Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить предоплату в 1С:Розница
Как оформить предоплату в 1С:Розница: приём аванса через РМК, документ «Оплата от покупателя», зачёт предоплаты при продаже, чеки ККТ и типичные ошибки.
Предоплата в розничной торговле возникает, когда покупатель вносит деньги за товар, который будет выдан позже: под заказ, после поступления на склад или частями. В 1С:Розница такая операция оформляется отдельным документом оплаты, а при отгрузке товара аванс зачитывается в чеке продажи. Если просто пробить чек «вперёд», нарушится складской учёт и расчёты с покупателем разойдутся с фактом.
Схема работы с предоплатой зависит от того, как организован процесс: покупатель может внести аванс в кассу магазина, оплатить по безналичному расчёту или частично погасить долг подарочным сертификатом. Во всех случаях логика одна: сначала фиксируется поступление денег без передачи товара, затем при продаже выполняется зачёт.
Ниже разобраны основные сценарии: оформление предоплаты через РМК и через документ оплаты, зачёт аванса при продаже, возврат предоплаты и контроль расчётов. Инструкции применимы к конфигурации «1С:Розница» (профессиональная и базовая версии); названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Как устроен учёт предоплат в 1С:Розница
В конфигурации предоплата рассматривается как расчёты с контрагентом-покупателем. Даже если покупатель розничный и не заведён в справочнике контрагентов, программа умеет фиксировать аванс по документу-основанию — например, по заказу покупателя. Именно наличие документа-основания позволяет потом корректно зачесть аванс и не потерять его в учёте.
Ключевые объекты, которые участвуют в схеме: заказ покупателя (фиксирует обязательство отгрузить товар), документ оплаты (фиксирует поступление денег) и чек ККТ при продаже (фиксирует отгрузку и зачёт аванса). Если магазин работает без заказов, предоплату можно принять и без них, но тогда отследить, за какой именно товар внесены деньги, будет сложнее.
Важно понимать: пробитие обычного чека продажи без фактической выдачи товара — неправильный способ оформления аванса. Такой чек спишет товар со склада, исказит остатки и создаст проблемы при инвентаризации. Для предоплаты предусмотрен отдельный механизм.
Подготовка: что настроить перед приёмом авансов
Перед началом работы проверьте, что в настройках учётной политики и магазина разрешены нужные операции. В разделе «Настройки» убедитесь, что используется учёт расчётов с покупателями, а в карточке магазина корректно указана касса ККМ и касса предприятия для безналичных поступлений.
Если планируется работа с заказами покупателей, включите соответствующую функциональность в настройках раздела «Продажи». Заказ удобен, когда товар привозят под клиента: он резервирует обязательство и служит основанием для оплаты и последующей продажи.
Также проверьте виды оплат: для наличных, банковской карты и, при необходимости, безналичного перевода от юридического лица должны быть созданы соответствующие виды оплат с правильными типами. От этого зависит, как аванс попадёт в кассу и как будет отражён в фискальном чеке.
Оформление предоплаты через документ «Оплата от покупателя»
Основной способ зафиксировать аванс — документ оплаты от покупателя. Он создаётся из раздела продаж или на основании заказа покупателя. В документе указываются покупатель (или розничный покупатель), сумма, вид оплаты и касса, в которую поступают деньги.
Порядок действий: откройте список документов оплаты, создайте новый документ, выберите покупателя и основание (заказ, если он есть). Укажите сумму аванса и способ оплаты — наличные или банковская карта. После проведения документа деньги отразятся в кассе, а за покупателем зафиксируется аванс.
Если оплата поступает на расчётный счёт от юридического лица, используется безналичная форма: документ оформляется с соответствующим видом оплаты, а движение денег отражается на расчётном счёте организации. Такой аванс также доступен для зачёта при отгрузке.
- 1Создайте заказ покупателя, если товар отгружается под заказ
- 2Откройте документ «Оплата от покупателя» на основании заказа или отдельно
- 3Укажите покупателя, сумму аванса и вид оплаты
- 4Проведите документ и пробейте чек аванса на ККТ
- 5Проверьте, что аванс отразился в расчётах с покупателем
Приём предоплаты в рабочем месте кассира (РМК)
Когда покупатель вносит аванс прямо в кассу магазина, удобнее работать через РМК. В зависимости от настроек и версии конфигурации кассир может оформить оплату по заказу покупателя: в РМК вызывается функция работы с заказами, выбирается нужный заказ и принимается оплата полностью или частично.
Если заказа нет, а покупатель просто вносит деньги «в счёт будущей покупки», оформляется операция приёма аванса без товарной части. Касса при этом печатает чек с признаком аванса, без списания товара со склада. Кассиру важно не путать такую операцию с обычной продажей.
Частичная предоплата также поддерживается: покупатель может внести, например, половину стоимости, а остаток доплатить при получении товара. Программа запомнит сумму внесённого аванса, и при продаже кассир увидит доступный к зачёту остаток.
Зачёт предоплаты при продаже товара
Когда покупатель приходит за товаром, чек продажи оформляется обычным образом: товары сканируются или подбираются в чек. На этапе оплаты кассир выбирает зачёт аванса: программа покажет сумму доступной предоплаты по покупателю или по заказу и предложит использовать её как вид оплаты.
Если аванс покрывает покупку полностью, чек закрывается без доплаты. Если аванса не хватает, покупатель доплачивает разницу наличными или картой — в одном чеке допускается комбинация видов оплат. Если же аванс больше суммы покупки, неиспользованный остаток остаётся за покупателем либо возвращается отдельной операцией.
При работе по заказу покупателя продажа оформляется на основании заказа: программа автоматически подставит товары и учтёт внесённую оплату. Это самый надёжный сценарий, исключающий ошибки с суммами и ассортиментом.
Как проверить результат зачёта
Аванс зачтён как вид оплаты, доплата совпадает с разницей
Чек закрыт только наличными, аванс «завис» в расчётах
После продажи задолженность магазина перед покупателем закрыта
Аванс остался незачтённым хотя товар выдан
Товар списан только в момент продажи
Списание произошло при приёме аванса
Возврат предоплаты покупателю
Если сделка не состоялась — товар не привезли, покупатель передумал — аванс нужно вернуть. Для этого оформляется возврат оплаты покупателю: документ на выдачу денег из кассы с указанием покупателя и основания. При возврате наличных, принятых с применением ККТ, пробивается чек возврата.
Возврат безналичного аванса юридическому лицу выполняется с расчётного счёта на основании заявления покупателя. В программе такая операция отражается документом списания с расчётного счёта в корреспонденции с расчётами по авансу.
Не оставляйте «висячие» авансы без движения: периодически проверяйте расчёты с покупателями и либо закрывайте их продажей, либо оформляйте возврат. Незакрытые авансы искажают отчётность и создают риск претензий со стороны покупателей.
Контроль расчётов и отчёты по авансам
Для контроля предоплат используйте отчёты по расчётам с покупателями и по заказам. Отчёт по заказам покупателей покажет, по каким заказам внесена оплата, а какие ещё не оплачены или не отгружены. Отчёт по расчётам с контрагентами покажет остатки авансов по каждому покупателю.
Кассовая дисциплина проверяется через отчёты по движению денежных средств: поступление аванса должно совпадать с данными Z-отчёта и фискального накопителя. Расхождение между документами оплаты и данными кассы — сигнал искать ошибку в операциях кассира.
При обмене с бухгалтерской конфигурацией (например, 1С:Бухгалтерией) документы оплаты и продажи передаются в учётную систему, где авансы отражаются на счетах расчётов с покупателями. Проверяйте корректность синхронизации после обмена, особенно по возвратам.
Что важно запомнить
Предоплата оформляется документом оплаты или приёмом аванса в РМК, а не обычным чеком продажи. Зачёт выполняется при продаже через выбор аванса как вида оплаты, возврат — отдельным документом. Контролируйте расчёты отчётами и не оставляйте незакрытые авансы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять предоплату без заказа покупателя?
Да, документ оплаты можно создать без заказа, указав покупателя и сумму. Однако без заказа сложнее контролировать, за какой товар внесены деньги, поэтому для товаров под заказ рекомендуется оформлять заказ покупателя как основание.
Как пробить чек на аванс, если товара ещё нет на складе?
Используйте операцию приёма аванса или документ оплаты, а не чек продажи. Такой чек содержит только сумму и признак способа расчёта «аванс», товарные позиции и списание со склада в нём отсутствуют.
Что делать, если покупатель внёс аванс, но пришёл за другим товаром?
Это допустимо: аванс привязан к покупателю, а не к конкретной позиции (если не использовался заказ). При продаже зачтите аванс на любую покупку. Если аванс был привязан к заказу, заказ следует скорректировать или отменить, а оплату зачесть вручную.
Как оформить частичную предоплату?
Примите от покупателя только часть суммы — документ оплаты проводится на фактически внесённую сумму. При продаже программа покажет доступный аванс, а остаток покупатель доплатит в том же чеке другим видом оплаты.
Почему аванс не виден при зачёте в РМК?
Чаще всего документ оплаты не проведён, оформлен на другого покупателя или на другую организацию/магазин. Проверьте документ оплаты, совпадение покупателя в чеке и в авансе, а также права кассира на работу с расчётами.
Нужен ли кассовый чек при возврате аванса?
Если аванс принимался наличными или картой с применением ККТ, возврат оформляется с пробитием чека возврата прихода. Возврат безналичного аванса юридическому лицу выполняется через банк без чека ККТ, на основании заявления покупателя.