Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить брак от поставщика в 1С
Как оформить возврат брака поставщику в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации: документы, проводки, корректировка НДС и типичные ошибки.
Приёмка товара с браком — типовая ситуация в учёте закупок: поставщик отгрузил партию, а при проверке качества часть единиц оказалась непригодной. В 1С такая ситуация решается двумя путями в зависимости от момента обнаружения дефекта: до оприходования на склад или после того, как товар уже принят к учёту. От этого зависит, какие документы придётся создавать и какие записи появятся в регистрах.
В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — для возврата некачественного товара предусмотрен документ «Возврат товаров поставщику». Он списывает брак со склада, формирует требование к поставщику и при необходимости корректирует НДС. В «1С:Бухгалтерии» механика аналогична, но документы и счета учёта называются иначе.
Ниже разобраны оба сценария, порядок действий в интерфейсе, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых зависают взаиморасчёты и «ломается» НДС.
Определите момент обнаружения брака
Первое, что нужно сделать, — установить, в какой момент выявлен дефект. От этого зависит вся дальнейшая цепочка документов.
Брак обнаружен при приёмке, товар ещё не оприходован. В этом случае возврат поставщику обычно не нужен: вы просто принимаете на склад фактически качественное количество, а расхождение фиксируете актом об установленном расхождении (по форме ТОРГ-2 или в произвольной форме, согласованной с поставщиком). Документ «Приобретение товаров и услуг» заполняется на принятое количество.
Брак обнаружен после оприходования. Товар уже стоит на остатках склада, возможно, частично оплачен или продан. Здесь без документа «Возврат товаров поставщику» не обойтись: только он корректно спишет дефектные единицы и сформирует задолженность поставщика перед вами.
Как выбрать сценарий
Брак при приёмке: оформление расхождения
Если дефект виден сразу, самый чистый вариант — не ставить брак на учёт вообще. Откройте созданный (или создайте новый) документ «Приобретение товаров и услуг» и укажите в табличной части только фактически принятое качественное количество. Цены и суммы пересчитаются автоматически.
Расхождение с бумагами поставщика зафиксируйте актом. В конфигурациях с поддержкой расхождений при приёмке (например, в УТ 11 при включённой соответствующей настройке в соглашении с поставщиком) можно оформить расхождение прямо в документе поступления: программа разнесёт количество по накладной и по факту и сформирует печатную форму акта. Если такой механизм не включён, акт составляется вне системы, а его реквизиты фиксируются в комментарии к документу или во вложенном файле.
Проверьте, что в проведённом поступлении сумма совпадает не с накладной поставщика, а с актом приёмки. Именно эта сумма попадёт во взаиморасчёты и в книгу покупок по счёту-фактуре.
Возврат товаров поставщику: пошаговое оформление
Когда брак обнаружен на складе, откройте исходный документ «Приобретение товаров и услуг» и используйте команду «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа подтянет номенклатуру, цены, договор и склад из поступления — останется скорректировать количество до фактически возвращаемого.
В шапке документа проверьте организацию, контрагента и договор — при нескольких договорах с одним поставщиком ошибка здесь приведёт к тому, что задолженность повиснет не на том договоре. В табличной части оставьте только бракованные позиции и укажите возвращаемое количество. Цены должны совпадать с ценами поступления: возврат оформляется по цене приобретения, а не по текущей учётной или продажной.
Если в конфигурации включено указание причин возврата, заполните это поле — оно попадёт в печатную форму и упростит претензионную работу. После проверки проведите документ и распечатайте накладную на возврат (ТОРГ-12 или М-15 в зависимости от настроек) для передачи с товаром.
- 1Откройте документ поступления и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику»
- 2Проверьте организацию, контрагента, договор и склад в шапке документа
- 3Оставьте в табличной части только бракованные позиции и укажите фактическое количество
- 4Убедитесь, что цены совпадают с ценами поступления
- 5Проведите документ и распечатайте накладную на возврат
- 6Проверьте движения документа по регистрам и состояние взаиморасчётов
Что происходит в учёте: проводки и регистры
Понимание движений документа помогает быстро найти ошибку, если цифры «не сошлись». В управленческих регистрах возврат списывает товар со склада (уменьшает «Товары на складах») и формирует положительное сальдо по расчётам с поставщиком — фактически долг поставщика перед вами, который гасится возвратом денег или зачётом в счёт будущих поставок.
В бухгалтерском учёте (в БП или при выгрузке из УТ) типовая картина выглядит так: сторнируется поступление товара (Дт 60 Кт 41 красным или обратной проводкой) и корректируется НДС. Если товар был оплачен, задолженность переносится на счёт расчётов по претензиям (76.02) либо остаётся на 60-м как дебиторка — зависит от настроек и принятой учётной политики.
НДС — самое чувствительное место. Если вычет по поступлению уже заявлен, возврат требует восстановления НДС: в БП это делается документом «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» либо отражением счёта-фактуры на возврат, в зависимости от ситуации и периода. Не пытайтесь «закрыть» НДС вручную проводкой — это почти гарантированно исказит книгу покупок и книгу продаж.
Взаиморасчёты и закрытие задолженности
После проведения возврата в расчётах с поставщиком появляется сумма, которую он вам должен. Дальше возможны три варианта закрытия: поставщик возвращает деньги на расчётный счёт, поставщик заменяет бракованный товар качественным, либо сумма зачитывается в счёт оплаты следующей поставки.
При возврате денег оформляется поступление на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика» — документ привяжите к тому же договору, что и возврат товаров, чтобы задолженность закрылась автоматически. При замене товара оформляется новое поступление; следите, чтобы оно не задвоило складские остатки — брак уже списан возвратом, поэтому новое поступление проводится как обычное.
Проверить результат помогает отчёт «Ведомость расчётов с поставщиками» (или «Анализ расчётов с контрагентами» в БП) по конкретному договору: после закрытия задолженности сальдо по возврату должно обнулиться.
Как проверить результат
Бракованное количество списано, остаток равен фактическому
Брак числится на складе или остаток ушёл в минус
По возврату сформирована задолженность поставщика, после оплаты или замены сальдо нулевое
Задолженность зависла на другом договоре или не закрывается
Книга покупок скорректирована на сумму возврата, расхождений с учётом нет
Вычет остался в полном объёме при возвращённом товаре
Движения по 41 и 60 (76.02) соответствуют сумме возврата по ценам поступления
Проводки сформированы по другой цене или сумма не совпадает с актом
Особые ситуации
Брак выявлен после продажи части товара
Если часть дефектной партии уже ушла покупателям и возвращается от них, сначала оформите «Возврат товаров от покупателя» — товар вернётся на склад. Затем общее количество брака (выявленное на складе плюс возвращённое покупателями) спишите одним или несколькими документами «Возврат товаров поставщику». Следите, чтобы суммарное количество возвратов поставщику не превысило количество по исходному поступлению.
Комиссионный товар и тара
Если бракованный товар принят на комиссию, он не является вашей собственностью, и возврат оформляется в рамках договора комиссии — документом возврата комитенту, без влияния на НДС у комиссионера. То же касается возвратной тары: для неё используется отдельный вид номенклатуры и отдельные проводки. Смешивать товар и тару в одном возврате не стоит.
Работа в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»), также создаваемым на основании поступления. Для корректировки НДС используется «Корректировка поступления» или отражение счёта-фактуры — точный механизм зависит от того, заявлен ли вычет и в каком периоде произошло поступление. Перед проведением полезно открыть движения документа-корректировки и убедиться, что запись в книге продаж (восстановление НДС) сформирована на правильную сумму.
Перед массовым возвратом большой партии полезно сначала провести документ на одну позицию и развернуть его движения по регистрам. Так вы за минуту убедитесь, что списание идёт с нужного склада, цены подтянулись из поступления, а взаиморасчёты встали на правильный договор — и только потом оформляйте остальное.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления удалён или не заведён в базе?
Да, документ «Возврат товаров поставщику» можно создать без основания, вручную заполнив номенклатуру, цены и договор. Однако без связи с поступлением программа не проконтролирует цены и количество, поэтому сверьте их с первичными документами поставщика. По возможности лучше восстановить поступление в базе и делать возврат на его основании.
Поставщик заменил брак новым товаром — нужен ли возврат?
Да, если брак уже был оприходован. Возврат списывает дефектный товар, а замена оформляется новым документом поступления. Пытаться «закрыть» замену без документов нельзя: на складе останется фантомный остаток брака, а в учёте не будет основания для новой партии.
Как быть, если возврат делается в другом месяце, чем поступление?
Это штатная ситуация: возврат проводится текущей датой. Складские и расчётные регистры скорректируются корректно. Внимание требуется только к НДС: если вычет по поступлению был заявлен в прошлом квартале, восстановление отражается в периоде возврата согласно действующим правилам, и может потребоваться уточнённая декларация — этот вопрос согласуйте с бухгалтером.
Что делать, если при проведении возврата программа сообщает о нехватке товара на складе?
Значит, фактический остаток по регистру меньше возвращаемого количества: товар уже частично продан, перемещён или списан. Проверьте карточку складского учёта по позиции, найдите, куда ушло количество, и уменьшите возврат до доступного остатка. Возвращённый покупателями брак сначала оприходуйте возвратом от покупателя, затем включайте в возврат поставщику.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате брака поставщику?
Порядок зависит от ситуации: при возврате товара, принятого на учёт, корректировка НДС обычно оформляется через корректировочные документы или счёт-фактуру на возврат — конкретный механизм определяется тем, заявлен ли вычет и в каком периоде. В 1С эти документы создаются на основании возврата или корректировки поступления. Не оформляйте возврат как обычную реализацию без необходимости — это исказит отчётность.
Можно ли частично вернуть товар, если бракована только часть единиц одной позиции?
Да, в табличной части возврата укажите только дефектное количество по конкретной позиции. Программа спишет именно его, остальное останется на складе. Документов-ограничений на минимальное количество возврата в типовых конфигурациях нет.
Что важно запомнить
Брак, найденный при приёмке, не оприходуйте — принимайте только качественное количество с актом расхождений. Брак на складе списывайте документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, по ценам приобретения и на правильный договор. После проведения обязательно проверьте складские остатки, взаиморасчёты и корректировку НДС — именно в этих трёх местах возникают ошибки.