работает в связке с «Управлением торговлей» или «Комплексной автоматизацией», данные о продажах передаются туда по расписанию или вручную через механизм обмена. Проверьте, что чеки и отчёты о розничных продажах загрузились без ошибок: в центральной базе это видно в журнале обмена данными.
Для контроля выручки используйте отчёты «Продажи», «Движение денежных средств» и «Остатки товаров» — они позволяют сверить кассовую дисциплину, остатки и корректность списания товара без выхода в управленческую базу.
Что важно запомнить
Весь цикл продажи в 1С:Розница — это открытие смены, пробитие чеков в РМК, корректное оформление возвратов и закрытие смены с Z-отчётом. Контролируйте отправку чеков в ОФД и сверяйте кассу ежедневно — это защищает от штрафов и расхождений.
Частые вопросы
Что делать, если чек пробит с ошибкой?
Если чек уже фискализирован, изменить его нельзя. Оформите чек коррекции или возврат на ошибочную сумму, а затем пробейте правильный чек. Все действия фиксируются в фискальном накопителе, поэтому «стереть» ошибку невозможно — только скорректировать документально.
Можно ли пробить чек без сканера штрихкодов?
Да. Товар добавляется поиском по наименованию, артикулу или коду, а также через панель быстрых товаров. Сканер лишь ускоряет работу, но для маркированной продукции считывание кода DataMatrix обязательно — без сканера такую продажу не оформить.
Почему товар не находится в РМК?
Чаще всего причина в том, что номенклатура не записана, не установлена цена по виду цен магазина, штрихкод не привязан к карточке товара или товар не числится в остатках склада при включённом контроле остатков. Проверьте карточку номенклатуры и отчёт по остаткам.
Что делать, если смена не закрылась из-за сбоя?
Сначала восстановите работу оборудования: перезапустите РМК, проверьте фискальный регистратор и связь. Если смена зависла, её можно закрыть принудительно из списка кассовых смен с правами администратора. При повреждении данных обратитесь к специалисту по 1С — самостоятельное редактирование служебных документов опасно для учёта.
Как оформить продажу с частичной оплатой наличными и картой?
В окне оплаты выберите сложную (смешанную) оплату: сначала введите сумму наличными, затем остаток проведите по карте. Программа автоматически рассчитает сдачу и разобьёт оплату в чеке по видам. Оба платежа отразятся в отчёте о розничных продажах раздельно.
Нужно ли пробивать чек при оплате по безналичному расчёту от юрлица?
Если расчёт происходит в момент передачи товара на кассе, чек пробивается. При оплате по счёту с отсрочкой отгрузка оформляется документом «Реализация товаров» в управленческой базе, а не через РМК. Порядок зависит от схемы расчётов, принятой в организации.